خلق ثقافة التركيز والتحسين المستمر يتطلب وجود هدف محدد أو معرفة ما تسعى المنظمة إلى تحقيقه على وجه الدقة.
وهذا يعني أن المنظمة بأسرها يجب أن تفهم مفهوم التميز وتبحث باستمرار عن طرق للقيام بالأشياء بشكل أفضل وبأسلوب أكثر كفاءة، وهو ما يضمن تحقيق مستويات أعلى من الفعالية.
عندما يفهم الجميع هدف التميز، فسيكون هناك تآزر لتحقيق هذا الهدف.
التميز لا يأتي هكذا بنفسه؛ بل نتيجة لممارسات وجهود مقصودة من أجل تحقيقه!
لتحقيق التميز، تحتاج إلى أسلوب منهجي لمبادرات التحسين التي تؤدي إلى تحقيق التغيير الإيجابي في المنظمة.
منهجية التركيز والتحسين المستمر FOCUS-PDCA Methodology
نفهم جميعا أهمية التحسين والتركيز على التميز، وما نحتاجه هو وسيلة يمكننا استخدامها في دعم جهودنا التي نبذلها من أجل التحسين.
ما هي دائرة التركيز والتحسين المستمر FOCUS-PDCA ؟
هي عملية رسمية للتحسين تستخدمها العديد من المنظمات من أجل توجيه جهود التحسين، وتستخدم المنظمات منهجية FOCUS-PDCA لعدة أسباب، منها:
- لأنها سهلة الاستعمال ولا تتطلب الكثير من المعرفة التقنية أو العلمية، فمن السهل تعلمها بسرعة، ومع مرور الوقت والممارسة تزيد المهارات.
- تساعد الجميع على بقاء التركز على جهود التحسين، ويسهم هيكل العملية على التشجيع على التركيز والمساءلة على إنجاز المهام المسندة إليهم.
- تجعل الموظفين (والمتطوعين) ينخرطون في عملية حل المشكلات، هذا النموذج التحسيني يضيف قيمة إلى حكمة وخبرة العاملين (الموظفين أو المتطوعين) في الصفوف الأمامية ويشجع على استخدام خبراتهم.
- توفر خطة وخطوات محددة لإجراء التحسينات اللازمة، وتساعد هذه الخطط على إزالة الإحباطات التي تأتي مع العمل في بيئة تسمح للمشاكل التنظيمية بإملاء العمليات الداخلية بدلا من العكس.
- تستخدم البيانات لطرح الأسئلة ولها أدوات للمساعدة في تحديد الخطوات نحو التحسينات اللازمة.
- تستخدم المنظمات هذه المنهجية لأنها أثبتت جدواها!
إذا ما المقصود FOCUS-PDCA ؟ هي في الواقع اختصار لأسلوب معين لحل المشكلات، وعبارة FOCUS أو التركيز هي اختصار لما يلي:
F (find) = ابحث
O (Organize) = نظّم
C (Clarify) = أوضِح
U (Understand) = افهم
S (Select) = اختر
دعونا الآن نمر على هذه الاختصارات كل على حده، لفهم المقصود منها.
ابحث أو اجتهد من أجل العثور على العملية أو تحديد المشكلة التي تحتاج إلى التحسين، فالمشكلات من السهل جدا تحديدها، فقط عليك التفكير في الشكاوى المزمنة التي تقف عليها أو ببساطة تلك الأشياء التي تسبب لك الإحباط في العمل، تلك الأشياء التي تؤثر على عملاء المنظمة (الأعضاء والمتطوعين والموظفين) أو العمليات الداخلية التي تسهم في تعقيد الأمور وتجعل من الصعب القيام بالأشياء كما ينبغي.
على سبيل المثال، إذا كان المتطوعون الجدد يعبرون باستمرار عن الإحباط نتيجة لطول الوقت الذي تستغرقه عملية قبول واعتماد المتطوعين، فقد يكون من المناسب العمل على تبسيط هذه العملية.
نظِّم أو قم بتشكيل فريق العمل الذي يفهم في معالجة المشكلة، ويتكون الفريق من أشخاص يعرفون العملية بشكل جيد ويمكنهم الحديث عن الأساليب الناجعة وما يحتاج إلى تغيير. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحسين عملية طلب (الموظفين أو المتطوعين)، تحتاج إلى فريق يضم الأشخاص الذين يديرون العملية وكذلك الأشخاص الذين يعانون من العملية – أي الجدد.
وضِّح المعرفة. توضيح معرفة العملية من شأنه أن يساعد على ضمان التوصل إلى اتفاق بشأن المسائل الحقيقية، فكل شخص يمر بالعملية أو يختبر المشكلة يرى الأشياء من وجهة نظر مختلفة قليلا مما يجعل من المهم توضيح المعرفة من كل منظور.
افهم تباينات العملية. هناك اختلافات في كل عملية، ويكمن المحك الأساسي في اكتشاف ما يسبب الاختلافات حتى تتمكن من تقليل التباينات الشديدة. وعلى سبيل المثال، فكر في المدة التي تستغرقها للوصول إلى العمل وأنت تقود السيارة. هناك متوسط لوقت الوصول إلى العمل يتم احتسابه باستخدام الأوقات الفعلية التي تستغرقها المسافة إلى العمل كل يوم.
دعنا نقول أن الوقت الي تحتاجه للوصول إلى العمل يتراوح بين 16 و 24 دقيقة، مع مراعاة حركة المرور والظروف الجوية. في هذه الحالة، سيكون متوسط الوقت اللازم للوصول إلى العمل بالنسبة لك هو 20 دقيقة وأي اختلاف بأربع دقائق بين الزيادة أو النقصان من أي من الجانبين سيكون كبيراً. فاليوم الذي تتساقط فيه الثلوج (الأمطار) قد يكون الوقت الزائد كبيرا جداً، لكنه لا يزال غير مألوف لأنه حدث غير عادي (ولا يتكرر يوميا).
في مثال عملية أي طلب، لفهم التغييرات في العملية، تحتاج إلى جمع بعض البيانات الأساسية (القَبْلية) حتى تتمكن من تتبع طول الفترة الزمنية التي يستغرقها معالجة الطلب. وهذا ينطوي على جمع البيانات بدءا من تاريخ استلام الطلب إلى التاريخ الذي يحصل فيه على الطلب وجدول زمني لممارسة العمل. قم باستخدام هذه البيانات الأساسية لاحقا كمقياس لمعرفة ما إذا كانت التحسينات قد أدت إلى تغيير إيجابي أم لا.
اختر حلا للاختبار. اطلب من الفريق تحديد الحل الذي تريد اختباره وحدد هدفاً للتحسين.
على سبيل المثال، قد يؤدي تبسيط وقت عملية تقديم الطلبات إلى تحقيق هدف الفريق الذي يقلل من الوقت اللازم لمعالجة الطلبات من ستة أسابيع إلى سبعة أيام. وهذا يعطي الفريق هدف محددة يعملون من أجل تحقيقه.
وأما اختصارات PDCA، فهي على النحو التالي:
P (Plan) = خطط
D (Do) = نفذ
C (Check) = تحقق
A (Act) = تصرف
R (Repeat) = كرر
بعد أن يتكون لديك فهم لطبيعة المشكلة، قم بتحديد الحل، ومن ثم اتباع الخطوات التالية:
خطط وضع تصوراً لجهود التحسين. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء خطة عمل لأعضاء الفريق ليقوموا بتنفيذها. يتطلب وضع خطة العمل تحديد جميع الخطوات التكتيكية الضرورية، وتحديد المساءلة أو المسؤولية عن كل خطوة، ووضع جدول زمني للانتهاء. وثيقة خطة العمل هذه هي ما تستخدمه لقياس التقدم في سير العمل وإخضاع أعضاء الفريق للمساءلة عن تحقيق الأهداف.
نفِّذ الخطة. ويمكنك إجراء ذلك من خلال إكمال الخطوات الواردة في خطة العمل ومساءلة الأشخاص عن الخطوات والمواعيد الزمنية المحددة. هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في عملية التحسين بأكملها. إذا لم يحرص الناس على التقيد بمرحلة التنفيذ، فلن تعدوا الخطة أن تكون مجرد حبر على ورق.
تحقق من النتائج التي توصلت إليها لمعرفة ما إذا كانت جهود التحسين قد أحدث فرقاً بالفعل. في مثال عملية التوظيف، من المهم أن تظهر البيانات الأساسية طول الفترة الزمنية الفعلية للعملية قبل جهود التحسين كمقياس لرصد التقدم الذي يتم إحرازه. ثم من بعد ذلك جمع نفس البيانات بعد التحسينات، ومقارنة البيانات قبل وبعد العملية لتحديد ما إذا كانت الجهود قد أسفرت عن الهدف أو من تحسين الجهود.
وأخيرا، ستتصرف بناء على تلك النتائج. فإذا نجحت التحسينات، قم بوضع الخطة، وتدريب الموظفين الذين يعملون في هذه العملية، ثم استمر في المتابعة.
في عملية طلب المتعاونين، قم بمراجعة وتحديث السياسة المتبعة في معالجة الطلبات الجديدة، وقم بتدريب العاملين على العملية الجديدة، وقم بتوصيل التوقعات الجديدة للأوقات اللازمة لمعالجة هذه الطلبات. وبمجرد تدريب أولئك الذين يعملون في هذه العملية، وقم بمراقبة كيفية عمل هذه العملية وساعد على تحسين الأداء.
إذا لم تنجح جهود التحسين، كرر هذه العملية مرة أخرى. والتكرار هو من أجل الوقوف على كيفية نجاح عملية التحسين المستمر!
المصدر : ResearchGate