تطوير وتنفيذ واستخدام مقاييس الأداء يتطلب التزامًا من جانب مسؤولي البلدية المنتخبين وموظفي البلدية. وبمجرد تحقيق هذا الالتزام، يمكن للبلديات أن تجني الفوائد التي تترتب علي قياس الأداء.
أولاً، يمكن لقياس الأداء أن يساعد السلطات البلدية في تحديد الأولويات ذات الفعالية، كما يمكن تحديد أولويات الأنشطة وتخصيص الموارد (بما في ذلك وقت واهتمام المدراء) وفقًا للمساهمات التي يقدمونها لتلبية احتياجات المستفيدين وتوقعاتهم.
ثانياً، قياس الأداء يمكن أن يساهم في تغيير النظرة الكلية للبلدية، حيث تصبح النتائج هي محور التركيز الأساسي، بدلاً من الأنشطة التي تم القيام بها في الماضي. كما يمكن تغيير تقديم الخدمات أو ضبطها بانتظام للاستجابة للاحتياجات الحالية للسكان، حيث أن التركيز على احتياجات المستفيد يؤدي إلى زيادة اعتماد المؤسسات على التعاون والشراكة.
ثالثا، قياس الأداء يشجع على الابتكار. فالتركيز الأساسي للمديرين ليس على الكيفية التي يتم اتباعها لإنجاز المهمة ولكن على ما يتم تحقيقه. وهذا يطلق يد المديرين لإدارة الموظفين وتحفيزهم على تطوير أو تجربة أفكار جديدة، يمكن أن تحقق الأهداف المعلنة.
رابعًا، تحسين المساءلة أمام المجلس والإدارة العليا ودافعي الضرائب لأنه يمكن إخبار أصحاب المصلحة بإنجازات مجال الخدمة بإيجاز. وبالتالي، يتمتع مسؤولي البلديات بقدرة أفضل على اتخاذ القرارات السديدة. وعلى نفس المنوال ، يتيح قياس الأداء للمديرين تفويض السلطة بثقة أكبر، لأن توقعاتهم محددة بوضوح ولديهم طريقة لمراجعة الأداء الفعلي. وفوق هذا وذاك، يمكن للجمهور أن يفهم بشكل أفضل كيف يتم إنفاق أموال دافعي الضرائب.
يساعد قياس الأداء على تحسين أداء البلدية في تقديم الخدمات المحلية. فهو يساعد على تحديد الأهداف ويسمح بمراقبة تلك الأهداف بفعالية. كما يمكن تنبيه المديرين إلى الأوضاع التي يجب تحسينها أو التي يمكن تطبيقها بواسطة أجزاء أخرى من البلدية. تحدث التحسينات في الأداء غالبًا عن طريق تحديد أهداف واضحة للأداء وقابلة للقياس.
ربط مقاييس الأداء بإعداد الموازنة
ربط قياس الأداء بإعداد الموازنة هو مفهوم بات ينتشر بشكل متزايد. حيث تتطلب عملية الموازنة تحديد أولويات الإنفاق وغالبًا ما ترتبط بالأهداف الاستراتيجية المحددة في عملية التخطيط الاستراتيجي. ويشارك الموظفون والمجلس والمواطنون في عملية وضع الميزانية.
الموازنة التقليدية تتضمن تقييم الأداء من خلال مقارنة النتائج الفعلية المدرجة في الميزانية. المراقبة عملية مستمرة، ويقوم الموظفون بتفحص الفروق بين النتائج المدرجة في الميزانية والنتائج الفعلية. قياس الأداء يمكن أن يهيئ طريقة إضافية للتقييم مع التركيز على النتائج. وتقوم مقاييس الكفاءة بشكل عام بحساب التكلفة لكل وحدة، بينما تقوم مقاييس الفعالية بدراسة التقدم الذي يتم احرازه نحو تحقيق الأهداف غير النقدية. كلا النوعين من التدابير مكملة لبعضها البعض. كما يمكن للموظفين فحص نتائج قياس الأداء، والنظر في الاتجاهات ومقارنة النتائج مع تلك الخاصة بالبلديات المماثلة. * هذا يضيف بُعدًا آخر إلى السيطرة ويساعد صناع القرار على تقييم ما إذا كان ينبغي إعادة موازنة الموارد.
هناك طريقة أخرى تحظى باهتمام المديرين وهي إعداد الموازنة بناء على مستوى الأداء. وهذا نظام للتخطيط وإعداد الموازنة والتقييم يركز على العلاقة بين أهداف الميزانية وقياس الأداء. إعداد ميزانية الأداء تؤكد على المرونة. حيث يتم استبدال ميزانية البنود التقليدية بميزانية موجهة للنشاط. تتمتع الإدارات بالمرونة لتحديد كيفية إنفاق مخصصاتها. على سبيل المثال، قد يتم إعادة تخصيص الأموال المخصصة أصلاً للسفر لتغطية النفقات الأخرى. هذا يمنح المديرين المرونة لمعالجة المواقف المتغيرة وضبط أسلوب عملهم لتحقيق أهداف الأداء.
إعداد التكلفة المستند إلى النشاط (ABC) يعد جزءًا رئيسيًا من الموازنة القائمة على الأداء. ومن الميزات الهامة لعملية إعداد التكلفة المستند إلى النشاط (ABC) هي الطريقة التي يتم من خلالها تخصيص التكاليف غير المباشرة. يتم تخصيص التكاليف غير المباشرة على أساس استهلاك الخدمات المختارة. ويقاس استهلاك الخدمة بالوحدات المتعلقة بتسليم الخدمة. فعلى سبيل المثال ، يمكن استخدام عدد مرات الظهور لقياس استهلاك خدمات الطباعة والنسخ. تقدير التكاليف على أساس النشاط يصنف النفقات حسب الأنشطة بدلاً من فئات وجوه النفقات ، مثل الرواتب والمواد.
طريقة تخصيص التكاليف غير المباشرة التي تم تطويرها من أجل “عائد المعلومات المالية” The Financial Information Return (FIR) بواسطة مبادرة وضع معايير المقارنة المرجعية لكبار الموظفين الإداريين ببلدية أونتاريو Municipal CAOs Benchmarking Initiative (OMBI) للبلديات الكبيرة ، تقوم بالجمع بين مفهوم إعداد التكلفة المستند إلى النشاط (ABC) لتخصيص التكاليف غير المباشرة مع فئات التقارير المستخدمة في عائد المعلومات المالية FIR (انظر الجزء الأول من التقرير- التكاليف غير المباشرة – الصفحة 13). هذه الطريقة تقيس استهلاك مجموعة مختارة من الخدمات من جميع المجالات الوظيفية. ومن ثم يتم تعيين التكاليف غير المباشرة في المجالات الوظيفية بناءً على استهلاك الخدمات. المجالات الوظيفية تمثل مجالات تقديم الخدمات مثل مكافحة الحرائق والطرق والمياه.
الأسلوب التقليدي لوضع الميزانية، وأسلوب وضع الميزانية الذي يعتمد على الأداء كلاهما يركز على رصد النتائج وتقييمها. وغالبًا ما يستخدم الأسلوب التقليدي لوضع الميزانية مقاييس الأداء ، بينما تعد مقاييس الأداء جزءًا لا يتجزأ من أسلوب وضع الميزانية الذي يعتمد على الأداء. وفي كلا الطريقتين، يجب على المديرين مراقبة الأداء بشكل مستمر وتقييم التقدم الذي يتم إحرازه في تحقيق الأولويات في الحكومة البلدية. والهدف من كل ذلك هو أن تكون السلطات البلدية مسؤولة أمام الجمهور وتقوم باستخدام الموارد العامة بحكمة، ويجب أن تكون الإدارة والمجلس على استعداد للرد على السؤال عن الكيفية التي أسهمت بها جهودهما في تحسين جودة الخدمات المقدمة للمواطنين على مدار العام.
المصدر: Municipal Performance Measurement Program