اثني عشر قاعدة للتفويض يمكن أن تساعدك في أداء عملك

  • — السبت يونيو 03, 2017

يعد التفويض من أهم المهارات الإدارية والفنية، فالفنيين المحترفين وقادة فرق العمل والأعمال والمديرين والرؤساء التنفيذيين كلهم جميعاً بحاجة إلى تطوير مهاراتهم في التفويض، وهناك العديد من القواعد والتقنيات التي تساعد في التفويض.

التفويض الجيد يوفر المال والوقت، ويساعد على بناء وتطوير مهارات فريق العمل، ويُظهر الشخص المفوض في وضع أفضل، ويسهم في تحفيزه للقيام بعمله على الوجه الأكمل. التفويض الضعيف عادة لا ينجح، ويمكنك أن تسأل أي موظف، فهو يسبب الإحباط، ويؤدي إلى الخلل والارتباك بين الموظفين وفرق العمل، وعليه من الأهمية بمكان أن تطور لنفسك مهارات تفويض جيدة تساعدك في أداء عملك.

وإليك اثني عشر قاعدة للتفويض يمكن أن تساعدك في أداء عملك :

  1. التفويض عبارة عن طريق من اتجاهين؛ فهو يهدف إلى تطوير مهارات الخاصة من جهة كما يساهم في رفع كفاءة وقدرات الموظفين الذين تعمل معهم. وعند التفويض ضع في اعتبارك المهام التي عليك تفويض الآخرين للقيام بها، ولماذا تقوم بتفويضهم. وهل تفوض الاخرين للقيام ببعض مهام العمل بقصد بناء قدراتهم؟ أم للتخلص من مهام العمل التي لا ترغب في القيام بها؟ أم لأنك تريد تطوير شخص ما؟
  2. منح الصلاحيات الكافية لمن تقوم بتفويضه. حتى تكون مفوِّضاً جيداً لابد من منح الصلاحيات الكافية لمن تقوم بتفويضه وعدم مضايقته في المهمة التي قمت بتفويضه للقيام بها. لا يمكنك التحكم في كل شيء، عليك أن تثق بالأشخاص الذين تعمل معهم، المهام التي تعيقك من الوصول إلى مستوى طاقاتك الانتاجية الكاملة، قم بتفويضها إلى أشخاص آخرين.
  3. قم بوضع خطة للتفويض. واستخدم مصفوفة التفويض التي تبين لك قدرات الموظفين ومكونات المهمة الرئيسية وكيف يمكنك تطوير موظفيك بحيث يمكنهم انجاز المهام الموكلة إليهم على الوجه الأكمل، وهذا سيساعد موظفيك في فهم التوقعات التي يتم تحديدها من المهام الموكلة إليهم.
  4. حدد المهام التي يجب القيام بها. تأكد من أن المهمة يمكن تفويضها، وأنه من المناسب أيضاً تفويض شخص للقيام بها، بعض الأشياء التي عليك القيام بها أنت أو اشخاص آخرين يمكن أن يقوم بها شخص آخر، وكن واضحا حول ما ينبغي القيام به لتنفيذ المهمة وما لا ينبغي، فالناس يحبون الوضوح عند تفويضهم للقيام بالمهام الموكلة إليهم، لذلك تأكد من أنك قمت بتحديد المهام الموكلة إلى الشخص المفوض بشكل واضح. وإذا لم تكن واضحاً في تحديد المطلوب، فلن يتمكن المفوض من تنفيذ المهمة على الوجه الذي تريد، وبالتالي ستصاب بخيبة أمل. بل الأسوأ من ذلك، سيشعر موظفيك وكأنهم فشلوا في المهام الموكلة إليهم. ولن يكونوا مرتاحين!
  5. قم بتحديد وتعيين الفرد أو فريق العمل الذي ينبغي أن يقوم بالمهمة المعينة. كن واضحا بشأن أسباب تفويضك لهذا الشخص أو لذلك الفريق، وكن صادقا مع نفسك، وتأكد من الإجابة على السؤال التالي: ما الذي يجب أن يحققوه من خلال تكليفهم بهذه المهمة؟ فكر في الموضوع (وما الذي تحويه هذه المهمة بالنسبة للموظفين الذين تم تكليفهم للقيام بها). سيكون هذا حافزاً جيداً بالنسبة لهم.
  6. تأكد من أنك أخذت بعين الاعتبار قدرات المفوضين بالمهام واحتياجاتهم التدريبية. قد يكون من الضروري بيان وتحديد أهمية المهمة الموكلة إليهم، وهل بمقدور الاشخاص أو فريق العمل القيام بهذه المهمة؟ وهل يدركون ما يجب عليهم القيام به؟ إذا لم يكن كذلك، فلا يمكنك تفويضها لهم. إذا كانت لديك مشكلة في الموارد، تشاور مع فريق العمل ثم ضع برنامجاً إشرافي وتوجيهي لمساعدة المفوضين بالمهام.
  7. قدم شرحاً واضحاً عن سبب تفوض الشخص أو فريق العمل بالمهمة أو العمل الذي يجب عليهم القيام به. ويمكنك أيضاً مناقشة الأسباب التي تدفعك لتفويض المهام وكيفية تناسبها في مخطط الأشياء، ولا تخف من التفاوض على النقاط التي تتم مناقشتها متى ما كان ذلك ضرورياً. لا تقل: لأننا قيل لنا أن نفعل ذلك، ولكي يتمكن موظفيك من استيعاب المهمة، عليك أن تستوعب المهمة أولاً قبل تفويضهم بها. يمكنك إعادة صياغة المهمة والتعبير عنها بما يضمن تقريب الصورة وتوضيحها.
  8. يجب أن تشير إلى النتائج والمخرجات المطلوبة. عليك الإجابة على بعض الأسئلة مثل: ما الذي يجب تحقيقه؟ ما هي أدوات القياس المتبعة للتأكد من إنجاز المهمة؟ ثم بين للمفوضين الكيفية التي تنوي أن تقرر من خلالها أن المهمة انجزت بنجاح.
  9. كن مستعدا لمناقشة الموارد المطلوبة مع الفرد أو فريق العمل. التحديات الشائعة تظهر مع كل شخص وفريق عمل بما في ذلك الاشخاص، والمكان، والوقت، والمعدات والمواد والمال. هذه هي شواغل مهمة وينبغي مناقشتها وحلها بشكل خلاق، ومع ذلك، في بعض الأحيان هي مهمة يجب القيام بها ببساطة. فكن مستعدا.
  10. احصل على اتفاق على الجدول الزمني والمواعيد النهائية. يمكنك تضمين ميزة الإبلاغ عن وضع العمل في المهمة لضمان أن الأمور تسير وفق ما هو مخطط لها. ومتى يتعين القيام بالمهمة ؟ وما هي الواجبات التشغيلية الجارية؟ وما هو تاريخ تقرير الحالة ومدى استحقاقه؟ تأكد من تأكيد فهم جميع العناصر السابقة. اطلب ملخصا بكلماتهم. اطلب من المفوضين طمأنتك بأن المهمة يمكن القيام بها. قم بمعالجة أية ثغرات وعزز قناعاتك في قدرات الأفراد أو فرق العمل، فهم بحاجة لمعرفة أنك تثق بهم.
  11. تذكر ان التفويض طريق في اتجاهين، وهو أيضا على الأرجح تقاطع متعدد الاتجاهات. أنظر حولك، وقدم الدعم والتواصل، وتحدث إلى الذين يجب أن يعرفوا كيفية سير الأمور. تحقق من قائمة أصحاب المصلحة الخاصة بك وتأكد من إبلاغهم بمسؤوليات الأفراد أو الفرق، ولا تترك الأمر للفرد أو الفريق. وضع دائماً ملامح المهمة وأهميتها في الاعتبار.
  12. قدم ملاحظاتك واستمع إلى ملاحظات أعضاء الفريق والأفراد. من المهم أن تجعل أعضاء فريق عملك يعرفون كيف يقومون بالمهمة وما إذا كانوا يحققون الهدف من التفويض الموكل إليهم. ولا تلقي باللوم على عواهنه، ويجب أن تستوعب عواقب الفشل، وحاول أن تخلق بيئة العمل التي يعتبر فيها الفشل فرصة للتعلم والنمو وصولاً إلى النجاح. وادفع إلى الأمام إن استطعت.

التفويض هو أداة تطوير لك ولمن يعمل معك أو تحت إمرتك، وكلما كنت تتمتع بمهارات أفضل في التفويض، كلما كان الذين من حولك بحال أفضل، وفرق  العمل التي تعمل معك ستؤدي عملها على نحو أفضل.

التفويض جزء من المهارات القيادية، وينبغي أن تستخدم لبناء الثقة لدى موظفيك، وفي كثير من الأحيان الفرق بين النجاح والفشل قد يكون كامناً في مسألة التخلي والتفويض.

المصدر:  https://project-management.com/12-rules-of-delegation/

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

*