تعتبر اجتماعات “سكرم” [1] اليومية Daily Scrum المنبر الأساسي لفرق العمل للمناقشات والتعاون في بعض المسائل قبل بدء يوم العمل، وهو اجتماع يومي لا يتجاوز 15 دقيقة (كحد أقصى)، حيث يطلب من أعضاء فريق “سكرم” الإجابة على ثلاثة أسئلة بسيطة:
- ما الذي أُنجز منذ آخر اجتماع عقد من الاجتماعات اليومية؟
- ما هي خطتك لهذا اليوم؟
- ما الذي يمنعك من تسليم العمل؟
قد يبدو وكأنه جدول أعمال لاجتماع بسيط جدا، أليس كذلك؟ ومع ذلك، ستصاب بالدهشة عندما تكتشف أنه من السهل جداً تحويل الاجتماع اليومي إلى اجتماع عديم الفائدة وغير فعال.
سنحاول من خلال هذا المقال القيام باستعراض بسيط لأكثر المزالق شيوعا والأنماط السلبية التي تؤثر على نوعية الاجتماعات اليومية.
الخطأ الأول – أعضاء الفريق لا يحضرون في الوقت المحدد
وقت اجتماع “سكرم” اليومي يقتصر على مدة أقصاها 15 دقيقة فقط، وبسبب هذا الإطار الزمني الضيق، هناك أهمية قصوى لوصول المشاركين في الوقت المحدد، وبالرغم من أنه قد يبدو من السهل التأكد من أن أعضاء الفريق يحضرون في الوقت المناسب، إلاّ أن الكثير من فرق العمل لا تزال تكافح مع بعض أعضاء الفريق الذين يأتون للاجتماع في وقت متأخر بسبب بعض الأمور الشخصية التي تتسبب في عدم الانضباط.
مقترحات لمعالجة هذه المشكلة:
- تأكد من أن الاجتماع ينعقد في وقت مبكر قدر الإمكان، ولكن مع مراعاة اختيار الوقت الذي يكون ملائماً لجميع أعضاء الفريق، والحصول على موافقة أعضاء الفريق هو الخطوة الأولى لضمان أنهم سيصلون إلى مكان الاجتماع في الوقت المحدد (وهو ما يقطع الطريق أمام أية أعذار…).
- تأكد من أن هناك ما يكفي من الوقت بين الاجتماعات التي تسبق هذا الاجتماع لأعضاء الفريق ووقت هذا الاجتماع اليومي نفسه، فإذا كانت هناك مشكلة في هذه الجزئية، تأكد من منح أعضاء الفريق ما يتراوح بين 15 و20 دقيقة على الأقل حتى يتمكنوا من الوصول إلى مكان الاجتماع اليومي في الوقت المحدد .
- تأكد من أنك لا تنتظر أعضاء الفريق الذين يأتون في وقت متأخر. وأن بقية أعضاء الفريق لا ينبغي أن يعانوا من مثل هذا السلوك.
- في حالة تأخر أحد أعضاء الفريق عن الحضور في الوقت المحدد، لا تسمح له بالمشاركة (فالتغذية الراجعة لا تؤخذ / إنما تعطى).
الخطأ الثاني – يبدأ الاجتماع متأخرا جدا
الاجتماع اليومي هو أول اجتماع يعقده الفريق طوال فترة العمل، لذا من المهم جدا بدء الاجتماع في وقت مبكر قدر الإمكان للسماح لجميع أعضاء الفريق بالحضور وإثارة أية مشكلات أو عقبات قد تؤثر على سير العمل.
الخطأ الثالث – هو ليس اجتماعاً لمتابعة حالة العمل
اجتماع سكرم اليومي محدد زمنيا بفترة لا تزيد عن 15 دقيقة، إذا طلب أعضاء الفريق الإبلاغ عن العمل الذي قاموا به في يوم العمل السابق، فهم على الأرجح سيبدؤون في إضافة معلومات تقنية لا صلة لها بالاجتماع، وبالتالي، لا يمكن لهذا الاجتماع أن ينتهي في الوقت المقرر، وسيكون حينئذ أقل فعالية.
الهدف الرئيسي لتنفيذ هذا الاجتماع هو السماح لأعضاء الفريق بتبادل المعلومات والمزامنة حول سير العمل (بناء على الأسئلة الأساسية الثلاثة)، لا يوجد سبب لمناقشة الحلول التقنية العميقة في جدول أعمال الاجتماع.
الخطأ الرابع – الكثير من التفاصيل
جدول أعمال الاجتماع بسيط نسبيا. حيث يطلب من أعضاء الفريق فقط الإجابة على ثلاثة أسئلة بسيطة، بالرغم من أنه في بعض الحالات، تحتوي الإجابات على معلومات أكثر من اللازم. فإذا كان الأمر كذلك، فإن الأعضاء الآخرين سيفقدون اهتمامهم. ولتجنب هذا الخلاف، يجب على مدير الاجتماع اليومي أن يحرص على أن تكون الإجابات قصيرة، ووقف الحديث متى ما دعت الحاجة، ومن ثم مواصلة الحديث بعد الاجتماع.
الخطأ الخامس – التقيد بجدول أعمال الاجتماع
لتحقيق أفضل النتائج لهذا الاجتماع، يجب على الفريق أن يتقيد بجدول الأعمال الأساسي لهذا الاجتماع لأنه يعتزم أن يكون واحدا تلو الآخر، وسيقدم كل عضو من أعضاء الفريق إجابة على الأسئلة الأساسية الثلاثة:
- ماذا فعلت بالأمس؟
- ماذا فعلت اليوم؟
- هل هناك عقبات؟
أية مناقشات أخرى لا علاقة لها بجدول أعمال الاجتماع ينبغي معالجتها بعد الاجتماع (بواسطة مدير الاجتماع اليومي).
الخطأ السادس – هيمنة مدير الاجتماع
أي موقف تكون فيه مشاركة مدير الاجتماع سببا في إضعاف فعالية الاجتماع، ففي العديد من الفرق لا يزال هناك تصور خاطئ بأن اجتماع سكروم اليومي ينعقد لكي يخطب فيه مدير الاجتماع اليومي، ولكن هذا أبعد ما يكون عن الحقيقة، حيث أن الفريق يعقد اجتماعا يوميا لمناقشة التقدم الذي يحرزه على أساس الالتزامات التي أخذوها في بداية العمل.
الأمثلة:
- أعضاء الفريق يتحدثون إلى مدير اجتماع سكرم اليومي بدلا من أن يتحدثوا إلى أعضاء الفريق الآخرين.
- أثناء حديث أعضاء الفريق، يوجهون أبصارهم باتجاه مدير الاجتماع، وهو ما قد يتسبب في فقدان التركيز من جميع أعضاء الفريق الآخرين.
- يقوم مدير اجتماع سكرم اليومي بطرح الأسئلة في حين يتناوب أعضاء الفريق في تقديم الإجابات.
- يبدأ مدير اجتماع سكروم اليومي في تخطيط الحلول التقنية اللازمة للعمل الذي يجب القيام به.
- مدير اجتماع سكروم اليومي يطلب من الأعضاء مباشرة البدء بالحديث، والفريق يعرف ما يفترض القيام به، ولذلك ليس هناك سبب حقيقي يدعو مدير اجتماع سكروم اليومي للتدخل.
- يبدأ مدير اجتماع سكرم اليومي بإصدار التعليمات لأعضاء الفريق.
ولتجنب هذا السلوك الخاطئ، يتحمل مدير اجتماع سكرم اليومي المسؤولية الأساسية في تثقيف أعضاء الفريق حول أهمية هذه العناصر، بالإضافة إلى ذلك، يجب على مدير اجتماع سكرم اليومي أن يخطو خطوة واحدة إلى الوراء (خلال الاجتماع) وإفساح المجال أمام أعضاء الفريق للتحدث مع بعضهم البعض.
الخطأ السابع – اختيار المكان المناسب
في معظم الحالات، اجتماع سكرم اليومي عادة ما ينعقد في مكان عمل الفريق، والفكرة الأساسية وراء ذلك هو أننا نريد أن نسمح لأعضاء الفريق ببدء العمل مباشرة بعد انتهاء الاجتماع.
الخطأ الثامن – العمل باستخدام الأدوات الصحيحة
هناك فشل رئيسي آخر يمكن أن يحدث خلال هذا الاجتماع، وهو عندما يعقد الاجتماع دون الأدوات اللازمة وذات الصلة مثل لوحة المهام الرسم البياني الذي يبين المهام المتبقية. ولتجنب هذا الخطأ، ينبغي عقد الاجتماع باستخدام لوحة سكرم مرئية من شأنها أن تسمح لأعضاء الفريق للحديث عن عملهم مع القدرة على استخدام اللوحة كمرجع.
الخطأ التاسع – الجمع بين الاجتماعات المختلفة
هناك خمسة اجتماعات معروفة في سكروم، وكل واحد منها يتم عقده لتلبية حاجة محددة في هذه العملية، ولكن في كثير من الحالات، يحدث خطأ شائع عندما يبدأ الفريق بإقحام أهداف وعمليات يجب معالجتها في الاجتماعات التي صممت خصيصا لذلك غرض.
الأمثلة:
- يناقش الفريق السمات التي يجب أن يطورها الفريق أثناء العمل (ينبغي مناقشتها في اجتماعات التخطيط والامتناع).
- يقوم الفريق بمناقشة المشكلات التي لا علاقة لها بالتزاماته الحالية (بل هي ذات صلة بالاجتماع الذي يناقش العمل بأثر رجعي).
- يبدأ أعضاء الفريق بمراجعة عملهم المنجز وعرضه على أعضاء الفريق الآخرين (بينما هو من الأمور التي تناقش في اجتماع المراجعة).
الخطأ العاشر – حل المشكلات
والسؤال الثالث الذي يطرح خلال الاجتماع هو “هل هناك أي مشكلة تؤثر على قدرتك على العمل؟” وهي مشكلة شائعة أراها في كثير من الأحيان في الفرق، حيث أن أعضاء الفريق وخاصة مدير اجتماع سكرم اليومي، يستخدمون وقت الاجتماع للعثور على الحلول التقنية للمشاكل التي أثيرت بدلا من التقيد بجدول أعمال الاجتماع. وللتعامل مع مثل هذه المشاكل، يجب على مدير اجتماع سكروم اليومي كتابة جميع القضايا التي أثارها الفريق، وتناولها الواحدة تلو الأخرى بعد نهاية الاجتماع.
المصدر: www.machtested.com
——————————-
[1] موقف فى لعبة الرجبى يشتبك فيه لاعبو الهجوم كتفا إلى كتف.