لا تسمح لسوء اتصال بسيط أن يقود إلى مشاكل أكبر. إذا كدّرك شيء ما أو شخص ما، تحدث مباشرة معه. يصبح من اليسير حل سوء الفهم حالما تواجه المشكلة وتحدد جذورها.
درّب مرؤوسيك على استخدام الاستراتيجيات التالية في حل مشكلات الاتصال:
- كن مباشراً: تحدث إلى الشخص مباشرةً ولا تتحدث عنه.
- مخاطبته وجهاً لوجه: البريد الالكتروني والمكالمات الهاتفية ليست بكفاءة الاتصال وجه لوجه عند حل المشكلات.
- عيّن الحالة كما تراها أنت: كن واضحاً بشان قضاياك. ما الذي سبب لك الأذى؟ ما هو التصرف الذي إساءة إليك؟
- قاوم إلحاح التنفيس عن الغضب: عبّر عن الحالة كملاحظة وليس كاتهام. لا تقل:” عمر، أنت تتصرف مثل الأطفال في الاجتماع”. فهذه الإفادة تُظهرك بمظهر من ليس لديه أية اقتراحات. بدلاً من ذلك قل: “عمر، لاحظت انك في الاجتماعات إما منشغل بطقطقة أصابعك أو النظر عبر النافذة ولا تشارك في مجريات الاجتماع. ما الأمر؟”
- استمع إلى الطرف الآخر: اطرح أسئلة. أسعى لفهم وجه نظر الطرف الآخر.
- الاعتراض بلباقة: دائماً ركّز على السلوك بدلاً من التركيز على الفرد نفسه. استخدم الإفادة “أنا” بدلاً من ” أنت” عندما تعرض ما يقلقك. لا تقل: “لم تُكمل التقرير المالي في الوقت المحدد”. ولكن قل:” تعطل عملي لأنني لم احصل على البيانات المالية حتى الآن”.
المصدر: نشرة Manager’s Edge