Richard Mille Replica
إصلاح مواسير الأجهزة الحكومية (4-3) | سليمان بن حمد البطحي

إصلاح مواسير الأجهزة الحكومية (4-3)

  • — الإثنين يوليو 29, 2019

استراتيجيات تقليل النفقات

مبدأ ”الواحد“

بدلاً من تعدد مھام الموظف الواحد، یمكن تطبیق أسلوب أو مبدأ ”الواحد“ أو وحدة العمل، أو ما یسمیه التصنیع: مسار القطعة الواحدة، وھنا یمكن طرح السؤال التالي: ”ما الوقت الذي یستغرقه إنتاجُ قطعة واحدة؟“.

إذا كان ھذا ھو كل ما علیك عمله، وكان علیك إنتاج قطعة واحدة فحسب، ما الوقت الذي تستغرقه ھذه العملیة؟ یُلغي ھذا السؤال كل الموضوعات الخاصة المتعلقة بالمنظومة وتتابع العمل والانتظار لنعود إلى وقت العمل والإنجاز مباشرةً. عندما تنتج قطعة واحدة فحسب، لن یكون علیك تجمیعھا عبر خط تأخیر متوالٍ ومتتابع، ولن تضطر إلى فحصھا وجردھا وتخزینھا وتسویقھا، والرد على مكالمات بشأنھا وغیر ذلك من العملیات. لقد باتت مواسیرنا شدیدة الالتواء والانحناء على مدى الأعوام إلى درجة لا تجعل كثیرین یتذكرون حقیقة العمل والسلوك المضاد لتحمیل شخص واحد مسؤولیة عملیة كاملة.

مبدأ ”الواحد“ یطرح ھذا السؤال أمام كل عملیة علینا تنفیذھا: إذا كان علینا أداء ھذه المھمة من قِبَل شخص واحد، فما الوقت الذي سیستغرقه؟

”بوكا يوكي“ أو تفادي الأخطاء

تنبع قناعتنا من أنه یمكننا أداء العمل الحكومي بسرعة أكبر بمقدار 80 ٪ من دون التخلي عن الجودة، إلى ذلك المبدأ البسیط الذي یسمیه الیابانیون ”بوكا یوكي“، وھو مفھوم یعني ضرورة وإمكانیة ”تفادي الخطأ“.

ھناك متجر لبیع الشطائر اسمه ”كویزنوس“. یقدم ھذا المتجر شطائر لذیذة في صینیة على شكل حرف Q، يسترد ”كویزنوس“ الصینیة في نھایة كل وجبة، وھكذا یتبع المتجر أسلوباً أو نھجاً أو لنقل ”ماسورةً“ تقلل الأخطاء المتمثلة في تخلص الزبائن من الصواني. یقوم ھذا المبدأ على ضرورة أن یكون حجم فتحة سلة المهملات نصف حجم الصینیة، وھكذا وبكل بساطة، نحول بین الزبائن وبین وضع الصینیة داخل السلة.

إن ما یعرفه أصحاب ”بوكا یوكي“ وما لا نعرفه في الحكومة ھو أن المتعاملين لا یغیرون سلوكھم، فلا سیاسات، ولا حملات، ولا تدریب یستطیع تغییر ما یفعله الناس، ومن ثم فإن تغییر طریقة العمل والعملیة بجعل الفتحة أصغر ویقلل من احتمال حدوث الخطأ، فبدلاً من تغییر سلوك الناس، نغیر الطریقة ونظام العمل.

في أحد مكاتب الخدمة الحكومیة، عمل فریقُنا على تفادي الأخطاء أو التقلیل منھا، حیث كان المتعاملين المضطرون للعودة إلى منازلھم لإحضار مزید من المستندات یُسلمون ورقةً واحدةً توثِّق وتبین جمیع المستندات المطلوبة. الورقة تضم صوراً توضح شكل المستندات، علاوة على تعلیمات حول كیفیة الحصول علیھا والأرقام التي یمكن الاتصال بھا إذا كان لدیھم أیة تساؤلات. لقد قلَّل ھذا الإجراء البسیط من احتمالات تكرار الزیارات.

استراتيجيات تقليل النفقات

أولاً: اخدم المستفيد بأقصى سرعة ممكنة

حین یتدفق العمل بسرعة، تقل الحاجة إلى متابعته وتجمیعه ومراقبته وحل المشكلات والتعامل مع أعناق الزجاجات، ولكن كلما زاد وقت انتظار العمل في المسارات والمواسیر، زادت الحاجة إلى إدارته، وكل ھذه العملیات تترجمھا الإدارة إلى مزیدٍ من النفقات.

ثانياً : اخدم المستفيد بأقل عدد من الزيارات

في كل مرة یعود المتعاملون لتلقي خدماتنا، ننفق مزیداً من المال : ننفق الأموال على خدمتھم، ومتابعتھم، ومراسلتھم، وحل مشكلاتھم، والتعاطف معھم.

ثالثاً : نفِّذ بلا أخطاء من المرة الأولى

حین یتلقَّى الموظفون الإفادة العائدة عن الأخطاء التي ارتكبوھا ویُطلب منھم إصلاحھا، یقل عدد الأخطاء بسرعة، ولكن حین تُكتشف الأخطاء بعد ارتكابھا بأشھر ویتولى إصلاحھا قسم مختص بمعالجة الأخطاء، فإن الأداء لن یتحسن.

رابعاً : قلِّص عدد منفذي المهمة الواحدة

یخلق التخصص سلوكاً مناوئاً لتحمل المسؤولیة، فكلما تخصَّصنا أكثر، تخلَّینا عن مھماتنا لینفذھا الفنیون والمتخصصون، فنقول إن الموظف فلان مكلَّف بھذا العمل، وھذه مسؤولیة فلان، وتلك مسؤولیة فلانة. یقودنا ھذا التخلي إلى ترسیخ سلوك یتباعد عن تحمل المسؤولیة، وحین یتخلى كل منا عن مسؤولیته، فإنه یفوضھا ثم یتابعھا، ثم یراجعھا ویتابعھا على عجل، ثم یتركھا، ثم یحولھا كلیةً إلى شخص آخر، أو إلى قسم آخر. كل العملیات السابقة تضیف تكالیف ولا تضیف قیمة.

خامساً : دع الموظفين وشأنهم، دعهم ينجزوا

إذا كنت ترید لمؤسستك أو إدارتك أن تنجز شیئاً، طبق نظریة المواسیر، واسأل: ھل سیساعدنا ھذا التصرف على تحریك المیاه بشكل أسرع، أم یقف في طریقھا ویمنع تدفقھا؟ فإن كان یقلِّل من سرعتھا ویقلِّل من قدرتك وكفاءتك، فلا تفعله، وعد إلیه لاحقاً حین یخف ضغط العمل. (يتبع)

الجزء الأول : إصلاح مواسير  الأجهزة الحكومية 1-4

الجزء الثاني : إصلاح مواسير  الأجهزة الحكومية 2-4