مكتب إدارة التحول هو أكثر من مجرد مكتب إدارة المشاريع؛ فهو الجسر بين الاستراتيجية والتنفيذ ويتعلق بإضفاء الحيوية الى تنفيذ الاستراتيجية وكيفية سد الفجوة بين الرؤية الاستراتيجية للمنظمة والعمل اليومي فيربط تطلعات العديد من برامج التحول مع الواقع لتحقيق هذه التطلعات.
فما هو مكتب إدارة التحول ؟
عادةً ما يكون مكتب إدارة التحول (TMO) Transformation Management Office عبارة عن وظيفة مؤسسية مسؤولة عن إدارة المبادرات المعقدة في الهياكل التشغيلية واستراتيجية المنظمات، فهو صلة الارتباط التي لا غنى عنها بين الرؤية التنفيذية وعمل المؤسسة، فالبعض يطلق على هذه الوظيفة مكتب التنفيذ الاستراتيجي، بينما تشير شركة Gartner للأبحاث والاستشارات إلى هذا المكتب باسم مكتب تحقيق الاستراتيجية.
وبغض النظر عن المسميات، فإن أحد العناصر التي تميز مكتب إدارة التحول هو أن المناصب القيادية العليا C-suite لمعظم مكاتب إدارة المشاريع PMOs تدعم بشكل استباقي تفويض مكتب إدارة التحول TMO’s لتحويل المنظمة مما يضمن لها الأولوية القصوى عند تنفيذ التغيير والتأثير عليه.
قامت “northhighland” بمساعدة أحد الزبائن في مجال وسائل الإعلام والاتصالات في إعداد مكتب لإدارة التحول TMO يتوافق مع احتياجاته، حيث كانت هذه الجهة تنفذ مبادرات متعددة ومعقدة في جميع أنحاء المنظمة – من خفض التكاليف إلى تحول التقنية – ولكن دون مواءمة أي منها مع الاستراتيجية الشاملة، وتحدثنا إلى إدارة خدمة المستفيدين حول وضع جميع هذه البرامج تحت نفس الشعار بهدف تحويل الشركة إلى مؤسسة رقمية تركز على المستفيدين أولاً، ومن خلال الجمع بين خبرتنا بخدمة المستفيدين ومحفظة الأوراق المالية ومكاتب إدارة المشاريع الشاملة في المؤسسات EPMOs ومكاتب إدارة البرامج PMU معًا، قمنا بتصميم مكتب إدارة التحول. حيث يقوم مكتب إدارة التحول بالتركيز على توفير قيادة التحول للسلطة التنفيذية وتنفيذ الاستراتيجية واختيار ورصد المبادرات التي تدعم الاستراتيجية، كما يساعد في التواصل مع المديرين التنفيذيين والشركات بشأن التحول وتوفير مركز للتميز في خبرة إدارة البرامج.
مبادئ مكتب إدارة التحول التي تجعله مختلفاً عن إدارة المشاريع؟
- المبدأ الأول : نطاق TMO أكبر من نطاق PMO
بناء مكتب إدارة التحول بشكل مختلف، حيث يتفاعل مدير مكتب إدارة التحول بشكل منتظم مع المجلس التوجيهي للتحول أو قيادة المنظمة/المؤسسة، ويعمل بمثابة رابط مباشر لكبار المديرين التنفيذيين في المؤسسة لتمكين مكتب إدارة التحول من أن يكون فعالاً في إدارة التغيير، فمدير مكتب إدارة التحول هو أحد قادة التحول ولديه القدرة اللازمة لدعم التغيير وإيضاح الفوائد التي سيجلبها للمنظمة.
- المبدأ الثاني : مكتب إدارة التحول TMO يمثل ما يرمز إليه.
يوضح النتائج الرئيسية التي يتطلع لتحقيقها المجلس التوجيهي، وهو يختلف مكتب إدارة المشاريع التقليدي ؛ حيث قد تبدأ بميثاق المشروع بينما في مكتب إدارة التحول، تبدأ بورشة عمل لمواءمة القيادة، وبعد الموافقة على النتائج، تقوم بتحديد جميع البرامج ذات العلاقة بوظائف البرنامج وإدارة المحافظ. وحينئذ يمكن البدء في تحديد أدوار ومسؤوليات وحدود الإدارة، وكيفية تفاعلها مع أجزاء أخرى من المنظمة.
- المبدأ الثالث : دور مكتب إدارة التحول هو إحداث التحول، ويكون جزءًا من ذاكرة المنظمة .
التغيير من العوامل الثابتة بالنسبة للمؤسسات، والنجاح بالاعتماد على قدرتها على التحول والتكيف مع السوق المتغيرة باستمرار، وإن وجود فريق متخصص لتمكين المنظمة من تنفيذ استراتيجيتها الحالية أصبح مُهِمًّا بشكل متزايد، بالإضافة إلى الاستجابة لاتجاهات التحول في الأمور الناشئة، وعادة يتم إغلاق مكتب إدارة التحول مع وصول برنامج التحول إلى نهايته، ولكن النموذج وكيفية إنشائه سيكون شيئًا يجب على المنظمات تعلمه بشكل متكرر من أجل التعامل مع هذا التغيير المستمر.
إذاً ، لماذا يجب أن نفكر في إنشاء مكتب لإدارة التحول (TMO) ؟
هناك حاجة إلى المستويات القيادية العليا والقيادات التقنية للقيام بدور الراعي فمكتب إدارة التحول الفعال يتطلب أكثر من وجود أشخاصًا لديهم مهارات إدارة المشاريع التقليدية (مدراء مشاريع) ويحتاج أشخاص ميالون أكثر إلى التفكير الاستراتيجي strategically-minded ممن لديهم شغف بمواءمة المؤسسة مع الرؤية.
مكتب إدارة التحول الأكثر فاعلية ستكون لديه التغذية الراجعة وحلقة التحسين المستمر continuous improvement loop – حيث تتم مراقبة مجموعة المبادرات والمحافظ وتعديلها باستمرار لزيادة قيمتها إلى أقصى حد ممكن، وفي كثير من الأحيان يتم تسليم المشاريع في الوقت المحدد، وفقًا للميزانية ونطاق العمل، لكنها قد تفشل في تحقيق أهدافها إذا لم يكن هناك صلة برؤية المنظمة واستراتيجيتها، والأمر هنا لا يتعلق بالاستراتيجية فقط. لأن مكتب إدارة التحول الفعال سيقوم بتعزيز ثقافة التحول لضمان التواصل الوثيق والتغيير المشترك؛ حيث يتطلب التحول إلى قدر كبير من إدارة التغيير، والتنسيق بين مكونات شبكة معقدة من أصحاب المصلحة، والأهم من ذلك الأشخاص الملتزمون بتحقيق ذلك باستخدام المهارات المناسبة.
جاء في تقرير لشركة Gartner للأبحاث والاستشارات حول أداء مكاتب تحقيق الاستراتيجية، بأن مكتب إدارة التحول يمكن أن يكون أكثر نجاحًا من مكتب إدارة المشاريع التقليدي في معالجة الأولويات التنظيمية حيث إن نطاقها على مستوى المؤسسة، ويمكن لمكتب إدارة التحول المساعدة في إحداث التحول في المنظمات والمديرين التنفيذيين وقادة مكتب إدارة المشاريع، وذلك من خلال وضع الخطط الاستراتيجية المتتالية؛ بدءً من استراتيجية المنظمة إلى استراتيجية وحدة الأعمال إلى استراتيجية المحفظة والبرامج والمشاريع وإنشاء خارطة طريق واضحة تربط الأجزاء المتباينة من المؤسسة وصولاً إلى نظام موحد لتنفيذ الاستراتيجية من خلال المشاريع.
الخلاصة .. مكتب إدارة التحول هو أكثر من مجرد مكتب إدارة المشاريع؛ فهو الجسر بين الاستراتيجية والتنفيذ ويساعد على إدارة العديد من مبادرات إدارة البرامج والمشاريع لتحقيق هدف مشترك، والأمر يتعلق بإضفاء الحيوية إلى تنفيذ الاستراتيجية وكيفية سد الفجوة بين الرؤية الاستراتيجية للمنظمة والعمل اليومي فيربط تطلعات العديد من برامج التحول مع الواقع لتحقيق هذه التطلعات.
المصدر: /www.northhighland.com