حتى البيانات تحتاج إلى عقلية خضراء

  • — السبت سبتمبر 06, 2014

الكاتب: ديف غوردون*

تحدثت كيت بارسون، إحدى كبار المدراء  EMC عن نظام تفعيل ومساندة المشاريع (Project Propel)، وهو النظام الذي جاء بديلا لنظام ناجح لتخطيط موارد المؤسسات ERP الذي استمر لعقدين. غير أن الجزء الذي استحوذ على اهتمامي هو عبارتها التي قالت فيها أنه في بداية عام 2012 اضطروا إلى حذف جداول في قاعدة البيانات الخاصة بهم، لأنهم واجهوا مشكلة في حد العدد الصحيح (integer limit). حيث تراكمت لديهم الكثير من السجلات وحتى نظام أوراكل لا يمكنه التعامل معها.

لقد اصبح صحيحا أن مزود حلول تخزين البيانات الضخمة EMC ، لا يمكنه التعامل مع الحجم الهائل من سجلات البيانات المتراكمة لديهم.

لقد عملت مجال نقل بيانات العملاء من مسير الرواتب القديم للموارد البشرية، كي يستفيدوا من حلول الإدارة المتاحة في سحابة المعلومات، وأيضا هناك جزءا كبيرا من المشاريع تنقل بيناتها من الحلول القديمة إلى حلول جديدة، ودائماً ننصح العملاء بنقل السجلات “الحالية” فقط، بدلا من محاولة تحميلها كلها. ومع أنك قد تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات تاريخ فترة بعينها، فأنه لا داعي لأن تبقى مختلطة مع السجلات الحالية، في نظام السجلات. حيث يمكن تخزينها في قواعد البيانات غير المباشرة off-line databases، مع وصول محدد، أو من خلال التقارير، على الورق أو PDF، أو أي طريقة أخرى.

وأيا كان النهج الذي ستتبعه، ففي نقطة معينة ستكون هذه السجلات قد أصبح من الضروري تدميرها، وذلك وفقا لسياسة حفظ السجلات في منظمتك للحصول على هذا النوع من البيانات.

نحن بحاجة إلى تبني عقلية “خضراء” لسجلات البيانات، ويجب أن نجعل التخلص السليم من السجلات القديمة أمراً مفيدا بقدر ما هو جزء من تصميم النظام والصيانة، والتعافي من الكوارث.

تأكد دائما ًمن أنك تملك خطة لنقل السجلات من قواعد البيانات المتصلة بالإنترنت إلى وسيلة تخزين جيدة في فترة محددة، وتأكد أيضاً من أنك تملك القدرة على تخليصهم من التخزين، ومن الفضل أن يكون هذا كجزء من عمليات التقويم السنوي.

في معظم أنحاء العالم، تكون عملية حفظ السجلات مقيده ببعض التشريعات التي تهدف إلى الحفاظ على الخصوصية، أو على الحق في التقاضي. وبالتالي، قد تحتاج إلى الاحتفاظ ببعض السجلات القديمة التي قد تحتاجها، وذلك في إطار قانوني معين.

إن بعض أنواع السجلات قد تكون خاضعة لتحليل موجز كفئة أو مجموعة. ولهذا السبب يجب على مستشارك القانوني أن يراجع سياستك في حفظ السجلات، وذلك للتأكد من أنك تحتفظ بالسجلات متى ما كانت ضرورية بالنسبة لك، وليس أكثر من ذلك. وعليه فإن اختيار مجموعة أدوات التخزين السليم للسجلات التاريخية يجب أن تأخذ في الاعتبار الحاجة المحتملة لهذه السجلات في الحالات الطارئة.

ومن المهم القول أن الإدارة السليمة لسجلات بيانات المنظمة يتطلب عقلية متمكنة، ومثلما هناك خطة لغتلاف محركات الأقراص الصلبة القديمة، يجب أن يكون لديك خطة لإدارة عملية إتلاف سجلات البيانات القديمة، لإنه في مرحلة ما، ستصبح عملية التخلص من البيانات وعبء قانوني وفني، أو إداري على المنظمة

بإختصار : تعرف على المخاطر أولا، ثم تعامل معها بناء على ذلك.

*ديف جوردون مدير مشروع، يتمتع بخبرة تتحاوزت العشرين عاما في تنفيذ سياسات إدارة رأس المال وأنظمة مسيرات الرواتب وحلول تخطيط موارد المؤسسات القائمة على أماكن العمل.

المصدر: www.pmhut.com