(الجزء السابع والأخير)
تحدثنا سابقا عن ستة ضوابط من الضوابط الإدارية السبعة القابلة للتعلُّم وهي : التخطيط والتنظيم وقياس الأداء والتنفيذ والمتابعة وتقديم التقارير في الوقت الصحيح، وفي هذا المقال سنفصِّل آخر هذة الضوابط وهو ضابط حل المشكلات :
الضابط السابع : حل المشكلات
حل المشكلات ليس بالعملية السهلة كما يعتقد الكثيرون. إن التحديات الكامنة والمتأصلة في كفاءة حل المشكلات هي أولاً معرفة المشكلة حال ظهورها، وبعدها تحديد ماهية المشكلة.
الصعوبة في معرفة وتحديد المشكلات يمكن تشبيهها بالمستنقع، فتحت المياه العكرة للمستنقع ترقد العوائق المخفية والخطرة. إنه بمثابة ملاذ «آمن» للطفيليات والمفترسات التي تستغل الفرصة بأنها غير مرئية وغير مكبلة.
حتى تحل الإدارة المشكلات بكفاءة عليها في البدء أن تعرف وتحدِّد هذه المشكلات، وحتى تفعل ذلك عليها أن تُجفف ذلك المستنقع. إن الممارسة المنهجية للضوابط الإدارية القابلة للتعلم كفيلة بتجفيف ذلك المستنقع. إنها تمنح الإدارة القدرة على حل المشكلات، وتمكِّنها من جعل الأمور في نصابها الصحيح. بعد كل شيء فإن حل المشكلات هو ما تقوم به الإدارة الفاعلة، وذلك لتعزيز كفاءتها وضمان نجاحها. إن كفاءة حل المشكلات تشمل خمس ممارسات جوهرية هي:
- معرفة وتحديد وفهم المشكلة.
- تحديد ما إذا كانت المشكلة تستحق البحث عن حل لها أم لا.
- تحديد أي الحلول يجب تبنيها.
- اتخاذ الإجراءات المناسبة لحل المشكلة.
- مراقبة ما إذا كانت المشكلة قد حُلت أم لا.
عن طريق الاستمرار في طرح السؤال: لماذا ظهرت المشكلة؟ يحصل المدير على فهم أعمق لها، وحالما يتم هذا الفهم تكون الإدارة جاهزة لتحديد ما إذا كانت المشكلة تستحق حلها أم لا.
ليست كل المشكلات تسحق أن نبحث لها عن حلول، برغم أن هذا قد يثير الاستغراب؛ لكن من المفارقات أن هناك حلولاً لمشكلات تكلف أكثر من المشكلة نفسها، وهناك حلول مزعجة أكثر من المشكلة نفسها. ولذلك يجب أن تحدِّد الإدارة ما إذا كانت تكلفة المشكلة ونواتجها مقنعة بما فيه الكفاية للبدء في إيجاد حل لها أم لا.
بعد التأكد من أن المشكلة تستحق أن نجد لها حلاً؛ على الإدارة عندها أن تعمل للوصول إلى حل جدير بالتنفيذ. في العادة يظهر أكثر من حل للمشكلة الواحدة، لذا يجب التدقيق لتحديد أيهما أنسب. ويتكون اتخاذ الإجراءات المناسبة لحل المشكلة من ست مراحل رئيسة:
- التحديد الواضح للإجراءات التي يجب اتخاذها.
- قياس الإجراءات.
- ترجمة الإجراءات إلى خطوات قابلة للتنفيذ.
- تحديد خطوات التنفيذ.
- وضع موعد نهائي معين لتنفيذ تلك الخطوات.
- متابعة المواعيد النهائية لضمان إنجازها وقت الاستحقاق.
إن التأكد من أن المشكلة قد حُلت يتطلب أيضاً المراقبة لضمان اتخاذ الإجراء الصحيح والمناسب، وفي بعض الأحيان تظهر نتائج غير مقصودة، وفي أحيان أخرى يكلف الحل أكثر مما هو متوقع، وأحياناً قد لا ينجح الحل الذي تم اعتماده، ولذلك ومن خلال المراقبة المستمرة تتم ملاحظة هذه النتائج المحتملة ومعالجتها.
حل المشكلات هو من أهم الضوابط الإدارية القابلة للتعلم، وممارسته تُكمِّل بقية الضوابط عن طريق منع حدوث الأشياء الخاطئة، إنه يُكمِّل هذه الضوابط بجعل الأمور في نصابها الصحيح، ومن خلال قيامه بهذا الدور فهو ينجز أهداف الإدارة ويضمن نجاحها.
وفي الختام فعند ممارسة الضوابط الإدارية السبعة القابلة للتعلم (التخطيط والتنظيم وقياس الأداء والتنفيذ والمتابعة وتقديم التقارير في الوقت الصحيح وحل المشكلات) بصورة منفردة أو بشكل جماعي؛ فإنها ـ أي هذه الضوابط ـ تشكل نظاما إدارياً متماسكاً تستطيع أن تُحدث تحوِّلاً في فريق الإدارة ليصبح فريقاً «مواظباً» على جعل الأمور في نصابها الصحيح، وهي سر الفعالية الإدارية والنجاح للمدير.
رابط جميع الضوابط الإدارية السبعة التي يجب أن يتعلمها “المدير”