تحسين إجراءات العمل

  • — الخميس فبراير 19, 2015

الكاتب : منذر أسامة

يعرف الإجراء بأنه مجموعة من العمليات (Process) الضرورية لإنجاز عمل معين. وتبرز أهمية الإجراءات في إدارة الأعمال التشغيلية. وفي عصرنا الحالي ومع الحاجة لأتمتة المعلومات؛ أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل؛ التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنظمة؛ وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية. وبالتالي يتوجب على كل منظمة تطمح إلى العمل بشكل قياسي ومُنظم أن يكون لديها إجراءات عمل موثقة وموزعة بين أفراد المنظمة.

وتتلخص الفائدة من توثيق إجراءات للعمل فيما يلي :

  • وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها في المنشأة تُعلم لدى الجميع.
  • تقليل الجهود الإدارية في متابعة الأعمال وبالتالي تقليل التكلفة.
  • القدرة على أتمتة العملية بأحد برامج الـ ERP أو برامج الـ Workflow وغيرها.
  • إضافة إلى سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل.
  • سهولة تحديد الخلل الإداري في مسار العملية.

ورسم العمليات يساعدك على توزيع المهام بين الإدارات والوحدات المسؤولة بشكل صحيح، وهنالك العديد من الوظائف عادة تكون مشتركة في إتمام سير العمليات عموماً؛ وتنقسم أدوارها إلى:

  1. مالك العملية Process Owner : وهو الشخص الذي يضع الخطوط العريضة للعملية ويوزع مسؤولياتها على الموظفين؛ وبالتالي فإنه يتحمل مسؤولية نتائج العملية ويعمل على تسهيل سيرها وتغطية ثغراتها، وله مطلق الصلاحية لتعديلها بحسب المصلحة العامة. وعادة تكون هذه المهمة لدى الطبقة الوسطى من المديرين الوسطاء Middle Managers .
  2. خبير العملية Process Expert : وهو الشخص الخبير بعناصر وخط سير العملية؛ لكن لا صلاحية له لتعديلها؛ وعادة ما تُلقى على عاتق المشرفين Supervisor داخل المنظمة .
  3. منفذ العملية Process Worker : وهو الشخص أو الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ العملية.

وتأتي أهمية تحسين العمليات عند تطبيق أيٍ من أنظمة إدارة المعلومات، وتجاهل تحسين العمليات أو عدم إعادة هندستها بشكل صحيح؛ فإن الناتج هو نظام غير فعّال ويكاد أن يكون معدوماً! والسبب أنك لم تسخر التقنية في تحليل البيانات وتقليل نسبة الخطإ؛ وبمعنى آخر: جعلت العمل الذي كان على الورق اصبح على الحاسب الآلي؛ بسبب عدم القيام بتحسين إجراءات العمل!!

كيف ومتى تُحسَّن العمليات؟

عادة ما تكون عمليات التحسين والمتابعة مستمرة على صعيد العملية أو على صعيد الإجراء بشكلٍ عام، ويتم مراجعتها كل ستة أشهر أو عند تطبيق تقانة جديدة، أو إعادة تنظيم المؤسسة، أو تغيير الظروف الاقتصادية والاجتماعية، أو عند تغيير الأنظمة والتشريعات الحكومية .

عند تحسينك لإجراءٍ معين ينبغي أن تأخذ بعين الاعتبار ما يلي:

1.محاولة تقليل الوقت :

وقت تنفيذ الإجراء هو مجموع وقت الموظف + وقت المستفيد؛ فحاول التقليل من وقت العملية دون المساس بجودة مخرجات الإجراء أو فتح ثغرات فيه.

2.الخبرة والتدريب :

تدريب المعنيين على تنفيذ الإجراءات بالشكل الصحيح وإكسابهم خبرة كافية في هذا المجال وتزويدهم بمراجع ورسومات يلجأون إليها عند اللزوم؛ مع التأكيد على التدريب حتى على الخطوات البسيطة في الإجراءات.

3.تحليل العمل:

لوضع إجراء جديد لا بد أولاً من القيام بتعريف المنتج النهائي؛ أي ارسم مخرجاته؛ ثم اكتب العمليات والمستندات اللازمة للوصول إلى المخرج النهائي، وإذا كانت العمليات كثيرة قَسِّم المخرج النهائي إلى مخرجات مرحلية تكون متكاملة مع بعضها حتى تصل الى المخرج النهائي، ثم قم بإسناد العمليات بين الأقسام المعنية بتنفيذ كل عملية.

4.فكر قبل توزيع المهمة :

وهذه من أكثر الأخطاء التي يقع بها الكثيرون؛ وهو يستدعي إعادة توزيع المهام بين الوحدات والأقسام؛ كل بحسب اختصاصه. وأيضاً احرص على أن تُنجز أكثر من عملية لدى الشخص نفسه إن تسنى لك ذلك اختصاراً للوقت.

5.تبسيط الإجراءات :

تبسيط الإجراء يؤدي إلى سهولة تطبيقه، ويختصر الوقت اللازم لإنجازه، ولتبسيط الإجراءات احرص على:

  • تقليل العمليات داخل الإجراء : فتخلص –مثلاً- من كثرة التواقيع التي لا فائدة حقيقة من وجودها، أيضاً لا تفصل بين العمليات الإدارية والمالية وتجعل لكل منها إجراء منفصلا! رتب مكان العمل لتسهيل التمرير الداخلي للمعاملات (أي أعد تخطيط مكان عملك).
  • تقليل المستندات : كثرة المستندات ليست شرطاً في زيادة التوثيق، ولا داعي لطلب مستندات موجودة أصلا في الملف أو مدخلة في الحاسوب وأنت تعلم أنه لم يطرأ عليها تعديل .
  • تقليل الوقت : استخدم برامج حاسوبية تُسرع من استرجاع المعلومات وتقلل الأعمال اليدوية، استخدم التقنيات التي تسرع إدخال المعلومة مثل البطاقات الإلكترونية، البصمة والباركود، وإذا كان هنالك حاجة للنماذج الورقية وفر نماذج جاهزة.
  • تقليل الاحتكاك مع الجمهور : كأن تجعل الموظف يتعامل مع موظف واحد فقط؛ مع محاولة الاستفادة من خدمات الإنترنت والفاكس وبقية وسائل الاتصال والرد الآلي.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

*