الكاتب: توشار باتيل
برنامج إدارة محفظة المشاريع (PPM) يمكن أن يحقق العديد من الفوائد لأية منظمة، بغض النظر عن حجمها، أو القطاع الذي تنتمي إليه، أو مستوى نضجها.
برنامج إدارة محفظة المشاريع PPM يزيد من مستوى تواجدك في الأعمال التي يقوم بتنفيذها موظفيك، ويساعدك على تحديد أولويات العمل الجديد الذي يتم طلبه، ويساعد منظمتك على أدارة عملها بشكل أكثر كفاءة وبالتالي زيادة العائد على الاستثمار من مشاريعك، وموارك، وتطبيقاتك – مما يؤدي إلى زيادة في قيمة الأعمال.
عند اختيار حلول إدارة محفظة المشاريع والجهة التي توريدها، ينبغي مراعاة عدة معايير، وفيما يلي ثلاثة منها، اعتبرها من وجهة نظري الأهم:
- أسلوب إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل
أسمع مرارا وتكرارا أن هناك نزاع بين مدراء تقنية المعلومات والإدارات المعنية بمحفظة المشاريع حول إظهار قيمة الأعمال – وذلك لسبب واحد وهو أنهم يفرطون في التركيز على التنفيذ. وفي الواقع التنفيذ مهم جداً جداً. بيد أنني أقول دائما أن الأكثر أهمية هو التخطيط الاستراتيجي السليم لمشاريعك ومواردك الخاصة قبل البدء في عملية التنفيذ.
يبدأ أسلوب إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل بالأهداف والمبادرات التنظيمية ومن ثم يعمل من أسفل نحو تنفيذ المشاريع، والتأكد في البداية من أنك تبدأ العمل المناسب في الوقت المناسب، ثم الاهتمام بإنجاز العمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المعتمدة، وهو نهج استراتيجي يفتح المزيد من القيم التجارية من خلال مساعدتك في الإجابة على الأسئلة الهامة:
- هل نحن نعمل ونستثمر في المشاريع المناسبة؟
- فيم يعمل موظفونا ؟
- هل نتماشى مع الأهداف التنظيمية للمنظمة ؟
- ما هي مساهمتنا في المنظمة؟
ومتى ما تمت الإجابة على هذه الأسئلة بصورة مرضية ومقنعة، يمكن للمنظمات حينئذ أن تركز على التنفيذ والكفاءة في مرحلة تسليم المشروع.
ان اسلوب إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل إذا ما طبق بشكل سليم ستكون له ميزات فريدة منها ؛ التسلسلات الهرمية المرنة للمحفظة من مشاريع وتطبيقات، والطلب على الموارد والتخطيط في نطاق المنظمة، ولوحات معلومات عامة لأصحاب المصلحة، والدعم لبعض المشروعات.
- التركيز على إدارة الموارد
الموارد هي الأصول الأكثر قيمة للمؤسسة، ومن الأهمية بمكان أن يتم تركيزها على العمل المناسب وفي الوقت المناسب حتى تحقق أعلى قيمة من المشاريع التي يتم بإنجازها. وقدرات الكوادر من أكبر التحديات التي تواجه أي منظمة، وفي أغلب الأحيان، لا يكون بحوزتنا ما يكفي من الموارد لاستكمال العمل الذي يُطلب منا، ولذلك فمن الضروري ولأجل ضمان التنافسية المستدامة أن نلقي نظرة فاحصة على كفاءة الكوادر، وقدرتها في ضبط وتقليل التكاليف، والتكيف مع الأعمال بشكل أفضل. وعلى سبيل المثال، فان زيادة الكفاءة بنسبة 1٪ لـ150 من الكوادر يمكن أن تسفر عن ما يقرب من 3 آلاف ساعة عمل من الوفورات السنوية (مايقارب المليون ريال كقيمة).
من الأهمية أن يكون حلول أو أسلوب إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل تتبناها قدرات قوية لإدارة الموارد – وتحديداً في مجال التخطيط التنبؤي، والتنفيذ التكيفي، والمتابعة من أجل القياس الدقيق. ويمكن توضيحها فيما يلي :
التخطيط التنبؤي: هو القدرة على الاستفادة من التحليلات التنبؤية، لتحليل الموارد والتخطيط لها ووضع الجدول الزمني، والاستخدام الأمثل لتحقيق أقصى فائدة أو قيمة للمنظمة. والحلول التخطيطية القوية يمكنها تحديد الثغرات التي تكتنف الموارد وتوصي بالحلول المناسبة للمشروع بناءً على قدرات الموارد.
التنفيذ التكيفي: إذا كانت لديك خطة، فهي بطبيعة الحال عرضة للتغير نتيجة لتحولات السوق، والممارسات التنافسية، أو بسبب التنفيذيين الذين يغيرون رأيهم بسهولة حول الأشياء المهمة. ولذلك ينبغي ان كون اسلوب إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل يقدم لك حلول لمساعدتك كي تكون ذكياً في إدارة الموارد في مرحلة التنفيذ. والأدوات التي تساعد على إعادة تخصيص الموارد، وإجراء تعديلات على الخطة باستخدام سيناريو “ماذا لو؟”، وجعل تبسيط إجراءات الموافقات على طلب الموارد على رأس قائمة المتطلبات.
المتابعة / القياس: كيف يمكنك التأكد من أن محفظة مشروعك لديها مستوى معقول من العائدات الاستثمارية ROI اذا لم تتمكن من قياس المعطيات بشكل دقيق؟ والقدرة على متابعة ما تم إنفاقه بالفعل على المشاريع المعتمدة يساعد مكاتب إدارة المشاريع PMOS في تأكيد مساهماتهم.
هذا كله يبدأ مع مواردك الخاصة، وهو ضمان يجب أن تتأكد من أن اسلوب إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل الخاص بك يساعد على سهولة حصول المنظمة على بيانات دقيقة.
- فريق التطبيق الداخلي والتكامل
إذا كنت تسعي لتطبيق اسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل، فقد اعترفت بأن مؤسستك في حاجة الى شيء من التغيير أو التحسين. وفي الواقع، تطبيق برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل، هي بالفعل عملية لإدارة التغيير، ولو تمت بشكل صحيح فيمكن أن تحدث تحسينات تدريجية من شأنها أن تؤدي إلى فوائد كبيرة لمنظمتك. وهي عملية قد تكون سهلة أو تكون صعبة اعتمادا على ثقافة منظمتك. وفي كلتا الحالتين هناك شيء واحد مؤكد هو أن الجهة التي ستقوم بتوريد برنامج أسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل PPM يجب أن يكون لديها فريق التنفيذ وخدمات التكامل الداخلي للمساعدة في التطبيق، والبرنامج هو فقط جزء من الحل، والجزء الآخر هو الكوادر التي تتوفر لدى المورد، والكوادر البشرية، وبالأخص تنظيم الخدمات، يمكن أن يضمن لك التطبيق السلس والناجح لمبادرة أسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل. وهناك بعض الأسئلة التي يجب عليك أن تطرحها حول فريق الخدمات التابع للمورد :
- ما هو منهجهم ؟
- ما يمكن ان يمكنهم لتلبية الاحتياجات المحددة الخاصة بك ؟
- هل لديهم، نهج إرشادي مجرب ومعروف؟
- هل هم الكوادر الداخلية الخاصة بالمورد أم من طرف آخر؟
وبالرغم من أنه لا توجد إجابات شافية لهذه الأسئلة، الا انه هناك القليل من الأشياء التي يمكن البحث عنها وتشمل فريق من الكوادر ذوي الخبرة، وأسلوب العمل الذي يبدأ بالتعرف على التحديات التي تواجه عملك، وعملية التنفيذ الذي تتبع أسلوب خطة محددة (plan-configure-deploy approach) والموردين الذين يقدمون الخدمات وفقا لنظام العقد الثابت.
لماذا ثلاثة معايير رئيسية فقط؟
أنا لم أركز كثيرا على التنفيذ – ويمكن القول إنها أهم المعايير لإدارة محافظ المشاريع، وقدرات التنفيذ ضمن الحلول التي يقدمها أسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل هي بمثابة الرهان. جميع حلول أسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل يجب أن تدعم إدارة المشاريع، وان تكون المهام، والمعالم ضمن الواجهة الموحدة، وتقدم بعض التقارير الأساسية عن حالة المشروع وعن المخاطر، والوضع الراهن.
ان القوة الحقيقية لحلول أسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل، تتضاعف عندما تقوم بجمع عناصر التخطيط من أعلى إلى أسفل، وإدارة الموارد، والتنفيذ. ولذك عليك تضييق نطاق البحث عن الحلول المثالية لأسلوب برمجيات إدارة المحفظة من أعلى إلى أسفل والموردين، بالتفكير فيما وراء التنفيذ للمشاريع واجبر نفسك على التفكير بشكل كلي إذا كان هدفك هو زيادة قيمة منظمتك.
المصدر : www.pmhut.com