الكاتب: هاري هول
لو قمت باستطلاع آراء الأشخاص الذين شاركوا في إدارة المشاريع حول أهمية إدارة المخاطر لتحقيق أهداف المشروع، فإن نسبة عالية من المشاركين سيقولون إن إدارة المخاطر مهمة أو مهمة جدا. لقد اطلعت على نتائج أحد استطلاعات الرأي حيث إن90٪ من المشاركين كانوا يعتقدون أن إدارة المخاطر مهمة.
إذاً لماذا لا يستخدم أو يدعم استخدام إدارة المخاطر إلا القليلين ؟
هناك كثيرين لديهم تجربة سيئة. فمديرو المشاريع كانوا يمارسون إدارة المخاطر بشكل سيئ للغاية. دعونا ننظر إلى الأسباب المتعددة التي جعلت من إدارة مخاطر بالمشروع معدومة الفائدة، ثم ما الذي يجب علينا فعله حتى نحصل على نتائج أفضل من خلال إدارة المخاطر في المشروعات.
- عدم القدرة على اتباع القدوة في القيادة.
حتى تتمكن المنظمات من أن تستفيد من إدارة المخاطر؛ فعلى القيادات بما في ذلك الجهات الراعية ومديرو المشاريع عليهم أن يتبعوا أقوالهم بأفعال؛ فالناس بطبيعتهم يقاومون التغيير، وما لم يكن هناك قدوة أو مثال يحتذى به ممن هم في السلطة؛ فسيلجؤون لاغتنام الفرصة والعودة إلى تصرفاتهم السابقة. فالذي يجب أن نفعله؟ أن نكون قدوة ومثالاً يحتذى به.
- الفشل في التركيز على المخاطر المهمة.
بعض مديري المشاريع يبدؤون برامجهم ومشاريعهم متساهلين، يتساهلون في تبني عمليات تحديد المخاطر، وهو ما يؤدي إلى تراكم كمية هائلة من المخاطر. ومع ذلك لا أحد يعرف أي المخاطر أكثر أهمية من غيرها … إذا لم يكن هناك تقويم وترتيب للمخاطر حسب الأولوية أو الأهمية، فسيصبح العاملين من مغلوبين على أمرهم ولا يمكنهم القيام بأي عمل. فتأكد دائماً من تقويم المخاطر وترتيبها حسب الأولوية.
- الفشل في تحديد الحجم الحقيقي لإدارة المخاطر.
بعض مديري المشاريع يقومون بنقل (تقليد) خطة إدارة المخاطر من مدير مشروع آخر مع إجراء تغييرات طفيفة عليها، وأحيانا قد تحتاج الخطة إلى معالجة كبيرة جدا أو طفيفة جدا، وقد تفشل في مساعدة الفريق على تحقيق أهدافه. لذا يجب التأكد من أن خطة إدارة المخاطر تناسب المشروع الذي تديره.
- الفشل في تطوير بعض الممارسات الخاصة بإدارة المخاطر.
بعض المنظمات تقوم بتحديد و تقويم المخاطر، ولكنها تفشل في مواصلة العملية، فيجب على فرق العمل إعادة تقويم المخاطر بشكل دوري وضبط خطط الاستجابة من أجل إدارة المخاطر بشكل فعال في ظل بيئة متغيرة.
- عدم القدرة على تحديد المخاطر في وقت مبكر.
بعض مديري المشاريع لا يمارسون إدارة المخاطر، بل ينتظرون حتى تخرج الأمور عن نطاق السيطرة ثم يبدؤون بإدارتها. في البرامج والمشاريع الجديدة قم بتحديد و تقويم المخاطر في وقت مبكر من المشروع.
- عدم إشراك أصحاب المصلحة والاهتمام الكبير.
أصحاب المصلحة الأقوياء لديهم طريقة للظهور في وقت متأخر، ثم يقومون بتوجيه مسار الأمور. هؤلاء ليست لديهم نوايا سيئة؛ لكنهم ببساطة لم يكونوا على علم بالاستراتيجيات والعمليات الجديدة والمشاريع. وبمجرد اكتشاف المبادرة يمكن لأصحاب المصلحة إعاقة جهود فريق المشروع في استكمال الأنشطة ذات الصلة. لذلك يجب تحديد أصحاب المصلحة اين الرئيسين والتواصل معهم وإشراكهم.
- الفشل في أن تكون شفافاً.
هناك أوقات يكون فيها من المناسب حجب أو تأجيل بعض المعلومات. ومع ذلك اجعل المخاطر التي تواجهها معروفة قدر الإمكان. يقول جون ماكسويل: الوضوح (الشفافية) يحتوي على قيمة، قم إ بإطلاع الفريق الذي يعمل معك على المخاطر واطلب مساعدتهم في التعامل معها.
- الفشل في تحديد المخاطر.
هل سبق أن نظرت في أي وقت مضى في سجل المخاطر ووجدت نفسك مصاباً بالحيرة والإحباط؟ لأن وصف المخاطر كلاماً مبهماً ولا معنى له. أو المخاطر ليس من السهل فهمها. عليك استخدم هذه الجمل البسيطة عند كتابة بيانات المخاطر: السبب -> المخاطر -> التأثير.
- الفشل في تقويم ما إذا كان التجاوب مع المخاطرة أمراً فعالا.
حتى نتخذ إجراءات لإدارة المخاطر؛ فلن يتغير شيء. فبمجرد أن نتجاوب لا بد لنا من تقويم فعالية أعمالنا. فهل حققنا النتائج التي كنا نتوقع تحقيقها؟ يجب تقويم الردود وتطويع خطط الاستجابة حسب الحاجة.
- عدم إشراك المعنيين بالمخاطر.
بعض مديري المشاريع يحاولون إدارة جميع المخاطر بأنفسهم، فعلى سبيل المثال، مدير المشروع الذي لا يملك أي خلفية عن تقنية المعلومات قد ينبري لمخاطر تكنولوجيا المعلومات. فيجب تحديد وتوظيف مديري المخاطر الذين لديهم الخبرة والقدرة على تطوير وتنفيذ خطط الاستجابة الفعالة للمخاطر.
- الفشل في جعل المخاطر محددة.
الإفادات التي تتحدث عن المخاطر غالبا ما تكون عامة جدا (على سبيل المثال نحن قد نفقد الأعمال). العبارات العامة لا أحد يفهم منها القضايا الجذرية. يجب التوغل أعمق باستخدام، وأعد كتابة بيانات المخاطر بقدر أكبر من الدقة في الخطر، وعن الخطر في حد ذاته، والتأثير.
- الفشل في التركيز على الأهداف.
يمكن للأفراد الانجراف في أفكارهم وجهودهم، ننتقل من موضوع إلى موضوع آخر ونجد أنفسنا تهنا، ونسينا لماذا بدأنا الرحلة ابتداء . لابد من حث أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين باستمرار على تحقيق أهداف المشروع.
المصدر:
http://www.pmhut.com/12-sure-fire-ways-to-improve-project-risk-management