أهمية البيئة التنظيمية فى بناء الهيكل التنظيمي

لتحديد كيفية القيام بعملية بناء الهيكل التنظيمي لا بد من القيام بالخطوات التالية :

الخطوة الأولى  :  

تحديد الأهداف للمؤسسة وعدد الوظائف ( الأنشطة ) التي يتطلبها تحقيق هذا الهدف.

الخطوة الثانية :

إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات التي يتطلبها تحقيق أهداف المؤسسة.

الخطوة الثالثة :

فإن هذه الخطوة ستركز على تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية واحدة. و هناك أسس متعددة لتجميع الأنشطة ( تكوين الإدارات) ومن أهم هذه الأسس:

• التقسيم ( التجميع ) حسب الوظائف
• التقسيم ( التجميع ) حسب المنتج
• التقسيم ( التجميع ) حسب العملاء.
• التقسيم ( التجميع ) حسب المناطق الجغرافية
• التقسيم ( التجميع ) حسب مرحلة الإنتاج

الخطوة الرابعة : تحديد العلاقات التنظيمية :

بعد تكوين الوحدات الإدارية فإنه لابد من ربط هذه الوحدات مع بعضها من خلال تحديد العلاقات المناسبة بين العاملين في مختلف المستويات الإدارية رأسياً وأفقياً.

وهذه العلاقات التنظيمية تتصل بمفاهيم أساسية أهمها : السلطة – المسئولية – التفويض – المركزية واللامركزية – نطاق الإشراف – اللجان.

الخطوة الخامسة : تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية :

بعد إنشاء الوحدات الإدارية في المنظمة كالإدارة المالية، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة الموارد البشرية، لابد من إيجاد التنسيق بينها من خلال إيجاد شبكة اتصالات رسمية بينهم تسمح بتبادل البيانات والمعلومات بانسياب ويسر.

الخطوة السادسة :  اختيار وتنمية العناصر البشرية من أجل تنفيذ مهام الوحدات الإدارية:

بعد الانتهاء من عملية تصميم الهيكل التنظيمي تبدأ عملية اختيار الأفراد لشغل الوظائف الموجودة في الهيكل، ولابد أن يكون الاختيار قائم على مبدأ (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب .

الخطوة السابعة :

رسم الهيكل التنظيمي على شكل مخطط يطلق عليه ( الخريطة التنظيمية ) والخريطة التنظيمية توضح حجم الهيكل التنظيمي ( التنظيم ) ، والتبعية، ونطاق الإشراف لكل شخص وعدد المستويات الإدارية، وتُعطي فكرة عن المناصب المختلفة. وقد تبين الخريطة خطوط انسياب السلطة من أعلى إلى أسفل وقد تكون الخريطة من اليمن إلى اليسار وقد تكون دائرية .

الخطوة الثامنة :  إعداد الدليل التنظيمي :

في هذه المرحلة يتم إعداد ما يسمى بالدليل التنظيمي وهو عبارة عن ملخص في شكل كتيب يتضمن اسم المنظمة ، عنوانها، أهدافها، سياساتها، هيكلها التنظيمي بتقسيماته الرئيسية والفرعية، وإجراءاتها… الخ.

الخطوة التاسعة :

تتمثل في ضرورة مراقبة عملية التنظيم بشكل دائم ومستمر وإدخال التعديلات المناسبة عليه عند الحاجة لذلك حتى يلبي أي متغيرات مطلوبة. والشكل التالي يوضح جميع هذه الخطوات التي سبق عرضها

الخــريطة التنظيمية : وهي احد مراحل وعناصر بناء الهيكل التنظيمي حيث توضح بطريقة الرسم طبيعة ونوع الهيكل التنظيمي للمنظمة .

تعريف الخريطة التنظيمي :

شكل أو رسم بياني يوضح الهيكل التنظيمي الذي يقوم عليه بنيان المنظمة الكلي ، وقد عرفها الجوهري بأنها وسيلة للتعبير عن الإطار العام لشكل المنشاة وتصوير هيكل التنظيم وما يتضمنه البناء التنظيمي للمنشاة من قطاعات ووحدات وخطوط السلطة والاتصالات خريطة التنظيمبينما يسمي كتاب التنظيم الإداري وتحليل النظم يسمي الخرائط التنظيمية بلوحات التنظيم، حيث الخريطة توضح الآتي:

• الأنشطة الرئيسية والفرعية
• التقسيمات الإدارية الرئيسية والفرعية
• عدد المستويات الإدارية
• نطاق الإشراف
• خطوط السلطة
• مواقع الإدارات
• مراكز اتخاذ القرار
• المجالس واللجان الدائمة

وقد قسمت إلى ثلاثة أقسام :

1. خرائط التنظيم العام : وهي الخريطة التي تعطي الصورة الإجمالية لمكونات المنشاة أو المنظمة
2. خرائط الاختصاص : وهي تعمل على إبراز الاختصاصات الأساسية للتقسيمات الرئيسية على صورة عبارات قصيرة مختصرة .
3. خرائط الأفراد : وهي تعمل على بيان عدد الأفراد في كل وحدة إدارية

وتقسم الخريطة التنظيمي إلى قسمان :

• خريطة تنظيمية رئيسية : وهي تشمل المنظمة وأقسامها وأعمالها كاملا
• خريطة تنظيمية مكملة : وهي عادة ما تكون لقسم إداري أو لجزء من المنظمة

عناصـر الخريطة التنظيمية :

عند رسم او تصميم الخريطة التنظيمية لا بد من مراعاة العناصر التالية :

1. تحديد عدد المستويات الإدارية من القمة الى القاعدة
2. الوظائف ذات الأهمية الأكبر في المستوى الإداري الأعلى
3. يعبر عن كل وظيفة بصندوق ( مستطيل او مربع ) .
4. رسم خطوط السلطة التي تربط الصناديق من منتصف أعلى الصندوق ومنتصفه الأدنى.
5. يعبر عن اللجان بدوائر بدل الصناديق.
6. خطوط السلطة تكون متصلة ومستقيمة.
7. ترسم الخريطة إما بأسماء الإدارات أو بالألقاب (مدير إنتاج مثلا).
8. تحديد الشكل الذي سوف ترسم به الخريطة وهي ثلاثة أنواع :

• عمودي أو راسي
• أفقي
• دائري

الـدليل الـتنظيمي:

وإعداد الدليل التنظيمي هو الخطوة الأخيرة في بناء الهيكل التنظيمي ، حيث أن الخريطة التنظيمية لا توضح التفاصيل المطلوبة عن ماهية المنظمة وأنظمتها وأنشطتها وفلسفتها ، وعليه يقوم الدليل التنظيمي بتفصيل هذه التفاصيل ، فالدليل التنظيمي هو مكمل للخريطة التنظيمية .

والدليل التظيمي هو عبارة عن كتيب يتضمن اسم المنظمة والعنوان وأهدافها ، يعرض موجز السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة ويشمل الدليل أيضا الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية وشرح لمهام الإدارات والمسؤوليات والسلطات ، وكذلك أسماء الرؤساء والمدراء ، وعادة ما يشرح الدليل بإيجاز عن النشاط العام للمنظمة وخدماتها وحجم القوى العاملة فيها وأيضا وصف للوظائف المختلفة ، ويمكن أن نجمل الدليل التنظيمي ونعرفه بأنه البطاقة الشخصية للمنظمة

أهـمية الـهيكل التنظيمي :

تعريف المنظمة يكون حسب الاتجاه الاجتماعي او السلوكي او الوظيفي

وحسب الاتجاه الهيكلي :

وهو الاتجاه الذي ينظر إلى المنظمة من وجهة أنها نظام يتكون من هيكل تنظيمي مترابط مبني على أساس العلاقات التبادلية داخل المنظمة . فالمنظمة عبارة عن تنظيم هيكلي يحدد بشكل دقيق مواقع الأفراد ، وأكد ذلك هذا الاتجاه عدة تعريفات :

• ·     المنظمة عبارة عن هيكل متعدد من الأدوار في إطار التنظيم الرسمي للمنظمة
• ·     المنظمة هي نظام تعاوني محدد بهيكل تنظيمي

وهنا تتضح أهمية الهيكل التنظيمي من خلال التعريف السابق فقد عرفت على أساسه المنظمة

الـهيكل التنظيمي والـمناخ التنظيمي :

إن طبيعة الهيكل التنظيمي ونظرة العاملين في التنظيم تؤثر في قدرتهم على المشاركة والإبداع ، فالهيكل التنظيمي غير المرن والذي لا يتيح بناء علاقات خارج هذا الهيكل يؤدي بالعاملين للتخوف من إنشاء أية علاقات أية اتصالات ويجعلهم غير متحمسين لإبداء أرائهم أو انتقاداتهم ، أما الهيكل التنظيمي المرن فانه قادر على استيعاب المتغيرات ويشجع العاملين على الاجتهاد والابتكار في سبيل تحقيق الأهداف ، وأيضا يساعد على تفعيل الهيكل التظيمي غير الرسمي لتحقيق الأهداف

فالهيكل التظيمي الجامد وغير المرن والذي ينظر إلى التنظيمات غير الرسمية مخالفة دائما يساهم في تلويث المناخ التنظيمي للمؤسسة ويشعر الموظف انه تمارس عليه ضغوط وقيود لا مبرر لها .

ويوضح التنسيق لأنماط التفاعلات التي يقوم بهل العاملين في المنظمة ، والهيكل التنظيمي يحدد كيف يجب أن توزع المهام ومن مسؤول أمام من ، واليات التنسيق وأنماط التفاعلات التي يتوجب إتباعها

والهيكل التنظيمي للمنظمة يمتلك ثلاثة أجزاء أساسية هي :

الـتعقيد : ويشير أن عدد الأنشطة والوظائف الأقسام داخل المنظمة ودرجة التخصص وتقسيم العمل والمستويات الإدارية والمواقع الجغرافية ، وكلما ازدادت هذه العناصر ازداد التعقيد في الهيكل التنظيمي

الـمعيارية : وتعني مدى اعتماد المنظمة على القواعد والإجراءات من اجل توجيه سلوك العاملين في انجاز أو وظيفة معينة ، فكلا كانت هناك خطوات موحدة لأداء وانجاز مجموعة أنشطة متشابهة وان هذه الخطوات لا يجوز الخروج عنها او تجاوزها كانت المعيارية عالية

الـمركزية : تشير المركزية الى المستوى التنظيمي الذي له حق اتخاذ القرار ، فبعض المنظمات لديها مركزية عالية فتكون معظم القرارات من الإدارة العليا ، والبعض الآخر يكون هناك تفويض في اتخاذ القرار للمستويات الدنيا والمركزية واللامركزية لها دور كبير في تحديد نوع الهيكل التنظيمي .

مـحددات الـهيكل الـتنظيمي :

الإسـتراتيجية : فالهيكل التنظيمي هو وسيلة لتحقيق أهداف المنظمة وعليه فان أي تحليل أو تحديد لهيكل المنظمة لا بد أن ينطلق من أهداف وإستراتيجية المنظمة (الأهداف طويلة المدى للمنظمة ) ،  فالتغيير في إستراتيجية المنظمة يلازمها تغير في الهيكل التنظيمي للمنظمة

حجـم الـمنظمة :  لدى العلماء اختلاف بين ارتباط حجم المنظمة ومدى تأثيره على الهيكل التنظيمي ، إلا أنهم متفقون على أن للحجم تأثير على هيكل المنظمة وله أثاره الواضحة على التعقيد والرسمية والمركزية

الـتكنولوجيا : فالتكنولوجيا احد المتغيرات الهيكلية لأنها تؤثر وبشكل مباشر وستمر في علاقات الأفراد بالمنظمة وأيضا تؤثر على الاتصال بينهم وعلى المستويات الإدارية وعلى الأداء والانجاز وغيرها

بـيئة الـمنظمة : فالمنظمة لا بد من ان تتفاعل مع بيئتها وتتكيف معها ولا بد للهيكل من التكيف والتعامل مع البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة على السواء لضمان استقرار وتطور المنظمة

الـقوة والـسيطرة : فالهيكل التظيمي للمنظمة قد يكون أحيانا نتيجة لاولئك الذين يحتلون مراكز اتخاذ القرار في المنظمة فهم الذين يختارون الهيكل التظيمي الذي يعزز صلاحياتهم ونفوذهم ومصالحهم، وعليه فاتجاه وسياسات الإدارات العليا الذين يمتلكون السلطة والقوة لها الأثر الأكبر في تحديد الهيكل التنظيمي للمنظمة

أولاً : مفهـوم البيئـة التنظيميـة :

بيئـة النشـاط :  تعرف هذه البيئة بمجموعة القوى والظروف التى تنبع من الموردين والموزعين والمنافسين والعملاء والتى تؤثر فى قدرة المنظمة على تأمين مدخلاتها وتصريف مخرجاتها على أساس يومى وأسبوعى وشهرى ، ولذلك يكون لبيئة النشاط تأثيراً قوياً على قرارات المديرين فى الجل القصير .

البيئـة الداخليـة : تعرف هذه البيئة بمجموعة القوى التى تعمل داخل المنظمة والتى تنبع من الثقافة التنظيمية التى تمثلها علاقات العاملين مع بعضهم البعض وكذلك علاقاتهم بالرؤساء علاوة على ظروف العمل الداخلية كالإضاءة والتهوية والأدوات المستخدمة وغير ذلك من متغيرات هذه البيئة .

البيئـة العامـة : تعرف هذه البيئة بمجموعة القوى الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والديموجرافية والسياسية والقانونية والعالمية الموجودة فى البيئة العامة والتى لها دور مؤثر على مكونات بيئة النشاط وعلى المنظمة . ولذلك يتعين على المديرين القيام بتحليل التغيرات التى تحدث فى البيئة العامة بصفة مستمرة .

وفيما يلى أهم المكونات الأساسية فى البيئة العامة وكيفية تأثيرها على المنظمة وعلى بيئة النشاط :

1- القـوى الاقتصاديـة : تشير هذه القوى إلى جميع العوامل التى تحدد قوة وكفاءة اقتصاد الدولة التى تعمل المنظمة داخلها ، وتشمل : معدل الفائدة ومستوى التضخم ، ومعدل البطالة ، ومؤشرات النمو الاقتصادية . وهذه المتغيرات تمثل مصدراً هاماً للفرص والتهديدات بالنسبة للمنظمـة .

2- القـوى التكنولوجيـة : تشير هذه القوى إلى مجموعة الوسائل والمهارات التى يعتمد عليها المديرون لتصميم أو إنتاج وتوزيع السلع والخدمات . ويمكن أن تكون هذه القوى مصدراً للتهديد أو القوة للمنظمة . وقد أدى التطور الكبير فى تكنولوجيا المعلومات إلى تغيير جوهرى فى أسلوب أداء العمل وكذلك فى طبيعة عمل المدير .

3- القوى الاجتماعية الثقافية : تشير هذه القوى إلى الضغوط الناشئة عن طبيعة الهيكل الاجتماعى والثقافة القومية فى دول معينة . وقد تضع هذه الضغوط قيوداً أو توفر تسهيلات أمام عمليات المنظمة . ويشير الهيكل الاجتماعى إلى ترتيب العلاقات بين الأفراد والمجموعات داخل مجتمع معين . أما الثقافة القومية فتعنى مجموعة القيم التى يعتقد المجتمع فى أهميتها والأعراف والسلوكيات التى يتم إعلاؤها وتلك التى يتم استنكارها أو حظرها . وتختلف المجتمعات كثيراً من حيث الأعراف والقيم التى يهتمون بها . وتلعب الثقافة القومية دوراً هاماً فى تحديد طريقة المديرين لتحفيز وتنسيق عمل المرؤوسين .

وقد يتغير كل من الثقافة والهيكل الاجتماعى داخل نفس الدولة من وقت لآخر ، ويجب على المديرين أن يكونوا على درجة كبيرة من الحساسية للتغيرات والاختلافات داخل الهيكل الاجتماعى والثقافى ، وأن يكيفوا سلوكهم بما يتوافق مع طبيعة هذه التغيرات والاختلافات . كما يتعين على الإدارة الاستجابة للتغيرات التى تحدث فى الأذواق داخل المجتمع .

4- القـوى الديموجرافيـة : تشير هذه القوى إلى ناتج التغيير فى خصائص المجتمع الخاصة بالسن والنوع والأصل العرقى والدخل . وقد تضع هذه القوى العديد من الفرص والتهديدات أمام إدارة المنظمة .

5- القوى السياسية والقانونية : تشير هذه القوى إلى ناتج التغيير فى القوانين والتشريعات . وتضع القوانين بدورها قيوداً على عمل المديرين والمنظمات ، ومن ثم قد تعتبر مصدراً للفرص أو التهديدات .

6- القـوى العالميـة : تشير هذه القوى إلى ناتج التغيير فى العلاقات الدولية والتغيرات الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والسياسية والقانونية والتكنولوجية التى تحدث خارج حدود الدولة التى تعمل المنظمة داخلها . وقد تكون ظاهرة العولمة من أهم التغيرات التى أثرت على عمل المنظمة فى الوقت الحاضر ، كما أن اتفاقيات التجارة الحرة قد أدت إلى تخفيض الحواجز أمام التبادل الحر للسلع والخدمات عبر الحدود الدولية .

ثانيا : إدارة البيئـة التنظيميـة :

الحد من تأثير القوى البيئية :  يواجه المديرون أحياناً التهديدات التى تفرضها القوى البيئية عن طريق تخفيض الأثر المحتمل لهذه القوى على المنظمة . إن إيجاد طرق جديدة لتخفيض عدد وتأثير قوى البيئة يعتبر من أهم وظائف المدير الناجح ، ولذلك فان مهمة رئيس المنظمة وفريق الإدارة العليا الأساسية ، هو وضع الخطط والاستراتيجيات التى تضمن تحقيق أفضل استغلال للفرص المتاحة والمواجهة والفعالة للتهديدات فى حين يختص مديرو الإدارة الوسطى بتجميع المعلومات عن بيئة المنظمة ، كما يقوم مديرو الصف الأول بإيجاد سبل أكثر كفاءة لاستخدام الموارد بهدف تقليل التكاليف علاوة على الاقتراب من العملاء لمعرفة احتياجاتهم الفعلية .

بناء هيكل تنظيمى ونظام للرقابة :

يعتبر بناء هيكل تنظيمى ورقابى ملائم من أهم وسائل مواجهة عدم التأكد البيئى . ولكن تكون الإدارة قادرة على ذلك يجب أن تقوم الإدارة العليا بتفويض سلطة التعامل مع قوى البيئة المختلفة للإدارات الأكثر تأثراً بهذه العناصر . إن تبنى المنظمة لهيكل تنظيمى ورقابى ملائم يساعد المديرين على الاستجابة بفعالية للتغيرات فى قوى البيئة الخارجية .

ثالثا : الأدوار الحدوديـة للمدراء :

تمثيل وحماية المنظمة : تهتم الإدارة بتشكيل إدراكات الأطراف الخارجية بخصوص المنظمة . فعادة ما يحكم الرأى العام على المنظمة من خلال ما يقوله المديرون الذين يتحدثون باسم المنظمة . كما تقوم بعض المنظمات بتشكيل قوى ضغط على مصادر التشريع لحماية مصالحها . أما فى وقت الأزمات فعلى الإدارة أن تسارع بتقديم الاستجابة المناسبة غير حدود المنظمة لإعلام الأطراف ذات المصالح معها فى البيئة الخارجية باهتمام المنظمة وحرصها على احتواء الأزمة .

مسح ومراقبة البيئة : إن البحث عن المعلومات بخصوص قوى البيئة ذات التأثير على المنظمة يعتبر من أكثر أنشطة الأدوار الحدودية أهمية . فكثير من المنظمات تمتلك إدارة متخصصة لمتابعة المجلات المهنية ومنشورات اتحادات الصناعة .. الخ لاستخلاص أية معلومات هامة عن التغيرات التكنولوجية والتشريعات الحكومية واتجاهات الأذواق وغيرها من الجوانب ذات الصلة بعمل المنظمة .

المصدر  : أحمد السيد كردي