الكاتب: ديف غوردون
سافرت أنا وزوجتي إلى سياتل لحضور حفل زفاف، وكانت حفيدتنا من الفتيات الصغيرات حاملات للزهور، وحفيدتنا “آبي” لم يتجاوز عمرها العامين ونصف العام، وكانت هذه أول مناسبة زفاف تشارك فيها، ولحسن الحظ ، كانت هناك طفلة أخرى من حاملات الزهور تمشي في المقدمة وتقوم بالحركات المناسبة لهذا الموقف وتسير على طول الممر، وهي تنثر بتلات الورد على طول الطريق، وتبعتها “آبي” لبضع خطوات، ثم توقفت لتلقي نظرة على بتلات الورد التي تساقطت على الأرض، فهي تعاني من الوسواس القهري (مثل أبيها)، ثم بدأت تلتقطها وتضعها في سلتها، ليس هذا ما كانت تتوقعه أمها عندما طلبت منها القيام بهذه المهمة، لكن الجمهور أعجب كثيراً بما فعلته.
الأدوار والمسؤوليات
التكليف بالعمل في مشروع ما يشكل لبعض الناس شيء جديد؛ وظائف منتظمة يفهمونها جيدا، وممارسات وإجراءات روتينية. ومع ذلك، الواجبات الموكلة إليهم في مشاريع إضافية ربما لا تكون واضحة بالنسبة لهم. وعندما يتعرضون لشيء من الشك أو الارتباك، يلجئون على الفور إلى السلوكيات الافتراضية التي جعلتهم ينجحون في أعمالهم المنتظمة.
غير أن هذا السلوك الافتراضي قد لا يكون مناسباً وخاصة في المهام الحرجة، وبالتالي، من الأهمية بمكان جعل المسؤوليات والإجراءات وعلاقات المشروع واضحة لمن أوكلت إليهم المهام المخصصة لكل دور، خاصة إذا لم يسبق لهم العمل في مشروع مماثل، وهناك عدد من الأدوات المتاحة لتوضيح الأدوار والمسؤوليات، نذكر منها:
- مخطط تنظيم المشروع – يمكن لرسم تخطيطي هرمي بسيط الإجابة على معظم الأسئلة، وخصوصا في فريق متعدد الوظائف.
- توصيف الأدوار– الكثير من وثائق المشروع أو خطط إدارة الموارد البشرية لديها وصف سردي لواجبات ومسؤوليات كل دور من الأدوار، وهذا من شانه أن يمنع الالتباس حول من المسؤول وما هي الأنشطة التي يجب أن يقوم بها.
- مخطط مصفوفة إحالة المسئولية RACI – وهو عبارة جدول يتضمن سرداً لحزم العمل أو انجازها، وتحديد من المسؤول والمستشار وعملية المساءلة، ومن تم تبليغه، وعادة ما يضيف هيكل كافي لمعظم الفرق لسير العمل بشكل مفهوم جيدا.
- عينات وقوالب- الكثير من المهام “الجديدة” يمكن فهمها بشكل أفضل من خلال النظر إلى نتيجة مهمة اكتملت في وقت سابق، أو نموذج تعبئة الفراغات. هذا ينطبق بشكل خاص على حزم العمل التي تنجم عن وثيقة التسليم.
تقليل التداخل بين المسؤوليات
هدف التخطيط الأساسي للجوانب التي تتعلق بالموارد البشرية للمشروع أن يكون ضامن لتغطية جميع المهام، وعلى وجه الدقة. فإذا كان هناك شخصان تقع على عاتقهما مسؤولية القيام بالمهمة نفسها، فهناك فرصة ألا يقوم أيا منهما بإنجاز المهمة. فمخطط مصفوفة إحالة المسئولية RACI يجب ان يحدد من يشارك في انجاز أي جزء من المشروع، والتأكد من أن جميع مهام العمل واضحة ولا لبس فيها، وأن جميع المشاركين يدركون تماماً كيف سيسير بالعمل. والعمل مع الفريق لتقديم المشورة والإرشاد، ومتابعة الانتقال من شخص أو مجموعة إلى أخرى.
التدريب (التوجيه)
لا شيء يتفوق التدريب، سواء كان من مدير المشروع أو عضو آخر ضمن الفريق من ذوي الخبرة، والقليل من التوجيه يمكن أن يساعد على قطع شوط طويل. وأي مهمة يتم أداؤها لأول مرة تثير التساؤلات، قبل القيام بالمهمة وأثناء وبعد القيام بها.
أنا أعمل في ادارة العلاقات بمشاريع تطبيق البرمجيات مع الناس يقومون باستبدال المشاريع والبرامج مرة واحدة أو مرتين في حياتهم المهنية، وبالتالي فإن التدريب يتركز بشكل أقل حول تطوير المهارات بدلا من اكتسابها من خلال المهمة الموكلة.
إن الربط الفعال بين الأدوار والمسؤوليات يمكن أن يجعل من أي مشروع تجربة إيجابية للفريق بأكمله، مع ضمان التوقيت ونوعية المخرجات، وقد يستغرق الأمر القليل من الوقت في التخطيط ، ولكنه يجعل التنفيذ يسير على نحو سلس إلى حد كبير.