كيف تكون مدير مكتب أكثر فعالية ؟

تطوير الذات عملية قد تكون مكلفة وربما يستغرق وقتا طويلا، لكن مدير المكتب، عندما يصبح أكثر فعالية يساعدك في أن جعل عملك أسهل ويرفع قدرك.

مديري المكاتب عليهم أن يكونون خبراء من ذوي المهام المتعددة، فإذا كنت تقوم بأكثر من أربعة أشياء في وقت واحد، قد يكون هذا غير كاف، ومعرفتك بالمكتب لا تضاهى – حيث أنك تعرف بالضبط من الذي تطلبه ومتى، بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تتمتع بحاسة سادسة تساعدك في التعرف على مشكلات المكتب. وبعبارة أخرى، أنت شخص لا غنى عنه من الناحية العملية، فما هو السر الذي يجعل منك شخصاً بهذه الأهمية؟

ربما أنت شخص منظم ومتفهم (إلى حد ما)، ومحاورا جيدا، وتنظر دائما إلى الصورة الأكبر، ومع ذلك، يسعى مديري المكاتب كغيرهم من باقي الموظفين جاهدين للبحث عن الطرق التي تساعدهم لكي يصبحوا أكثر فعالية، وإليك بعض النصائح الهامة التي تساعدك في هذا الخصوص:

صقل مهاراتك في الاتصال الشفهي

معرفتك بكيفية التحدث مع الناس مسألة في غاية الأهمية بالنسبة لك كمدير للمكتب، وأنت في كثير من الحالات، تعتبر شخصية مرجعية، يقصده الناس، ولذلك، من الأهمية أن تكون مستمعاً جيداً.

أنت أيضا الشخص المسؤول عن التأكد من أن المهام قد إنجزت بالشكل المطلوب، كما أن معرفتك بكيفية طرح الأسئلة ومن ثم الحصول على الإجابات تساعدك أيضا في أن تصبح أكثر فعالية، وعلى سبيل المثال، إذا كنت لا تفهم الكيفية التي تتم بها المهمة فعليك أن تبحث عن التوضيحات، لست مضطراً بالضرورة أن تعترف بأن لم تفهم شيئا بعينه، ولكن ببساطة أطلب التوضيح، وبالمثل، إذا اكتشفت أن الناس لا يفهمون التعليمات التي تصدرها، فاسأل نفسك إن كنت بحاجة إلى أن تكون أكثر وضوحا في طريقة تواصلك معهم.

لا تهمل المهارات الخاصة بالبريد الإلكتروني

ذلك لأن رسائل البريد الإلكتروني غالبا ما تعاني من كثرة الأخطاء اللغوية والإملائية وفي علامات الترقيم، ولا يعني هذا بطبيعة الحال أن تواصلك عبر الكتابة يجب أن يكون احترافيا تماماً، ولكن معرفة ما يكتب وكيفية القيام بذلك هو جزء من مهمتك.

تحتاج أيضا لأن تكون على دراية ومعرفة مسبقة من القراءة، هل الذين تتعامل يميلون إلى قراءة بريدك الإلكتروني كاملاً، أم أنهم سيتوقفون عن القراءة بعد أول سطرين؟ ولهذا السبب الأخير، يجب عليك تضمين رسالتك أهم المعلومات المتوفرة لديك، وتذكر دائما أنك عندما تكتب أي شيء فسيراه الناس جميعاً، فكن حساساً بشكل خاص في رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات التي تكتبها عند إبلاغ الموظفين عن نعليمات جديدة، وعن تغيير السياسات، أو عند كتابة أي تقرير.

ايضاً كن حريصاً على أن لا تحابي أحداً أو تتسبب في إهانة أحد، وتأكد من أن العنوان يحمل ما يكفي من المدلولات والمعلومات لتشجيع المتلقي على القراءة، والشيء الأهم: أعد قراءة رسالتك الإلكترونية قبل الضغط على زر الإرسال، زلا تقلل أبداً من أهمية وقوة سوء التفسير، وتخيل الارتباك والمشاعر السيئة التي يمكن أن تنشأ لو أنك قمت بكتابة “قمت بإعادة إرسال الرسالة” وتعني بذلك أنك أرسلت التقرير مرة أخرى لأنك غضبت من شيء ربما قيل في وقت سابق، فلابد أن تعرف بوضوح أين يمكنك إدراج الواصلة (إعادة إرسال) ومتى يجب عليك ببساطة التقاط الهاتف أو الوقوف أمام مكتب شخص ما للتحدث معه وجها لوجه.

استشر زملاؤك الداخليين

تذكر دائما أن مهمتك الأساسية هي ضمان سير العمل في المكتب بشكل فعال، الانخراط في اتصالات منتظمة مع زملاءك في العمل يمكن أن يساعدك في تجنب المشاكل المزعجة.

تعامل مع العملاء الذين يعملون معك على أنهم من أصدقائك المفضلين

من مصلحتك أن تقوم ببناء واستدامة علاقة قوية لتبادل المنافع مع العملاء والموردين الذين تتعامل معهم، ومن الجميل دائماً أن تبني علاقة جيدة مع الجهات التي تساعد منظمتك على القيام بعملها بشكل سلس، ومثلما تتوقع منهم الولاء، يجب عليك أيضا إظهار الالتزام بالعلاقة معهم. ومن ناحية أخرى، من المهم أيضا الحفاظ على توقعات عالية (ولكن عادلة)، حاول أن تفعل الاثنين معاً، وحينئذ ربما تنعم بمعدل أعلى من المتوسط من الخدمة الممتازة.

احرص على أن يكون موقفك إيجابياً

هذا أمر واضح جدا، ومع ذلك، ننسى أحيانا كيف أن الابتسامة أو الملاحظة الذكية يمكن أن تنزع فتيل موقف متأزم تماماً.

استخدام الدعابة في مكان العمل، والابتسام، واتخاذ الموقف الإيجابي كلما كان ذلك ممكنا، كلها استراتيجيات جيدة للتغلب على مجموعة متنوعة من الحالات التي تمر بها في العمل.

كمدير للمكتب، لديك فرصة هائلة لضبط إيقاع العمل، وإذا كان بمقدور الناس الاعتماد على كفاءتك المهنية، فسيكونون أقل شعوراً بالقلق وأكثر التزاما بالمساهمة في خلق بيئة عمل إيجابية.

المصدر: https://www.allbusiness.com