مكتب إدارة التحول ( TMO ) ليس مكتب إدارة المشاريع ( PMO ) مع بعض التغيرات الشكلية !

  • — الأربعاء مايو 13, 2020

TMO is not PMO with a facelift

الاضطراب الرقمي Digital disruption لا يحمل عادة أخباراً سارة، فهو الواقع اليومي الذي تعيشه المؤسسات العاملة في مجال الإعلام والتقنية، حيث أن بعضها تلعب دور المزعزع الذي يتسبب في هذا الاضطراب بينما البعض الآخر هم الضحايا الذين يتعرضون له ويعانون منه.

الجميع يدرك تماماً أن التحول الرقمي – وليس التطور – أمر لابد منه للحفاظ على الميزة التنافسية، ومع ذلك، فإن 70 بالمائة من جميع مبادرات التحول الرقمي لا تحقق أهدافها، وعلاوة على ذلك، إهدار مبلغ 900 مليار دولار تقريبًا من مبلغ 1.3 تريليون دولار انفقت على التحولات الرقمية في العام الماضي. (Harvard Business Review  )

وفي ظل مشاركة الكثير من الشركات في هذا المضمار، تحتاج الشركات العاملة في مجالات الإعلام والتقنية إلى تغيير طريقتها لضمان تحقيق القيم والنتائج المرغوبة من مبادرات التحول الرقمي، وقد أفصحت 93 بالمائة من المؤسسات في قطاعات مختلفة عن استخدام ممارسات إدارة المشاريع المعيارية مثل مكتب إدارة المشاريع التقليدي (PMO) ، بيد أن التحول الرقمي يتطلب أكثر من مجرد تتبع الحالة وتصعيد المخاطر – فهو يتطلب قدرات قوية لدفع التنفيذ مع التركيز على تحقيق القيمة : بل يتطلب وجود مكتب لإدارة التحول (Transformation Management Office -TMO). ولا يتعلق الأمر هنا بمجرد دلالة الألفاظ، وليس هو مجرد نقل وتغيير، أي أنه لن يكون لدينا مكتباً لإدارة التحول بمجرد إدخال بعض التعديلات الشكلية على مكتب إدارة المشاريع PMO ، فهي مهمة مختلفة كلياً لضمان تحقيق التحولات الرقمية حتى تفي بوعودها.

هناك حوالي ثلاث من كل أربع شركات لا تشعر بالثقة في قدرتها على تنفيذ التحول. ويمكن لمكتب إدارة التحول (TMO) الذي يقوم بدوره على أكمل وجه تحسين تلك الثقة من خلال أسلوب ومنهجية شاملة في أربعة مجالات: القيمة والتصميم والتنفيذ وتبني الأعمال.

علينا أن ننظر إلى مكاتب إدارة التحول TMOs على أنها سياسة تضمن الحد من المخاطر في مبادرات التحول الرقمي الأكثر أهمية.

المخاطرة رقم 1: القيمة في خطر Value at stake

مكتب إدارة المشاريع التقليدي (PMO) يبدأ بتحديد قيمة مسبقة لكسب التمويل ولكنه لا يمارس الدقة أو الصرامة اللازمة لضمان تقديم القيمة التحويلية وتحقيق نتائج الأعمال. (على سبيل المثال، 13 في المائة فقط من الشركات تحصل على وفورات في التكاليف ونمو جديد من استثماراتها في التقنيات الرقمية – ولكن 80 في المائة من المديرين التنفيذيين يرغبون في تقديم كفاءات جديدة ونمو جديد وتجارب جديدة في نفس الوقت).

بيد أن استخدام مكتب إدارة التحول TMO يضمن تحقيق المواءمة المبكرة بين قادة الأعمال والتمويل والتسليم، مما يخلق رابطًا قويًا بين حالة القيمة وتنفيذ التحول، حيث يمكننا بفضل جهود مكتب إدارة التحول TMO أن نترجم القيمة المحددة إلى القيمة التي جرى الالتزام بها وتحقيقها.

المخاطرة رقم 2: حلول غير متوائمة Misaligned solutions

مكتب إدارة المشاريع التقليدي (PMO) يتجاهل المكونات الرئيسية لتصميم الأعمال، حيث يتم ضبط مكتب إدارة المشاريع PMO بشكل افتراضي على نموذج الرفع والتحول بناءً على كيفية عمل المنظمة اليوم، وذلك بالمقارنةً مع نماذج الأعمال التي تنطلق من كيفية قيام المنظمة بالدور المحوري لتحقيق النتائج المستهدفة.

بيد أن مكتب إدارة التحول TMO يعمل وفقاً لنموذج “الحالة المستهدفة / النتيجة” مع عقلية الصفر ZBx Zero-based mindset  ، حيث تنظر المؤسسات إلى المجالات التي ترغب في الاستثمار فيها من أجل تحقيق نتائج جديدة مقارنة بالمجالات التي نجحت فيها في تجاربها السابقة، وقد توصلت الأبحاث التي أجرتها شركة أكسنتشر‏ Accenture للاستشارات الإدارية والخدمات المهنية إلى أن 81 في المائة من المؤسسات التي تحقق أعلى مستويات المبيعات والنمو من خلال الارتكاز الحكيم (wise pivot) – تعتقد أن تجاوزها لنماذج أعمالها الحالية أمر حيوي لترسيخ موقعها المستقبلي في الصدارة في المجالات التي تعمل فيها.

المخاطرة رقم 3: تأخير التسليم Delivery delays

مكتب إدارة المشاريع التقليدي (PMO) يفرط في فهرسة تقارير الحالة والتتبع، بينما يفشل في رسم الأفكار واتخاذ القرارات السريعة لضمان استمرار التحول الرقمي وفقاً للحيز الزمني والميزانية المتاحة.

بيد أن مكتب إدارة التحول TMO يقوم بمتابعة التقدم الذي تحقق، لأن مكتب إدارة التحول TMO يقود هذا التقدم، ومن خلال الحوكمة الصحيحة والتنفيذ السليم، يساعد مكتب إدارة التحول TMO المؤسسات على السير قدماً وتجاوز تعقيد مسارات العمل المتقاطعة، وأصحاب المصلحة المتعددين وتبعيات البيانات المعقدة الشائعة للتحولات الرقمية واسعة النطاق، كما يمكن لمكتب إدارة التحول TMO باستخدام هذا النهج تجاهل الضوضاء والتركيز على الهدف الرئيسي: وهو ربط التنفيذ مباشرة بالتصميم والقيمة.

المخاطرة رقم 4: سوء التبني Poor adoption

مكتب إدارة المشاريع التقليدي (PMO) أداؤه ضعيف في إدارة التغيير، فهو يقلل من أهمية العناصر البشرية في إدارة التغييرات الرئيسية، العواطف لها تأثير كبير على الفوائد المتحققة من برنامج التحول الرقمي، حيث أن المستويات المرتفعة من الخوف والإحباط يمكن أن تؤدي إلى انخفاض في الفوائد المحققة بأكثر من 20 في المائة، بينما المستويات العالية من الشغف والحماس والحيوية يمكن أن تؤدي  إلى زيادة في الفوائد المحققة بنسبة 50 في المائة.

إن مكتب إدارة التحول TMO الذي يتم تصميمه بشكل جيد يدرك تماماً أن التصميم الذي يركز على الكادر البشري وإدارة الرحلة من الأمور الأساسية، ومن واقع التجربة، لو خيرت المؤسسات بين تقليل نطاق العمل أو القضاء على إدارة التغيير، فمن الأفضل لها أن تختار تقليل النطاق، ومكتب إدارة التحول TMO الجيد يقوم بإضافة أصحاب المصلحة المتأثرين إلى رحلة التغيير بحيث يؤدي التحول الذي يتم تنفيذه بشكل جيد في الواقع إلى تحقيق النتائج المرغوبة.

الانتقال إلى التحول Shifting into transformation gear

في العصر الرقمي حيث يكون التحول ضروريًا للحفاظ على القدرة التنافسية، فإن القدرة الجيدة لمكتب إدارة التحول TMO هي العضلات التي تحتاجها المؤسسات لتعظيم قيمة تحولاتها، حيث أن مكتب إدارة التحول TMO يعني أكثر من مجرد التحقق من المهام وإدارة المواعيد النهائية – بل يعني نقل الإطار المرجعي للمؤسسة تمامًا إلى إطار يؤكد على تحقيق القيمة ونتائج الأعمال من خلال التحول.

لقد تحولت اللعبة النهائية – ويتطلب الأمر أكثر من مكتب إدارة مشاريع “PMO 101” لخوض غمار هذه اللعبة بشكل جيد، فعند تطبيق التحول الرقمي – الاستثمار في مكتب إدارة التحول TMO يضمن للمؤسسات الحصول على أفضل خطة لإدارة قواعد اللعبة، والتدريب المناسب وأفضل اللاعبين المطلوبين لتجاوز خط المرمى.

المصدر: www.accenture.com