تُستخدم مصفوفة الجاهزية الاستراتيجية في تقييم ومراجعة مدى جهوزية الاستراتيجية للمنظمة ومستوى التطور الحالي لديها في ممارساتها الإدارية.
والنموذج يمكن استخدامه أيضاً كمراجعة أولية، ضمن عملية المراجعة الاستراتيجية، وكإجراء روتيني ضمن الممارسات الإدارية الاعتيادية، ويتم إجراؤه بشكل دوري من أجل مراجعة قدرة المنظمة وإدارة تطورها التدريجي.
كيف يُستخدم هذا النموذج
- تحديد مجموعة مناسبة من الموظفين للمشاركة في عملية المراجعة، ويمكن أن تتكون هذه المجموعة من فريق الإدارة الاستراتيجية بالمنظمة SMT، ويمكن أيضاً أن يكون أي قسم أو جزء محدد من المنظمة يتم فيه تطبيق المراجعة الاستراتيجية.
- تحديد نوعية التنسيق الذي سيتم استخدامه (all, all to one, group, one to all) ومن طباعة نموذج المصفوفة (انظر النموذج EN) أو وضعها على جهاز حاسب للعرض.
- تعبئة نموذج المصفوفة من جميع افراد الفريق ليعكسوا “أين يجب أن تكون المنظمة إذا أرادت أن تكون ناجحة عند المراجعة الاستراتيجية القادمة.” ثم تجمع النتائج.
- جلسة للنقاش حول النتائج؛ فإذا جاءت النتائج متشابهة، يطلب من المشاركين شرح الأسباب لتبرير هذا الإجماع، وفي حالة اختلاف الدرجات، يطلب من المشاركين تقديم الأدلة اللازمة لشرح درجاتهم، وتذكر التحديات الملحة لهذا من أجل بناء تصور حقيقي للاحتياجات.
- تعبئة المصفوفة التي تعكس “موقع المنظمة حاليًا” من الجميع، ثم تجمع النتائج.
- جلسة نقاش أخرى حول النتائج، فإذا جاءت النتائج متشابهة، اطلب من المشاركين تقديم الأسباب لتبرير هذا الإجماع. وفي حالة اختلاف الدرجات، اطلب من المشاركين تقديم الأدلة اللازمة لشرح درجاتهم، ثم تذكر التحديات الملحة لهذا من أجل بناء تصور حقيقي للوضع الراهن.
- تحدد الفجوة.
- تقسيم المجموعة الرئيسية إلى مجموعات فرعية ويطلب منهم أن يتخيلوا أن المنظمة متطورة بالقدر الذي يجب أن تكون عليه و” ما الذي فعلته لتحقيق هذه الغاية”.
- مشاركة المجموعة بأفكارها، ومن ثم بناء خطة عمل لتحسين قدرات المؤسسة.
المصدر: www.alchemyformanagers.co.uk