موريل ويلكنز
لا أحد يرغب بكل تأكيد في أن يصبح مديراً يتململ مرؤوسيه من كثرة تدقيقه في التفاصيل ومراقبته لحركاتهم وسكناتهم في العمل. فالأمر محبط، ومهبط للمعنويات، التعامل مع المدير المدقق كثير التفاصيل الذي لا يثق بك أمر في غاية الصعوبة.
لكن ماذا لو كنت أنت من يمارس أسلوب المدير التفصيلي كثير التدقيق والمراقبة؟
إذا كنت مثل المدراء كثيري التدقيق والتفاصيل والمراقبة، فربما لا تعرف أنك تمارس هذا السلوك، لكن هناك دلائل واضحة يمكن ان تساعدك على معرفة ذلك:
- لا ترضى تماماً بمنجزات مرؤوسيك.
- غالبا ما تشعر بالإحباط وعدم الرضا وتشعر بأنك لو قمت بالمهمة بنفسك لأديتها بشكل مختلف.
- كثير التدقيق في التفاصيل وتشعر بقدر كبير من الفخر والاعتزاز و/أو الألم وأنت تقوم بإجراء التصحيحات.
- لديك رغبة دائمة لمعرفة أين جميع أعضاء فريقك وماذا يعملون.
- تطلب تزويدك وبشكل متكرر التطورات عن سير العمل ومراحله التي وصل إليها.
- تفضل دائماً بتزويدك بنسخة من جميع المراسلات الإلكترونية لمرؤوسيك في العمل.
إن الاهتمام بالتفاصيل والتأكد من إنجاز العمل أمر مهم بكل تأكيد. لذلك فمن السهل إضافة كل ما سبق إلى الجزء الضروري من عمل الإدارة، ولكن هذه الممارسات ليست ضرورية في جميع الأوقات، ومشكلة المدراء كثيري التدقيق والتفاصيل والمراقبة هي أنهم يقومون بتطبيق نفس المستوى من التركيز، والتمحيص في جميع المهام، سواء كان ذلك مبررا أم لا.
عليك أن تتوقف عن هذا الأمر، فهو يلحق الضرر بالروح المعنوية لمرؤوسيك وفي نهاية المطاف بإنتاجيتهم.
خذ على سبيل المثال شخص مسؤول تنفيذي رفيع المستوى قمت أنا بتدريبه، تلقى بعض الملاحظات والتغذية الراجعة من رئيسه وموظفيه، والتي ساعدته على إدراك أن ميله إلى أسلوب المدير كثير التدقيق والتفاصيل كان له مضاعفات وانعكاسات أكبر مما كان يتوقع، حيث:
- “لديه صعوبة في تجاوز بعض الأمور ودائما يسأل عن التفاصيل: فلابد له أن يدرك أن عليه تجاوز الاشياء الصغيرة ولا يمنحها أكثر مما تستحق من وقته، وعند أي نقطة يمكنه أن يثق في مرؤوسيه لإنجاز الأمور، وإلا فسيحرق موظفيه ونفسه كذلك”.
- “هو أكثر أهلية وكفاءة من بعض المهام الصغيرة التي يقوم بها، وانه يمكن أن يقضي وقته بين القضايا الاستراتيجية العليا، ويحتاج الى تحديد أولوياته التنظيمية، بدلا من تشتيت جهوده في الكثير من التفاصيل الصغيرة”.
- “يبالغ في الانخراط في المهام.. حتى يشكل وجوده عنق الزجاجة”.
وبالرغم من أن ممارسة الإدارة بالتفاصيل والتدقيق والمراقبة الشديدة قد تمنحك بعض النتائج على المدى القصير، إلا أنها مع مرور الوقت ستؤثر سلبا على فريقك، ومؤسستك، وحتى على نفسك، وستقلل من إنتاجيتك وقد تجردك من القدرة على تنفيذ الأشياء الهامة، وستحد من تطوير أعضاء فريقك وستضعف معنوياتهم وستتسبب في ضعف مؤسسي عندما لا يتعود فريق عملك على تسيير العمل دون وجودكم ومشاركتكم فيه.
اذا ما الذي يمكن أن تفعله إذا كنت تريد وقف الممارسات الإدارية القائمة على كثرة الدقيق والتفاصيل والمراقبة؟
فيمايلي أربع وسائل تساعد في هذا الجانب:
- حاول أن تتغلب على نفسك.
يمكننا جميعا التبرير لما نفعل ونفس الشيء ينطبق على المدير كثير التدقيق والتفاصيل والمراقبة، واليك بعض الأعذار الشائعة التي يعبر عنها بعض المدراء المدمنين على هذه الممارسات، وما يقصدونه فعلاً من هذه الممارسات:
|
ما الذي يقصده المدراء كثيري التدقيق والمراقبة عندما يرغبون في تفسير سلوكياتهم |
|
|
ما يقوله المدراءالتفصيلين |
ما يقصدونه فعلاً بقولهم |
| لو قمت بهذه المهمة بنفسي سأوفر الكثير من الوقت | لا أعتقد أنه من المجدي أن أضيع وقتي في انتظار محاولاتهم، لأنهم لن يؤدوا المهمة على الوجه الصحيح |
| أداء هذه المهمة بأسلوب خاطئ يضعنا أمام المحك مقابل الآخرين | لا أثق بأنهم يمكنهم القيام بعملهم وفق المعايير التي أتبعها. |
| مصداقيتي ستكون على المحك إذا لم نقم بإنجاز المهمة في الوقت المحدد | لن يتم إنجاز العمل إذا لم أقم بتحريك الموظفين وحثهم على العمل بشكل متواصل |
| ما لم أتدخل أنا بنفسي، سيتعرض المرؤوسين للارتباك وقد تحدث بلبلة في العمل | عندما خففت عليهم الرقابة وتركتهم يعملون ذات مرة، حدث خطأ في العمل، ولا أرغب أن يتكرر هذا الأمر وأخوض نفس المخاطرة مرة أخرى |
| رئيسي يريدني أن أنخرط بشدة في العمل مع فريق عملي | إذا لم أنخرط في العمل، فكيف سأثبت وجودي في أداء المهتم الموكلة إلىّ؟ |
هذه الأعذار تؤدي إلى فريق عمل غير مؤهل ومعيب، وبدلا من البحث عن جميع الأسباب التي تقف وراء سلوكيات المدير كثير التفاصيل، ابحث عن الأسباب التي تدفعك للابتعاد عنها.
- دع الأمور تسير.
الفرق بين ممارسة الإدارة العادية والإدارة بأسلوب التفاصيل والتدقيق والمراقبة هو التركيز على “التفاصيل الصغيرة”، وجوهر الابتعاد عن الإدارة بأسلوب التفاصيل والتدقيق والمراقبة هو التخلي عن التفاصيل الصغيرة. قد يبدو هذا الأمر من الصعوبة بمكان، ولكن المهم أن تمارسها شيئاً فشيئاً، أبدأ بالاطلاع على قائمة المهام الخاصة بك لتحديد المهام السهلة التي يمكنك نقلها إلى أحد أعضاء الفريق، والانخراط في مناقشات صريحة حول تقاريرك المباشرة بشأن مستوى التفاصيل التي سوف تشارك فيها، ومتى يحتاج أعضاء الفريق إلى استدعائك للتدخل، كما يجب تسليط الضوء على الأولويات في قائمتك – الأمور الكبيرة حيث يمكنك حقا إضافة قيمة بتدخلك فيها- وتأكد من أن هذا هو المكان الذي تسخر له الجزء الأكبر من طاقتك.
- عبر عن توجيهاتك لمرؤوسيك من خلال “ما العمل”، وليس “بشرح طريقة العمل”.
ليس من الخطأ أن يكون لديك تصور أو توقع معين حول مخرج بعينه في العمل، ولكن هناك فرق بين تقاسم هذا التوقع مع موظفيك وبين إملاء كيفية الوصول إلى تلك النتيجة، فمهمتك كمدير هي أن تحدد بوضوح شروط الرضا لأي مهمة توكلها لمرؤوسيك. عبر بوضوح عن تصورك للنتيجة النهائية للمخرج، ولكن لا تعطي تعليمات مباشرة حول كيفية الوصول إلى المخرج، وعندما يراودك الشك حول إنجاز المهمة، شارك وجهة نظرك مع مرؤوسيك “حول ما ينبغي عمله” واسألهم عن رأيهم (بدلا من إخبارهم ماذا يفعلون) حول كيفية التخطيط للوصول إلى هناك، وقد تتفاجأ بأن أسلوبهم في العمل قد يسفر عن نتائج ممتازة بالرغم من أنه مختلف نوعاً مع عن أسلوبك.
- توقع تحقيق النجاح معظم الوقت.
إن السبب الرئيسي وراء ممارستك لأسلوب المدير التفصيلي هو الخوف من الفشل، حيث أنك من خلال زيادة احتمال خطر الفشل، تزرع في موظفيك حالة من العجز، حيث يرسخ لديهم اعتقاد بأن الطريقة الوحيدة التي يمكن أن يؤدوا عملهم من خلالها هو أن تمارس عليهم أسلوب المدير كثير التفاصيل والتدقيق والمراقبة، إنها حلقة مفرغة، لكن بدلا من ذلك، ركز على بناء تقاريرك المباشرة على التفاؤل لتحقيق النجاح، وكن واضحا حول ما يبدو عليه النجاح، وفر الموارد والمعلومات والدعم اللازم لتلبية هذه الشروط، وعبر عن الثناء والتقدير لمن يستحقه، ومع مرور الوقت، ستدرك أن الخسارة بين الحين والآخر تساعدك في بناء سجل حافل على المدى الطويل.
خلاصة القول .. كما لا يريد أحد أن يكون مديراً كثير التفاصيل والتدقيق والمراقبة، فلا أحد يريد أن يكون مديراً مكروهاً أيضاً، لكن مع الالتزام بالتركيز على الصورة الكبيرة وتحفيز مرؤوسيك، يمكنك إعادة توجيه جهودك لتكون مديراً أكثر فعالية.
المصدر: www.hbr.org/