لقد آن الأوان لشرح كيفية كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية، في ظل الارتباك الذي يحيط بهذه المؤشرات، حيث تعد مؤشرات الأداء الرئيسية من المكونات الضرورية لإدارة أي عمل، سواء كان هذا العمل عامًا أو خاصًا أو حتى غير ربحي، ولا غنى عن مؤشرات الأداء لأنها تساعد في تحديد ما إذا كنت تخفق في تحقيق أهدافك أم تسير على الطريق الصحيح أم تمكنت فعلا من تحقيق هذه الأهداف.
إن معرفة الشخص لكيفية كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية تعد ميزة إضافية ذات قيمة عالية جداً لأي محترف في العمل، وإليك هذه الطريقة ذات الخطوات الأربعة لكتابة مؤشرات الأداء الرئيسية:
1. حدد أهداف العمل الرئيسية (الغرض/الغاية من الخطوات والأعمال التي تقوم بها)
2. ضع تعريفاً محدداً للنجاح
3. اتخذ قراراً بشأن القياس
4. اكتب مؤشرات أداء ذكية تخصك وليست منسوخه
لا تنسخ مؤشرات الأداء الرئيسية مباشرة من مكان آخر
بالرغم من وجود مجموعة كبيرة من الأمثلة لمؤشرات الأداء الرئيسية المنبثة عبر الشبكة العنكبوتية – فإن تصفح قوائم مجالات الأعمال، وانتقاء مؤشر أداء رئيسي بعينه ومحاولة إدخاله على استراتيجيتك، لن يكون مفيداً لعملك. لماذا؟
حسنًا، يجب تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية للمساهمة في تحقيق هدف أو غاية محددة. وما لم يتم تطوير هذه المؤشرات مع وضع هدف محدد في الاعتبار، فستواجه خطر سرقة الانتباه والوقت والمال من مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساعد بالفعل على تحقيق أهداف العمل.
إن أفضل مؤشرات الأداء الرئيسية لعملك يمكنك تصميمها من خلال البدء بأهداف عملك المحددة، وهذا لا يعني أن كل المحتوى المتاح في أمثلة مؤشرات الأداء غير ذي جدوى، كلا بكل تأكيد – بل هو في واقع الأمر من المصادر الهامة التي يمكنك الاستفادة منها في بناء مؤشرات الأداء، ولكن، يجب ألا تبدأ بالبحث في أمثلة مؤشرات الأداء حتى تتمكن من تحديد أهداف عملك الرئيسية.
البديل مقابل صنع القرار القائم على القيمة
حتى تتمكن من تحقيق فهم أفضل حول السبب في البدء في عملية بناء مؤشرات الأداء من خلال تحديد أهداف عملك، فكر في الطريقتين التاليتين لاستخلاص مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة:
• صنع القرار القائم على البديل
• صنع القرار القائم على القيمة
اتخاذ القرار القائم على البديل يعتمد على انتقاء خيارك المفضل من بين البدائل المعروضة.
مثال:
صانع القرار: أود القهوة
النادل: بكل سرور، ما الحليب الذي تريده؟
صانع القرار: ماذا لديك؟
النادل: لدينا حليب كامل الدسم أو خالي الدسم أو حليب الصويا؟
صانع القرار: أريد حليباً كامل الدسم.
عملية اتخاذ القرارات القائم على القيمة تعتمد على تقييم الأمور الأكثر أهمية بالنسبة لك، ومن ثم اتخاذ القرار الذي يفي باحتياجاتك.
مثال:
صانع القرار: أريد كوبا من القهوة
النادل: بكل سرور، ما هو نوع الحليب الذي تريد مع القهوة؟
صانع القرار: (يأخذ في الاعتبار الأهداف: أنا أحب القهوة ذات المذاق الجيد، ولكنني أرغب أيضًا في الحفاظ على نسبة الدهون منخفضة لأنني أهتم بوزني) سآخذ حليب الصويا مع ملعقة واحدة من المحلي الاصطناعي.
النادل: لا بأس.
كما تلاحظون، صانع القرار في المثال الأول استمع إلى البدائل المقدمة ثم حدد ما يريده استنادًا إلى الخيارات المقدمة، بيد أن صانع القرار في المثال الثاني تفحص أهدافه وما يريده حقا من فنجان القهوة أولاً، ثم اتخذ قرارًا يلبي احتياجاته.
عند كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية، فإن استخدام النهج القائم على البديل والبحث في قوائم مختلفة سوف يتركك مع مؤشرات الأداء الرئيسية المفضلة لديك من تلك القائمة، ولكنها لن تحقق أهدافك الرئيسية بالضرورة. ومن ناحية أخرى، فإن استخدام النهج القائم على القيمة ومراعاة أهداف عملك الرئيسية أولاً سيضمن حصولك على مؤشرات الأداء الرئيسية التي بمجرد تحقيقها ، سيعني أنك حققت أهداف عملك.
كيفية كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية – طريقة الخطوات الأربع
نموذج أعمال مؤسستك، وفي القطاع الذي تعمل فيه، وحتى القسم الذي تعمل فيه سيكون له تأثير على نوعية مؤشرات الأداء الرئيسية التي تحتاجها، وقد ابتكرنا لحسن الحظ عملية أفضل الممارسات لكيفية كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتيح لك بناء مؤشرات أداء مثالية في كل مرة.
الخطوة الأولى – تحديد أهداف الأعمال الرئيسية
قبل كتابة مؤشرات الأداء الرئيسية، ستحتاج أولاً إلى تحديد الأهداف الرئيسية لمؤسستك التي تحاول قياس الأداء فيها، إذا كانت مؤسستك قد حددت أهدافًا رئيسية، فستكون حينئذٍ مستعداً لبناء بعض مؤشرات الأداء الرئيسية – وإذا لم تكن حددت أهدافًا بعد، فستحتاج إلى إكمال هذه الخطوة قبل أن تتمكن من السير قدماً في بناء مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك.
مثال للهدف: زيادة تدفق خط التسويق.
الخطوة الثانية – تحديد النجاح
الآن وبعد تحديد أهدافك الرئيسية، ستحتاج إلى البدء في التفكير في الكيفية التي سيتحقق بها النجاح لكل هدف. وبالتمسك بالمثال المستخدم في الخطوة الأولى، إذا كان الهدف هو زيادة تدفق خط أنابيب التسويق، فإن نجاح هذا الهدف يعني زيادة عدد العملاء المحتملين الذين يدخلون خط الأنابيب، وزيادة عدد العملاء المحتملين الذين قد يمرون عبر النهاية من خط الأنابيب ومن ثم تسليمهم إلى المبيعات، من خلال البدء بتحديد شكل النجاح، يصبح تحديد كيفية قياس نجاح الهدف أمرا سهلاً.
عند تحديد نجاح مؤشرات الأداء الخاصة بك، ستجد عادةً أن هناك أجزاء متعددة لتعريف نجاح أهدافك.
في المثال المستخدم أعلاه، وجدنا أن هناك جزئيين لتحقيق نجاح الهدف –
1. زيادة عدد العملاء الذين يدخلون خط الأنابيب.
2. زيادة عدد العملاء المحتملين الذين يمرون خلال نهاية خط الأنابيب وتسليمهم إلى المبيعات.
كما أشرنا أعلاه، هذا هو الوقت الذي قد يكون من المفيد فيه الاطلاع على بعض أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية للاستفادة منها في كيفية تحديد نجاح أهداف عملك الرئيسية، ويجب تجنب نسخ مؤشرات الأداء الرئيسية مباشرة من مكان آخر، كما هي، لأنها قد لا تتناسب مع أهداف عملك، وبدلاً من ذلك، استخدم أمثلة مؤشرات الأداء كوسيلة للتعرف على كيفية قياس نجاح أهداف عملك.
الخطوة الثالثة – اتخذ قرارك بشأن القياس
ستحتاج بعد ذلك إلى تحديد الكيفية التي ستتبعها لقياس النجاح، وبالعودة إلى المثال المذكور آنفاً، لقد حددنا أن نجاح هدفنا يعني زيادة عدد المتعاملين المحتملين، وزيادة عدد المتعاملين المحتملين الذين يمرون فعلياً خطنا.
لنبدأ بالجزء الأول – زيادة عدد المتعاملين المحتملين الذين سيدخلون الى خطنا؛ المتعاملين المحتملون يدخلون خط التسويق الخاص بنا عند الاشتراك في قائمتنا البريدية أو بتبادل تفاصيلهم للمحتوى لأول مرة، وعندما يشارك المتعاملين المحتملون في أي من النشاطين، تتم إضافتهم تلقائيًا إلى نظام التشغيل الآلي للتسويق.
كما أن استخدام عدد جهات الاتصال الجديدة التي تمت إضافتها إلى نظام التشغيل الآلي للتسويق على مدار فترة زمنية يعد طريقة سهلة بالنسبة لنا لقياس عدد المتعاملين المحتملين الذين يدخلون خط التسويق لدينا.
دعونا الآن نلقي نظرة على الجزء الثاني – وهو زيادة عدد المتعاملين المحتملين الذين مروا بنهاية خط التسويق لدينا؛ يمر المتعاملين المحتملون بنهاية خط التسويق عندما يكونون جاهزين للتسليم إلى فريق المبيعات لدينا، وتضيف منصة أتمته التسويق الخاصة بنا علامة على كل ملف تعريف للعميل المحتمل لتحديد مرحلة دورة الحياة التي يتواجدون فيها.
من خلال برنامج أتمته التسويق لدينا، يمكننا استخدام عدد المتعاملين المحتملين الذين يصبحون مؤهلين لنقلهم إلى قاعدة بيانات المبيعات في فترة زمنية معينة لقياس النجاح الذي حققناه.
ولعل هذا هو المكان المناسب للبدء في النظر في برنامج لوحة القيادة Dashboard لتتبع وعرض مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، وهناك العديد من المنصات والأدوات في جميع أعمالك لقياس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، ولكن وجود موقع مركزي لتتبع وعرض جميع مؤشرات الأداء المؤسسية والإدارية الخاصة بك سيضمن حصولك على رؤية واضحة لنجاحك.
الخطوة الرابعة – اكتب مؤشرات الأداء الرئيسية تخصك
أخيرًا، حان الوقت الذي يجب أن تبدأ فيه فعلياً بكتابة مؤشرات الأداء الرئيسية التي تخصك، يجب أن تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية صيغة SMART (أي أن تكون محددة (specific) وقابلة للقياس (Measurable) ويمكن تحقيقها (Attainable) وذات صلة (Relevant) ومحددة زمنياً (Time-bound)، ولضمان استيفاء مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك لهذا المعيار، يمكنك اتباعها حتى تضمن أن مؤشرات الأداء الخاصة بك تكون مستوفيه للمعيار المذكور في SMART KPIs.
لعل النصيحة الأهم هنا هي تبسيط الأمور، يجب أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية سهلة التذكر ويجب أن يفهمها الجميع داخل المنظمة، وهذا يعني عدم اللجوء إلى المصطلحات المعقدة (إن أمكن)، وحصرها في جملة واحدة طويلة.
ونقترح عليك ترتيبها على النحو التالي:
الإجراء Action + التفاصيل Detail + القيمة Value + الوحدة Unit + الموعد النهائي Deadline
وبتجميع هذه معًا، قد تبدو مؤشرات الأداء الرئيسية لدينا كما يلي:
مثال 1 :
قم بزيادة المتعاملين لـ HubSpot إلى 40،000 شخص بحلول 31 ديسمبر 2019
مثال 2:
قم بزيادة ملفات التعريف الجديدة في قاعدة البيانات إلى 20،000 شخص بحلول 31 ديسمبر 2019
البدء باستخدام فعل يفرض عليك أن تكون محددًا فيما تحاول القيام به، المقياس والوحدة يضمنان لك أن يكون مؤشر الأداء قابل للقياس، وأن الموعد النهائي سيساعدك في الحفاظ على عنصر الوقت في سير العمل.
باتباع طريقة الخطوات الأربعة حول “كيفية كتابة مؤشر الأداء الرئيسي” ، سوف تساعدك على بناء مؤشرات أداء رئيسية رائعة لمؤسستك، ذلك لأن أفضل مؤشرات الأداء الرئيسية لمؤسستك ستبدأ بأهداف عملك وليس نسخ مؤشر الأداء الرئيسي من خارج القطاع الذي تعمل فيه.
المصدر: www.executestrategy.net