الكاتب: سيمون تانغ
ظلت الشركات الكبرى تتمتع بمزايا وجود مكتب لإدارة المشاريع [PMO] في منظومتها الإدارية، ثم بدأت العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم[*] تدرك أهمية وجود مثل هذه الإدارة للإشراف على تنفيذ مشاريعها الخاصة، والمشاريع الخارجية. ومع ذلك، فهناك بعض الأشياء يجب أن تؤخذ في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بإنشاء مكتب لإدارة المشاريع.
هناك خمسة عوائق شائعة تؤدي إلى بطء تبني الأخذ بزمام المبادرة وإنشاء مثل هذا المكتب أو حدوث فشل كامل في هياكله، ومن خلال تجنبها يمكن التمتع بفوائد وجود المشاريع التي تدار بشكلٍ فعّال :
عدم تحديد أهداف وغايات واضحة لمكتب إدارة المشاريع
قبل كل شيء يجب التأكد من أن الأهداف والغايات الخاصة بمكتب إدارة المشاريع حُددت بوضوح ، وفُهمت من جميع الأطراف ذو العلاقة، وبمجرد أن يعرف الجميع ما يهدف إليه إنشاء مكتب إدارة المشاريع، فحينئذ يمكن وضع خطة واقعية محكمه، كما تساعد الأهداف والغايات في قياس فعالية العمليات التي أدخلت على طواقم وفرق المشروع.
عدم فهم العمليات الجارية بشكل واضح
إذا لم يكن المشروع هو أول مشروع تقوم الجهه بتنفيذه، فيفترض أن فريق المشروعات قد استخدم بعض العمليات أو طبق ممارسات أفضل غير موثقة ولكن من أجل تحديد مجموعة من العمليات بشكل رسمي، فإن الوسائل أو الأساليب المتبعة في إدارة المشاريع يجب أن تكون موثقة ومفهومة بشكل واضح. كما أنه ليس مطلوب اكتشاف الأساليب التي حققت مستوى جيد من النجاح للفريق فقط، ولكن إرسال رسالة للجميع مفادها أن فريق الإدارة يثق في مساهمتهم ويقدرها.
عدم الأخذ برأي مديري المشاريع وعدم إشراكهم عند صياغة العمليات
كي نتمكن من الحصول على أفضل نتائج عند صياغتنا لسلسلة عمليات إدارة المشاريع، فلابد من إشراك مديري المشاريع بشكل كامل في صياغة هذه العمليات، حيث يمكنهم ذلك من تقبل المبادرة وإظهار أقل قدر من المقاومة لها. وقد يكون لكل مدير مشروع رأي مختلف عندما يتعلق الأمر بالتفاصيل، ولكن يجب جمع كل الأفكار والتأكد من أن الجميع سمعوا بها. وفي النهاية، يمكن لمدير مكتب إدارة المشاريع تحديد النهج الأفضل للإنطلاق، و القرار حينئذ سيكون مستنداً على أسباب عقلانية واضحة بدلا من الميول الشخصية، وباتباع النهج التعاوني، فإن مستوى القبول بين أعضاء الفريق سيكون في أعلى درجاته.
عدم وجود مقاييس أداء مناسبة وقابله للقياس
من الأهمية بمكان، وكجزء من تحديد العمليات الرسمية، فان يجب تحديد مقاييس أو مؤشرات الأداء الرئيسية المناسبة لقياس أداء المشاريع. لأنه بدون القياسات المناسبة، فمن المستحيل معرفة ما إذا كان هناك تأثير إيجابي لأي من العمليات التي تم إدخالها على الأداء. ومن مهام مكتب إدارة المشاريع أن يسهم في التحسين المستمر للأداء في تسليم المشروعات. وعلاوة على ذلك، فلابد لأداء المشروع أن يكون متسقاً مع الأهداف العامة للإدارة، وكذلك الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. وعلينا أن نعرف أن التحول في الأهداف العليا، يجب أن يتلوه تغيير أيضاً في المقاييس.
الفشل في إقناع الإدارة بالفكرة
لابد أن ينبري شخص هُمام للأخذ بزمام المبادرة لإقناع الإدارة لإنشاء مكتب لإدارة المشاريع. وهذا الشخص في العادة هو مدير مكتب إدارة المشاريع. وبغض النظر عن من يكون هذا الشخص، فأنه من الأهمية بمكان إقناع الإدارة بالمقترح مبكرا، وبدون إقناعهم بذلك، فسيكون من المستحيل تنفيذه بطريقة ناجحة. وفي كثير من الحالات، يتطلب التغيير تعاوناً بين العديد من الإدارات، ومن الأهمية إشراك جميع رؤساء الإدارات في الموضوع.
أخيرا، وكما هو الحال مع أي عملية تغيير، فهناك تكاليف ستترتب على هذا التغيير، وللحصول على الموافقة على الميزانية اللازمة لذلك، فإن الأمر يتطلب دعماً من الإدارة العليا.
هذه هي النقاط الحرجة التي يجب تجنبها عند إنشاء مكتب لإدارة المشاريع، ولا شك أن هناك عديد من العوامل الأخرى التي يمكن أن تعرقل جهود التغيير، ولكن معرفة ما ذكرناه من معوقات يمكن أن تساهم في زيادة فرص النجاح بشكل كبير.
المصدر: http://www.pmhut.com/pitfalls-in-setting-up-a-pmo
[*]وفقا لتقرير معهد إدارة المشاريع PMI لعام 2013 والذي صدر تحت عنوان “نبض المهنة Pulse of the Profession”، فإن هناك ما يقرب من 7 من بين كل 10 شركات لديها مكتب لإدارة المشاريع ، مقارنة مع معدل العام 2006، وهو 6 من كل 10 شركات.