أوضحنا في المقال السابق : (العروض التقديمية تجعلك قليل الفِطنة .. وإليكم ثلاثة بدائل أكثر ذكاء)، أن من أحد البدائل هو استبدال العروض التقديمية بوريقات مطبوعة تلخص فكرة الاجتماع، توفيراً للوقت، وزيادة إنتاجية الاجتماعات، وأن حظر العروض التقديمية قد يكون أذكى شيء يمكن للقائد القيام به.
لقد قام بعض مدراء الشركات الكبرى الناجحين بحظر استخدام تطبيقات بوربوينت PowerPoint في اجتماعاتهم، وبدلاً منها، اختاروا بدء اجتماعاتهم مع المشاركين بقراءة ورقة مطبوعة (تُعرف “بالورقة المختصرة Briefing Document”).
واليك نموذجاً للقالب المستندي Simple Document Template الذي يلخص الأفكار، وستكون قادرًا، وبشيء من الممارسة، أن تنشئ هذه الورقة المختصرة، التي من شأنها أن تدفع اجتماعك وبسرعة إلى حيث تريده أن يكون.
سأبدأ بالقالب المستندي، ثم من بعد ذلك سأقدم مثالاً على ذلك، ثم سأشرح بالضبط لماذا تجعل هذه الورقة المختصرة الاجتماع قصيراً وأكثر ذكاءً.
القالب المستندي The Document Template
إن الورقة المختصرة التي تحترم الوقت مجربة، هي ما يطلق عليه أحيانًا الملخص التنفيذي executive summary ، وقد طوره وحسنه توم سانت Tom Sant، والذي يعتبر من أكبر الخبراء في العالم في مجال عروض المبيعات.
الملخصات التنفيذية هي في الأصل الصفحة الأولى من عرض المبيعات المكتوب، ويعد الملخص التنفيذي لكبار صناع القرار ومن ثم اتخاذ القرار بناءً عليه، وعادة يوزع قبل أو في بداية الاجتماع الذي سيقرر فيه المجتمعون “إمكانية السير قدماً في المشروع من عدمه”.
وفيما يلي نموذج مكون من ستة أقسام صُمم خصيصًا للاستخدام كورقة مختصرة لاجتماع داخلي يهدف إلى الدفع نحو اتخاذ قرار:
- التحدي The Challenge.
ويحدد “أين نحن الآن” وهو في العادة إما يكون مشكلة أو فرصة.
- النتيجة غير المرغوب فيها The Undesired Outcome.
ويحدد “الوضع الذي نريد أن نتجنبه” – ماذا سيحدث إذا لم تحل المشكلة أو الفرصة.
- النتيجة المرجوة The Desired Outcome.
ويحدد “أين نريد أن نكون”، وهو ما يجب أن يكون أفضل من النتيجة غير المرغوب فيها.
- الحل المقترح The Proposed Solution.
ويحدد ما يجب القيام به لتجنب النتيجة غير المرغوب فيها وتحقيق النتيجة المرجوة.
- مزيل المخاطر The Risk Remover.
يُرجَّح نجاح الحل المقترح ومن غير المرجح أن يفشل.
- الدعوة إلى اتخاذ القرار The Call to Action.
القرار الذي تريده لوضع الحل المقترح موضع التنفيذ من أجل تحقيق النتيجة المرجوة.
وكل جزء من الأجزاء الستة عادة ما يتكون من فقرة واحدة فقط، مما يعني أنه يجب أن تكون قادرًا على اختصار الورقة في صفحة واحدة وغير متباعدة السطور. ولكن إذا كان القرار الذي سيتم اتخاذه معقدًا، فقد يكون لكل جزء فقرتان أو ثلاث فقرات.
تنبيهات:
- لا تتجاوز ثلاث صفحات فردية باستخدام الخط الرسمي، ومن أسباب تسميته بالورقة المختصرة أو مستند الإحاطة هو أنه يجب أن يكون واضحاً ومختصراً.
- يجب أن يكون المستند مطبوعًا، وليس نسخة إلكترونية، لأن الهدف من الورقة المختصرة هو إجبار المشاركين على التركيز بشكل مباشر على القضية التي تريد مناقشتها.
مثال .. كيف يمكنك كتابة مستند لاستخدامه في اجتماع داخلي.
السيناريو: أنت قائد المشروع ورئيس فريق هندسي يقوم بتنفيذ “مهمة حاسمة”، وتحتاج إلى مهندسين آخرين لاستكمال المشروع في الوقت المحدد، وليس لديك الميزانية اللازمة لتوظيفهم، ولتأمين هذه الميزانية، تحتاج إلى موافقة من صناع القرار، لأن المال من ميزانياتهم. وبالتالي، يمكنك الدعوة إلى اجتماع لحل هذه المشكلة.
عليه ستقوم بكتابة ست فقرات قصيرة. ولتبسيط الفكرة، سأقوم فقط بتقديم الجملة الرئيسية التي تعبر عن الموضوع من كل فقرة، لأن المهم هو بناء وصياغة الفقرات المختصرة بشكل واضح، وليس الإغراق في التفاصيل الفعلية التي يفترض أن تضعها في كل فقرة.
وفيما يلي الجمل الرئيسية للنقاط الستة (الفقرات):
- “قد يكون مشروع في خطر من حيث تاريخ التسليم بسبب ظرف غير متوقع …” (التحدي)
- “في حال تسليم المشروع في وقت متأخر، فسيؤثر ذلك على قدرتنا على إصدار 0 قبل موسم الأعياد، وهو ما سيؤثر سلبًا على إيراداتنا …” (النتيجة غير المرغوب فيها)
- “من الواضح أنه من مصلحتنا إعادة المشروع إلى جدوله الزمني وتسليمه في الوقت المحدد…” (النتيجة المرجوة)
- “لدينا مساحة زمنية قصيرة حتى نتمكن من إعادة المشروع إلى مخططه الزمني في الموعد المحدد، من خلال تعيين مهندسين إضافيين …” (الحل المقترح)
- “لديّ بالفعل أربعة مرشحين لديهم مجموعة من المهارات، يجب إلحاقهم بالمشروع لرفع معدل الإنتاجية …” (مزيل المخاطر)
- “لتحقيق هذا الغرض، سنحتاج إلى زيادة ميزانية الموظفين بشكل عاجل للمشروع بنسبة 20 في المائة …” (الدعوة إلى اتخاذ القرار)
لماذا نرفض العروض التقديمية “البوربوينت”؟
رب قائل يقول، بإمكانك إنشاء عرض تقديمي تتبني فيه نفس الخطوات أعلاه.
توجيه دفة الاجتماع
وبالمقابل، لو بدأت الاجتماع بتوزيع الورقة المختصرة، فسيقوم الحاضرون إما باستعراضها سريعاً أو قراءتها بتمعن في بداية الاجتماع، ولعل هذا سيستغرق دقيقتين على الأكثر، وفي نهاية الدقائق الخمس الأولى من الوقت المخصص لك، سيصبح كل شخص في الاجتماع جاهزًا لمناقشة مسألة الميزانية – وهو الأمر يعنيك بالدرجة الأولى.
قد يطرح الحاضرون بعض الأسئلة حول الفقرات الخمس الأولى، وهذا متوقع جداً، ومع ذلك، نظرًا لأنك قمت بحصر الجميع (حرفيًا) في النقاط التي تضمنتها الورقة، فمن غير المرجح أن تتشعب المناقشات في أمور جانبية ليست ذات صلة بالموضوع الرئيسي.
وفيما يلي، إليك تلخيص للطريقتين:
عند استخدام عروض البوربوينت، يستمر الاجتماع 60 دقيقة مع التركيز على الدقائق القليلة الأخيرة فقط (هذا إذا تركزت) على القرار الذي تريده.
وعند استخدامك للورقة المختصرة، يقضي الاجتماع دقيقتين في القراءة وربما 18 دقيقة على مناقشات مفيدة جداً، ومن المحتمل أن تتوصل إلى القرار الذي تريده.
باستخدامك للورقة المختصرة بدلاً من عرض البوربوينت، ستوفر لنفسك (ولأي شخص آخر في الاجتماع) حوالي 40 دقيقة من الوقت.
وحتى نكون منصفين، صياغة الورقة المختصرة سيستغرق وقتًا أطول من الذي قد يستغرقه العرض التقديمي. ولكن خذ في الحسبان، بدلاً من مجرد إثارة النقاش، ستوجه دفة الاجتماع مباشرةً نحو القرار الذي تريده.
وهذا في حد ذاته إنجاز لا يقدر بثمن.
المصدر: www.inc.com