(الجزء السادس)
تحدثنا سابقا عن خمسة ضوابط من الضوابط الإدارية السبعة القابلة للتعلُّم ؛ التخطيط والتنظيم وقياس الأداء والتنفيذ والمتابعة، وفي هذا المقال سنفصِّل ضابط آخر هو ضابط تقديم التقارير في الوقت المناسب :
الضابط السادس : تقديم التقارير في الوقت المناسب :
التغذية المرتجعة المقدمة في الوقت الصحيح (المناسب) لها قوة لا تضاهى في إزالة طبقات الجهل و الخمول و عدم الكفاءة والتشويش والتمويه والتناقض. المدير الكفء يُسخِّر هذه القوة لمصلحة العمل. يتجنب المدير الناجح الاعتماد على المظاهر؛ بل يستخدم بدلاً من ذلك معلومات الأداء الفورية لتبيين الواقع حتى يتمكَّن من اتخاذ الإجراء المناسب.
تقديم تقارير فورية دقيقة أو في الوقت الحقيقي يبرز عبر متابعة الإدارة. خلال المتابعة تقوم الإدارة بتوليد وتجميع تغذية مرتجعة عملية تصف الكيفية التي تم بها أداء النشاط. هذه التغذية المرتجعة الفورية هي حقيقية ومناسبة. توقيتها نابع من كونها جُمعت في اللحظة التي يتم فيها أداء النشاط، وبعدها يتم تبادلها فوراً مع الموظفين والإدارة.
هناك تمييز مهم يجب الانتباه إليه وهو أن تقارير الوقت الحقيقي ليست معلومات محاسبية، فالمعلومات المحاسبية لا تستخدم لإدارة الأداء؛ فالمحاسبة لها استخدامات أخرى كالتخطيط المالي وقياس الربح والخسارة والتكاليف…إلخ. برغم أهمية هذه المعلومات المحاسبية في الناحية المالية إلا أنها تعتبر غير ملائمة لإدارة الأداء.
الميزات الست لتقارير الوقت المناسب (الصحيح) :
- تنشر معلومات الأداء: وهذا يحدث عندما تستلم الإدارة معلومات الأداء التي تم جمعها ونقلها بشكل فعَّال لهؤلاء الذين يمكنهم استخدامها لجعل الأمور في نصابها الصحيح.
- تُنشئ اجتماعات المتابعة: في هذه الاجتماعات يتم تبادل معلومات الأداء مع الطرف المناسب عبر موجز أداء يومي وموجز أداء أسبوعي.
- تُديم الأداء المثالي: تقارير الوقت الحقيقي تجعل نتائج الأداء المثالي هي تركيز الشركة الثابت والذي لا مفر منه. هذا التركيز يؤثر على كيفية تنفيذ النشاطات؛ لكون الأفراد والمديرين يمنحون معلومات أداء في الوقت الحقيقي لتقييم مدى بلوغ الأداء المثالي. مع مرور الوقت من خلال هذا التركيز يصبح الأداء المثالي روتيناً.
- تربط ممارسة الضوابط الإدارية القابلة للتعلم بعضها ببعض: هذا الترابط يحمي ثبات واتساق ممارسة الضوابط القابلة للتعلم، وينجم عنه أن الإدارة تفعل الشيء الصحيح.
- تُحدِّد أفضل الممارسات: إن القدرة على بلوغ الأداء المثالي في الغالب تؤدي إلى غياب المشكلات، وتؤدي إلى استخدام أفضل الممارسات. إن أفضل الممارسات تقود إلى أفضل نتائج الأداء، و عندما يتم هذا فإن أفضل الممارسات يمكن أن تُنفذ بصورة واسعة لإدارة النشاطات المعينة بصورة مثالية.
- تُسهِّل من عملية حل المشكلات: معلومات الأداء المكتوبة في الوقت الحقيقي يتم تقييمها لإثبات حل مشكلة معينة. تقارير الوقت الفعلي توفر كذلك تغذية مرتجعة لتحديد ما إذا كان الحل قد تسبب في مشكلات أخرى أم لا.