مصطلح هيكل توزيع العمل ” WBS ” عادة يطلق على جميع المخططات الهرمية لنطاق العمل بالمشروع، إلاّ أنه هناك عدة أنواع لهذا الهيكل عندما نأتي للممارسة، بخلاف الهياكل التي تعتمد على “المخرجات”.
1. هيكل توزيع العمل الموجه نحو الأفعال Verb-oriented WBS :
ويعتمد هذا النوع على المهام، ويقوم بتحديد مخرجات العمل في المشروع من حيث الإجراءات التي يجب القيام بها لتقديم هذه المخرجات، والكلمة الأولى في عنصر هذا الهيكل عادة ما تكون فعل من قبيل: تصميم ، تطوير ، تحسين ، نقل ، اختبار، إلخ.
2. هيكل توزيع العمل الموجه نحو الأسماء Noun-oriented WBS :
ويعتمد هذا النوع على المخرجات وتعريف أعمال المشروع من حيث المكونات (المادية أو الوظيفية) التي تتشكل منها النتائج. في هذه الحالة، تكون الكلمة الأولى في عنصر هذا الهيكل اسماً من قبيل: الوحدة A ، النظام الفرعي A ، محرك السيارة ، الهوائي ، إلخ.
وبما أن الأسماء هي عادة أجزاء من منتج، فإن هذا النوع من الهياكل يسمى أحيانًا ” هيكل تصنيف المنتج (PBS). وتعتبر الهياكل الموجهة نحو المخرجات هي النوع المفضل وفقًا لتعريف معهد إدارة المشاريع PMI.
3. هيكل توزيع العمل على مراحل زمنية Time-phased WBS :
يستخدم هذا النوع في المشاريع الطويلة للغاية، حيث يقسم المشروع إلى عدة مراحل رئيسية بدلا من المهام، ويتم في هذا النوع تبني منهج “الموجة المتدحرجة rolling wave” ويتم فيه التخطيط بالتفصيل للمرحلة القريبة فقط.
وهناك أنواع أخرى من هيكل توزيع العمل WBS ، منها الهيكل القائم على المنظمة، والهيكل الذي يعتمد على البعد الجغرافي، والهيكل القائم على تصنيف التكاليف، والهيكل الموجه لمراكز الربح.
قاعدة الـ 100 ٪
هي من أهم مبادئ تصميم هيكل توزيع العمل WBS ، ويمكن تعريفها على النحو التالي: “تنص قاعدة الـ 100٪ … على أن هيكل تصنيف العمل يتضمن ما نسبته 100٪ من العمل المحدد وفقاً لنطاق العمل بالمشروع وكذلك جميع المخرجات – الداخلية والخارجية والمؤقتة – من حيث العمل المراد إكماله، بما في ذلك إدارة المشروع.
وتعتبر قاعدة الـ 100 ٪ من أهم المبادئ التوجيهية لتطوير، وتحليل وتقييم هيكل توزيع العمل، هذه القاعدة يمكن تطبيقها على جميع المستويات داخل التسلسل الهرمي: ويجب أن يكون مجموع العمل الذي يتم إنجازه على المستوى (الفرعي أو الجزئي) مساوياً لـنسبة 100٪ من العمل الذي يمثله المستوى “الأصل” ، ويجب ألا يتضمن هيكل توزيع العمل أي عمل يقع خارج النطاق الفعلي لـلمشروع ، بمعنى آخر لا يمكنه أن يتضمن أكثر من نسبة 100٪ من العمل.
ومن المهم أيضاً أن لا ننسى أن قاعدة الـ100٪ تنطبق أيضًا على مستوى النشاط، حيث يجب أن يضيف العمل الذي تمثله الأنشطة في كل حزمة عمل ما يصل إلى 100٪ من العمل اللازم لإكمال حزمة العمل.
إذا كان مصمم هيكل توزيع العمل WBS يحاول التقاط جميع التفاصيل ذات المنحى العملي في الهيكل، فمن المحتمل في هذه الحالة أن يشتمل الهيكل على عدد كبير جدًا من الإجراءات أو أن يقتصر على إجراءات قليلة جدًا، حيث أن حشد الإجراءات الكثيرة سيتجاوز نسبة الـ 100٪ من انطاق الأصل، بينما الإجراءات القليلة جداً ستؤدي إلى تراجع واضح جداً في نسبة الـ 100٪ التي يجب إنجازها وفق النطاق المحدد في المستوى الأصل.
وعليه، أفضل طريقة للالتزام بقاعدة الـ 100٪ هي تحديد عناصر هيكل توزيع العمل من حيث النتائج أو المخرجات، وهذا يضمن أيضًا عدم إفراط الهيكل في الأساليب والطرق، مما يسمح بقدر أكبر من الابتكار والتفكير الإبداعي من جانب المشاركين في المشروع.
بالنسبة لمشاريع تطوير المنتجات الجديدة ، فإن التقنية الأكثر شيوعًا للحصول على هيكل توزيع العمل الموجهة نحو تحقيق النتائج هي استخدام هيكل تفصيل أو تجزئة المنتج (PBS) product breakdown structure.
مشاريع البرامج التي تعتمد على الميزات يمكن أن تستخدم تقنية مشابهة وهي تطبيق هيكل تفصيل أو تجزئة الميزة (FBS)، فعندما يقدم أحد المشاريع خدمات احترافية، فإن أنجاز جميع المخرجات المخطط لها يعتبر من التقنيات الشائعة في إنشاء هيكل توزيع العمل الموجه نجو المخرجات.
هياكل توزيع العمل WBS فيها تقسيم للعمل من خلال مراحل المشروع (مرحلة التصميم الأولي، مرحلة التصميم الدقيق) ويجب أن تضمن أن المراحل منفصلة بشكل واضح عن طريق مخرج معين (وثيقة معتمدة لمراجعة التصميم الأولي، أو وثيقة معتمدة لمراجعة التصاميم الدقيقة).
ويعتبر المستوى الثاني هو الأكثر أهمية بين جميع المستويات في هيكل توزيع العمل، لأنه يحدد كيفية تجميع التكاليف الفعلية وبيانات الجدول الزمني لتكلفة المشروع وتقدير الجدول الزمني، وقد يجد مدير المشروع أنه من المفيد معرفة مقدار الوقت الذي يحتاجه لتصميم منتج بعينه (عنصر العمل الرئيسي) حتى يتمكن من استخدام البيانات للقيام بتقديرات مماثلة في المستقبل.
في حالات أخرى ، قد يرغب مدير المشروع في معرفة مقدار تكلفة جزء رئيسي من المنتج بعد اكتمال المشروع، لهذا سيتم استخدام هيكل تفصيل أو تجزئة المنتج (PBS). لذلك يستخدم المستوى الثاني لاستخلاص “حقائق فعلية” من المشروع للاستفادة منها في التقديرات المستقبلية.
عند الانتهاء ، يجب على كل عنصر من عناصر هيكل توزيع العمل WBS أن يحتوي كل عنصر واحد من العناصر الأربعة التالية:
• نطاق العمل ، بما في ذلك جميع “المخرجات”.
• تواريخ بداية ونهاية نطاق العمل.
• ميزانية نطاق العمل.
• اسم الشخص المسؤول عن نطاق العمل.
بهذه الطريقة، يمكن لمدير المشروع أن يتعاطى مع مشروع معقد وتحويله إلى أجزاء قابلة للإدارة وقابلة للتخصيص، كما أن استخدام هذه التقنية يمكن أن يساعد في خفض الارتباك بين أعضاء المشروع.
بالإضافة إلى قاعدة الـ 100٪ ، من الأهمية بمكان تجنب التداخل في تعريف النطاق بين عنصرين من هيكل توزيع العمل، يمكن أن يؤدي هذا الغموض إلى ازدواجية العمل أو سوء التواصل حول المسؤولية والصلاحيات، والمحتمل أيضاً أن يؤدي هذا التداخل إلى الارتباك فيما يتعلق بحساب تكاليف المشروع، إذا كانت أسماء عناصر الهيكل ملتبسة ، يمكن للمعنيين استخدام قاموس هيكل توزيع العمل WBS لفهم التمييز بين العناصر.
المصدر: https://project-management.com