النجاح لا يأتي فقط من العمل الشاق والتخطيط الدقيق (رغم أهمية كلاهما)، النجاح يعتمد في جزء كبير منه على طريقة التفكير السليمة؛ أي التركيز على النتائج التي نطمح في تحقيقها بدلاً من التركيز على عدد الساعات التي نعمل فيها، كما يشير إلى ذلك كتاب Extreme Productivity لمؤلفه Robert C. Pozen .
يجد العديد من المهنيين صعوبة في اطلاق “صافرة البداية” للمهام التي بقائمة أولوياتهم، وبدلاً من ذلك يماطلون بتشتيت انفسهم بالمهام الأكثر متعة بالنسبة لهم، والمماطلة المزمنة له ثمن غال على مستوى الحياة الشخصية؛ فعندما يقترب موعد الايفاء النهائي يدخل هؤلاء المماطلون في حالة من الذعر تؤثر عليهم.
يقترح المؤلف تجزئة المشروع إلى مكونات أصغر والبدء بالخطوات الأولى بتنظيف الأجندة ووضع وقت احتياطي للتركيز على المشروع الأكبر وقطع الطريق على الملهيات، وتستطيع أن تساعد نفسك عن طريق تحديد مواعيد نهائية خاصة بك لاستكمال مرحلة معينة من المشروع.
يجب التركيز على النتائج وليس على ساعات العمل
إن مساهمتك ليست بالوقت الذي تقضيه في مهمة معينة، بل بالقيمة التي تولدها من خلال معرفتك.وعلى الرغم من أن الاهتمام بالتفاصيل تعتبر في العادة سمة إيجابية، إلا ان التزامنا بالوقت ينبغي ان يختلف وفقاً لأهمية المشروع واحتياجات جمهورنا. قد يستغرق منا اداء مهمة بمستوى “جيِّد” يوماً واحداً ولكن سيستغرق منا بقية الاسبوع لإيصاله لمستوى “ممتاز”. بالنسبة للأهداف ذات المرتبة العالية يستحق منا أن “ننفق” فيها وقتاً وجهداً إضافياً، ولكن مع معظم المهام ذات الأولوية الدنيا فإن مستوى “جيِّد” كافية.
احد الأساليب المستخدمة في المهام الصغيرة هي استخدام مبدأ “اوهايو OHIO” وهو اختصار لـ Only Handle It Once والتي تعني معالجة المهام ذات الأولوية الدنيا على الفور بمجرد وصولها إليك كلما كان ذلك ممكناً، لأننا لو سمحنا بتراكم هذه المهام سوف نهدر الكثير من الوقت في معالجتها فيما بعد وسوف نرفع من مستوى القلق لدينا.
على سبيل المثال، في كل يوم نتلقى وابل من الطلبات على وقتنا ومعرفتنا من الزملاء والأسرة والأصدقاء ومن اشخاص لا نعرفهم. عندما نتلقى مثل هذه الطلبات يجب أن نقرِّر على وجه السرعة ما اذا كنا سنتجاهلها أو نستجيب لها. يجب الاستجابة الفورية للطلبات المهمة، لا يجب أن نهدر الوقت في اعادة البحث في البريد الالكتروني أو التفكير حول موعد معين. الانتظار لساعة أو يوم أو أسبوع للرد على طلب سوف يضاعف الوقت المطلوب لانجازه. في أفضل الحالات سوف تعيد قراءة الطلب والتفكير مرة أخرى بخصوص القضايا التي تحويها، وفي اسوأ الحالات سوف تقضي وقت أكبر في محاولة ايجاد الطلب مرة أخرى.
تعدُّد المهام هي وسيلة جيدة لانجاز المهام ذات الأولوية الدنيا بكفاءة. لا يجب ممارسة تعدد المهام اذا كان كلا النشاطين يتطلبان التفكير العقلي. التبديل السريع بين المواضيع يهدر الطاقة الذهنية، ولا يجب ممارسة تعدد المهام أمام مستفيد أو مستفيد محتمل، فهم يتوقعون منك الاهتمام الكامل تجاههم.
يجب تجنُّب الميل إلى الاشراف الدقيق، أمنح مرؤوسيك مساحة كبيرة من الحرية لإكمال المشاريع التي بين يديهم، حتى لو اعتقدت أن ذلك سوف يقود إلى المخاطرة بارتكاب اخطاء.
ما الفائدة من انجاز الكثير في وقت قليل؟
الفائدة هي بناء مستقبل مهني اكثر اشراقاً، وايضاً التمتع بحياة ممتعة، فكلما زاد مستوى كفائتنا في العمل، كلما زاد الوقت الذي نقضيه مع عائلاتنا وأصدقائنا و الجوانب الأخرى للحياة التي نهتم بها.
المصدر : مجلة المدير