مكتب إدارة التحول (TMO) يحوّل الرؤية إلى حقيقة واقعة !

  • — الأحد مايو 10, 2020

خلال الاثني عشر شهرًا الماضية سمعنا من المتعاملين ومجلة “هارفرد يزنس ريفيو” عدة تساؤلات عن كيفية سد الفجوة بين الرؤية الاستراتيجية للمنظمة والعمليات اليومية day-to-day operations.

إن مكتب إدارة التحول (TMO) Transformation Management Office يساعد المؤسسات في إدارة العديد من مبادرات إدارة البرامج والمشاريع لتحقيق هدف واحد مشترك، فهو أكثر من مجرد مكتب إدارة المشاريع (PMO) Transformation Management Office – فالأمر هنا يتعلق بإضفاء الحيوية الى تنفيذ الاستراتيجية.

فما هو مكتب إدارة التحول TMO؟

عادةً ما يكون مكتب إدارة التحول (TMO) عبارة عن وظيفة مؤسسية مسؤولة عن إدارة المبادرات المعقدة في الهياكل التشغيلية واستراتيجية المنظمات، فهو صلة الارتباط التي لا غنى عنها بين الرؤية التنفيذية وعمل المؤسسة، فالبعض يطلق على هذه الوظيفة مكتب التنفيذ الاستراتيجي، بينما تشير شركة غارتنر Gartner للأبحاث والاستشارات إلى هذا المكتب باسم مكتب تحقيق الاستراتيجية (Strategy Realisation Office).

وبغض النظر عن المسميات، فإن أحد العناصر التي تميز مكتب إدارة التحول TMO هو أن المناصب القيادية العليا C-suite لمعظم مكاتب إدارة المشاريع PMOs تدعم بشكل استباقي تفويض مكتب إدارة التحول TMO’s لتحويل المنظمة مما يضمن لها الأولوية القصوى عند تنفيذ التغيير والتأثير عليه.

لقد قمنا مؤخرًا بمساعدة أحد الزبائن في مجال وسائل الإعلام والاتصالات في إعداد مكتب لإدارة التحول TMO يتوافق مع احتياجاته، حيث كانت هذه الجهة تنفذ مبادرات متعددة ومعقدة في جميع أنحاء المنظمة – من خفض التكاليف إلى تحول التقنية – ولكن بدون مواءمة أي منها مع الاستراتيجية الشاملة، وتحدثنا إلى إدارة خدمة المستفيدين حول وضع جميع هذه البرامج تحت نفس الشعار بهدف تحويل الشركة إلى مؤسسة رقمية تركز على المستفيدين أولاً، ومن خلال الجمع بين خبرتنا بخدمة المستفيدين ومحفظة الأوراق المالية ومكاتب إدارة المشاريع الشاملة في المؤسسات EPMOs ومكاتب إدارة البرامج PMU معًا، قمنا بتصميم مكتب إدارة التحول TMO. حيث يقوم مكتب إدارة التحول TMO بالتركيز على توفير قيادة التحول للسلطة التنفيذية وتنفيذ الاستراتيجية واختيار ورصد المبادرات التي تدعم الاستراتيجية، كما يساعد في التواصل مع المديرين التنفيذيين والشركات بشأن التحول وتوفير مركز للتميز في خبرة إدارة البرامج.

من أين تبدأ؟

عندما نتحدث حول ماهية مكتب إدارة التحول (TMO)، فهناك ثلاثة مبادئ:

  • المبدأ الأول : نطاق TMO أكبر من نطاق PMO

 A TMO’s scope is bigger than a normal PMO

يتم بناء TMO بشكل مختلف، حيث يتفاعل مدير مكتب إدارة التحول TMO بشكل منتظم مع المجلس التوجيهي للتحول أو قيادة المنظمة/المؤسسة، ويعمل بمثابة رابط مباشر لكبار المديرين التنفيذيين في المؤسسة لتمكين مكتب إدارة التحول TMO من أن يكون فعالاً في إدارة التغيير، فمدير مكتب إدارة التحول TMO هو أحد قادة التحول ولديه القدرة اللازمة لدعم التغيير وايضاح الفوائد التي سيجلبها للمنظمة.

  • المبدأ الثاني : مكتب إدارة التحول TMO يمثل ما يرمز إليه.

 A TMO defines what it stands for

حيث يوضح النتائج الرئيسية التي يتطلع لتحقيقها المجلس التوجيهي، وهو يختلف مكتب إدارة المشاريع العادي PMO ؛ حيث قد تبدأ بميثاق المشروع بينما في مكتب إدارة التحول TMO، ابدأ بورشة عمل لمواءمة القيادة، وبعد الموافقة على النتائج، تقوم بتحديد جميع البرامج ذات العلاقة بوظائف البرنامج وإدارة المحافظ. وحينئذ، يمكن أن نبدأ في تحديد أدوار ومسؤوليات وحدود الإدارة، وكيفية تفاعلها مع أجزاء أخرى من المنظمة.

  • المبدأ الثالث : دور مكتب إدارة التحول (TMO) هو إحداث التحول، إلا أنه يجب أن يكون جزءًا من ذاكرة المنظمة .

A TMO whilst transitory in purpose will need to be part of corporate memory.

التغيير من العوامل الثابتة بالنسبة للمؤسسات، والنجاح بالاعتماد على قدرتها على التحول والتكيف مع السوق المتغيرة باستمرار، وإن وجود فريق متخصص لتمكين المنظمة من تنفيذ استراتيجيتها الحالية أصبح مهمًا بشكل متزايد، بالإضافة إلى الاستجابة لاتجاهات التحول في الأمور الناشئة، وعادة يتم إغلاق مكتب إدارة التحول TMO مع وصول برنامج التحول إلى نهايته، ولكن النموذج وكيفية إنشائه سيكون شيئًا يجب على المنظمات تعلمه بشكل متكرر من أجل التعامل مع هذا التغيير المستمر.

ما هي الدروس الرئيسية المستفادة من التجربة ؟

لا تستهن بمستوى المشاركة المطلوبة للمستويات القيادية العليا في المناقشات – فهناك حاجة إلى المستويات القيادية العليا والقيادات التقنية للقيام بدور الراعي sponsors، فمكتب إدارة التحول TMO الفعال يتطلب اكثر من وجود أشخاصًا لديهم مهارات إدارة المشاريع PMO التقليدية (مدراء مشاريع) ويحتاج أشخاصًا ميالين أكثر إلى التفكير الاستراتيجي strategically-minded ممن لديهم شغف بمواءمة aligning المؤسسة مع الرؤية.

مكتب إدارة التحول TMO الأكثر فاعلية ستكون لديه التغذية الراجعة  feedback وحلقة التحسين المستمر continuous improvement loop – حيث تتم مراقبة مجموعة المبادرات والمحافظ وتعديلها باستمرار لزيادة قيمتها إلى أقصى حد ممكن، وفي كثير من الأحيان يتم تسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفقًا للميزانية ونطاق العمل، لكنها قد تفشل في تحقيق أهدافها اذا لم يكن هناك صلة برؤية المنظمة واستراتيجيتها، والأمر هنا لا يتعلق بالاستراتيجية فقط. لأن مكتب إدارة التحول TMO الفعال سيقوم بتعزيز ثقافة التحول لضمان التواصل الوثيق والتغيير المشترك؛ حيث يتطلب التحول إلى قدر كبير من إدارة التغيير، والتنسيق بين مكونات شبكة معقدة من أصحاب المصلحة، والأهم من ذلك الأشخاص الملتزمين بتحقيق ذلك باستخدام المهارات المناسبة.

إذاً ، لماذا يجب أن تفكر في إنشاء مكتب لإدارة التحول TMO ؟

جاء في تقرير لشركة غارتنر Gartner للأبحاث والاستشارات حول أداء مكاتب تحقيق الاستراتيجية، بإن مكتب إدارة التحول TMO يمكن أن يكون أكثر نجاحًا من مكتب إدارة المشاريع التقليدي PMO في معالجة الأولويات التنظيمية organisational priorities حيث أن نطاقها على مستوى المؤسسة، ويمكن لمكتب إدارة التحول TMO المساعدة في إحداث التحول في المنظمات والمديرين التنفيذيين وقادة مكتب إدارة المشاريع PMO، وذلك من خلال وضع الخطط الاستراتيجية المتتالية؛ بدءً من استراتيجية المنظمة إلى استراتيجية وحدة الأعمال إلى استراتيجية المحفظة والبرامج والمشاريع وإنشاء خارطة طريق واضحة تربط الأجزاء المتباينة من المؤسسة وصولاً إلى نظام موحد لتنفيذ الاستراتيجية من خلال المشاريع.

إن مكتب إدارة التحول TMO هو الجسر بين الاستراتيجية والتنفيذ – فهو يربط تطلعات العديد من برامج التحول مع الواقع بتحقيق هذه التطلعات.

المصدر: /www.northhighland.com