اهتم مُفكّرو علم الإدارة “تايلور” و “فايول” وغيرهم، باستخلاص سبعة مبادئ التنظيم الإداري والقواعد والأسس العامة لتكون مرشد للمديرين والرؤساء والإداريين في تنظيم العمل الإداري والأعمال الأخرى، والتي يمكن تلخيصها بما يلي :
المبدأ الأول “وحدة الهدف” :
يجب أن يكون لكل منظّمة غاية أو مجموعة من الغايات تسعى لتحقيقها، وهذا المبدأ يعتبر من المبادئ الأساسية للتنظيم الإداري، فهو يعتبر وسيلة ليتم تحقيق غاية أو غايات محددة، وبعدم وجود غايات لا يكون هناك أي سبب لوجود التنظيم الإداري. وإذا كانت المنظّمة تتكون من مجموعة من الوحدات الإدارية، فيجب أن تساهم هذه الوحدات في تحقيق الأهداف الأساسية، وبعدها الأهداف الفرعية لهذه الوحدات، فتكون الأهداف الفرعية متكاملة ومتناسقة، وتعمل على تحقيق الأهداف الرئيسة للمنظّمة دون وجود أي نوع من أنواع الاحتكاك بين الوحدات الإدارية وبين الموظفين، وبالتالي مساهمة جميع الوحدات الإدارية في الوصول للهدف الرئيسي للمنظمة.
المبدأ الثاني “تقسيم العمل” :
كلّما زاد عدد الموظفين في المنظّمة ليقوموا بعمل واحد تطلب تقسيم العمل بين الموظفين، فيكون كل فرد من الأفراد مسؤولاً عن جزء من هذا العمل ويتم منحه الصلاحيات اللازمة للقيام بالعمل الذي طُلب منه. وتقسيم العمل بين الموظفين وممارسة كل موظف نوع واحد من العمل والتفرغ الكامل له، سوف يحقق الإتقان في العمل وكسب المهارة والخبرة عند أدائه، فالتخصص يزيد من الكفاءة الإدارية وهو أصبح الآن من متطلبات العصر الحالي. ويجب مراعاة أن التقسيم الدقيق للعمل قد يكون له سلبيات مثل شعور الموظفين بالملل؛ بسبب تكرار نفس العمل، كما قد يؤدي تقسيم العمل إلى أجزاء صغيرة إلى صعوبة في التنسيق والربط بين الأعمال.
المبدأ الثالث “الوظيفة” :
التنظيم الإداري يعتمد على “الوظائف” وليس على “الأشخاص” الذين يؤدون الوظائف؛ والوظيفة هي الوحدة الرئيسية التي يتكون منها التنظيم، وهي تمثل رتبة معينة تحتوي على مهام ومسؤوليات معينة، وقد تكون الوظيفة مشغولة أو شاغرة، فالوظيفة لا تتأثر بمن يشغلها من الموظفين، فهي ثابته على الرغم من تغيير الموظف القائم بها. أمَّا الموظف فهو الشخص الذي يقوم بتنفيذ الوظيفة ويقوم بالمهام الخاصة بها، كما يقوم بممارسة الصلاحيات التي منحت له بسبب الوظيفة طالما بقي يقوم بالوظيفة.
المبدأ الرابع “رئيس واحد” :
هذا المبدأ يعني أنه يجب أن يكون للموظف مدير واحد (توحيد التوجيه)، من خلاله يتلقى الأوامر والتعليمات والتوجيهات ويكون هو المشرف على أعماله، بمعنى أن لا يكون هناك أكثر من مسؤول عن الموظف، وأن تنحصر سلطة الأمر في كل مستوى من المستويات الإدارية في رئيس مباشر واحد فقط. ويكون هذا الرئيس مسؤولاً عن توجيه العمل بالنسبة للمرؤوسين؛ وهذا يحقق تحديد المسؤولية ويضمن التنسيق ويقوم بتوحيد الجهود. وعدم احترام مبدأ “رئيس واحد” يسبب الخلل في النظام ويولد الفوضى وإرباك الموظفين، كما يسبب أيضًا كثرة الاحتكاك بين المديرين والمرؤوسين.
المبدأ الخامس “توازن المسؤولية مع السلطة” :
“السلطة” هي الصلاحيات التي تمنح للمدير الإداري أو الموظفين، كما تسمح له بإعطاء الأوامر والتعليمات للمرؤوسين، وتنفيذ أوامرهم، وتمثل أيضًا حقهم في اتخاذ القرارات ضمن حدود محددة والتنفيذ من قبل المرؤوسين. أمّا “المسؤولية” فهي محاسبة الآخرين على أداء مهامهم وأعمالهم، وتتضمن المسؤولية التزام الموظف بالقيام بواجباته الوظيفية؛ حتى يحقق الأهداف ومحاسبة على النتائج. ويقوم مبدأ المساواة والمسؤولية على وجوب أت تتساوى السلطة المفوضة للوظيفة مع المسؤولية، وأن يكون هناك توازن بينهم حتى يتمكّن الموظف بأن يقوم بعملة كفاعلية وكفاءة، فالمسؤولية على عمل محدد يجب أن يكون مقابلها سلطة تمكن إنجاز هذا العمل، وتفويض الاختصاص يجب أن يقترن بتفويض السلطة المناسبة لتنفيذ العمل. والسلطة يتم وضعها بيد المدير أو الموظف؛ بهدف الوصول للغايات التي تمَّ تحديدها سابقًا، من ثم يصبح الموظف مسؤول عن تحقيق هذه الأهداف.
المبدأ السادس “نطاق الإشراف” :
نطاق الإشراف له أكثر من مُسمَّى منها نطاق الإدارة أو نطاق الرقابة. ويتم ربط نطاق الإشراف بعدد من المرؤوسين التي يمكن للرئيس المباشر أن يقوم بالإشراف عليهم بطريقة فعّاله. ومبدأ “نطاق الإشراف” يًفسَّر بأنه يوجد عدد معين من المرؤوسين يتمكن المشرف من الإشراف عليهم وعلى أعمالهم بطريقة فعّالة ، ويجب ألا يكون عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم الرئيس الواحد المباشر أكبر مما يستطيع، وتحديد العدد له مجموعة من العوامل أهمها طبيعة العمل وإمكانات الرئيس والمرؤوسين والموقع الجغرافي.
المبدأ السابع “قصر طريق السلطة” :
يقوم هذا المبدأ على أن الكفاءة والفاعلية الإدارية تزيد كلّما كانت المستويات الإدارية أقل، فيجب أن تختصر الإجراءات التي تمر بها القرارات والأعمال قبل إبرامها إلى أقل عدد ممكن من الخطوات، فكلّما كانت المراحل أقل كلّما زادت الكفاءة والفاعلية؛ لأن الاتصال يكون أسرع ويمر في طريق -خط- قصير ولا يؤخر الإنجاز.
المصدر : e3arabi