الكاتب: ميشيل سيموندس*
قد يأتي الوقت الذي تواجه فيه السؤال التالي: “هل نحن حقا في حاجة إلى مكتب لإدارة المشاريع؟”، وكمدير مشروع مدرب تدريبا جيدا يجب أن تكون قادر على الإجابة بثقة على السؤال. هناك أسباب تجعل مكتب إدارة المشاريع ضروري للغاية وأمر لا غنى عنه لنجاح المشروعات. وفيما يلي 10 أسباب تجعل من مكتب إدارة المشاريع أمر لابد منه:
1. التعلم
عندما يصل أي مشروع الى نهايته، يقوم المكتب باستعراض جميع المراحل مختلفة للمشروع ومدى نجاح كل مرحلة منها، وتحليل عناصر المشروع ومراجعتها تساعد المدير على تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وكذلك التعرف على العمليات الناجحة في المشروع الحالي والتي يمكن الإستفادة منها في المشاريع المستقبلية. فجميع الدروس المستفادة، سلبية كانت أو إيجابية، يتم توثيقها لتصبح مرجعا يستفيد منه العمل في المستقبل.
2. الإعداد
بعض الاضطرابات التي قد تصاحب المشروعات يمكن أن تتحول إلى مشكلات في كثير من الأحيان، ويقوم مدراء المشاريع بدمج إدارة للمخاطر فعالة ضمن إطار مكتب إدارة المشاريع، وبالتالي، تصبح أي مشكلة محتملة يمكن معالجتها باتباع استراتيجيات إدارة المخاطر.
3. الاستكشاف
يمكن وضع بعض الافتراضات حول العملية المتوقع وإطار العمل المستخدم المشروعات. ومكتب إدارة المشاريع الممتازة ستقوم باستكشاف احتياجات وتوقعات العملاء والقيود والمعلومات المحتملة التي تم التعرف على مصدرها والمعلومات التي يجب معرفة مصادرها. والعمل وفقاً لفكرة أن الافتراضات لا يجب أبدا أن تقود المشروع، وهو المفتاح لضمان نجاح المشروع.
4. التواصل
يعد التواصل عنصر أساسي للسيطرة على المشروعات، مما يتيح لأصحاب المصلحة الفرصة ليبقوا على علم بجميع التطورات، والمشكلات والنجاحات. ومكتب إدارة المشاريع أمر مهم للغاية في وضع خطة للتواصل مما يساعد على خلق حوار مفتوح وفرص لمعالجة أي مشكلة فور حدوثها.
5. عملية
باستخدام المعرفة من الدورات التدريبية حول الجودة في إدارة المشاريع، والخبرة السابقة، والبرمجيات والإطار القوي لمكتب إدارة المشاريع، يمكن لمدير المشروع إنشاء عملية من شأنها أن تقلل من أية أخطاء محتملة، ويدير هذه الأخطاء في حال حدوثها ويقود المشروع إلى مراحله النهائية بنجاح، وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المرصودة.
6. المسار الحرج
ينطوي كل مشروع على سلسلة من المهام، وكل مهمه من هذه المهام لها تحديات خاصة ومشكلات محتملة. وعلى مدير المشروع تحديد المسار الحرج لهذه المهام، بحيث يضعها في الترتيب الأمثل، والذي من شأنه أن يؤدي إلى إكمال العملية بنجاح.
7. المبرر
المدير الجيد للمشروع يمكن أن يستفيد من المرحلة الابتدائية للمشروع، وذلك جمع كل المعلومات المتاحة لخلق حالة معينة. وستقوم هذه الحالة بإيجاد مبررات عمل يمكن توفيقها لملاءمة ظروف الكثير من المعنين.
8. قيادة الفريق
القيادة من المهارات الأساسية لمدير أي مشروع، ولذك حتى يتمكن من دفع أعضاء الفريق إلى التركيز على الصورة الكبرى، ينبغي على مدير المشروع قيادة فريقه لتحقيق النجاح، وذلك من خلال قضاء الوقت الكافي في التنظيم والتركيز على المشروع وأعضاء فريقه، والتأكد من أن كل عنصر من عناصر العملية قد تم التخطيط له وتوثيقه وإنهائه في الوقت المحدد.
9. التسليم
مدير المشروع يركز على الجدول الزمني وميزانية المشروع، لضمان تحقيق نتائج ناجحة. هذا أمر أساسي جداً ويفسر مدى أهمية مدير المشروع بالنسبة لأي مشروع ، لضمان الأداء الأمثل وإنهاء المشروع بنجاح.
10. التغييرات الإدارية
إدارة المشروعات الفعالة تعني أن تكون واعياً ومدركاً لنطاق التغييرات الصغيرة التي يمكن أن تحول اي مشروع إلى اتجاه محفوف بالمخاطر. والوعي بهذه “الأمور يعني أن المدير يعرف كيفية تحديد المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع وضبط العملية وفقا لذلك حتى يتم تلبية التوقعات الأولية ومواجهة المخاطر المحتملة باستراتيجية محددة.
*ميشيل سيموندس هو مدير مشروع PRINCE2 ويتمتع بكفاءة عالية، ويعتقد أن التدريب المناسب لمكتب إدارة المشاريع يمكن تحويل مدير المشروع من جيد الى مدير مشروع عظيم، وهذا من أهم مقومات النجاح لأي مشروع.
المصدر: www.pmhut.com