(مبادئ التنظيم الإداري وأساليب العمل في المنظمات العامة والخاصة)
تعرف المنظمة بأنها مجموعة من الأفراد يعملون لتحقيق أهداف مشتركة بطريقة منظمة في الإطار النظامي الذي يجمعهم، والوسائل والإمكانيات التي بواسطتها، يستطيع المدير القيام بتنفيذ الخطط داخل هذه المنظمة [الشركة/ المؤسسة/ الهيئة].
اما التنظيم الإداري فهو عملية إدارية تهتم بتحديد الأعمال وبتجميع المهام والأنشطة المراد القيام بها في وظائف أو أقسام، وتحديد السلطات والصلاحيات، وتوزيعها على الأفراد والوحدات وتنسيق الجهود البشرية في المنظمة وتحديد وحشد الموارد للقيام بالأعمال والمهام من أجل تنفيذ السياسات العامة المرسومة وتحقيق أهداف المنظمة (الإستراتيجية والتكتيكية) بأقل جهد وتكلفة ممكنة.
أهمية التنظيم الاداري في المنظمات
- منع الازدواجية والتداخل، وتحقيق التنسيق والتعاون بين الوحدات والمهام
- تحديد السلطة والمسؤولية والعلاقات المرجعية.
- اختيار الموظف المناسب للمكان المناسب
- تكريس مبدأ التخصص.
- التقليل من غموض الأدوار وبالتالي التقليل من حدة صراعات العمل والتسييس التنظيمي.
- تسهيل عملية الرقابة والتدقيق والمراجعة والتطوير.
عناصر التنظيم الإداري
- هدف محدد ومتفق عليه.
- نشاطات وأعمال يلزم القيام بها للوصول إلى الهدف.
- وجود مجموعة من الأفراد تقوم بينهم علاقة محددة.
- اشتراك الأفراد في تحقيق الهدف، من خلال تقسيم الأعمال، واستخدام الوسائل والإمكانيات، والأجهزة والأدوات المتوفرة لديهم للقيام بالمهام الموكلة للجميع.
مبادئ التنظيم الإداري
مبدأ الهدف :
يتم النظر إلى أية منظمة على أنها وحدة هادفة لذا يجب أن يكون لكل منظمة هدف أو أهداف ، تسعى إلى تحقيقها.
ويعتبر هذا المبدأ من البديهيات في التنظيم الإداري، لأنّ التنظيم ما هو إلا وسيلة لتحقيق غاية أو هدف، وإذا لم يكن هناك هدف فلا حاجة لوجود التنظيم.
مبدأ تقسم العمل والتخصص:
طريقة لتنظيم الإنتاج وتقضي بأن يتخصص كل عامل بجزء من العملية الإنتاجية. التخصص في العمل يعطي مخرجات أعلى لأن العامل يصبح أكثر مهارة في إنجاز مهمة محددة.
مبدأ الوظيفة:
يجب أن يتم التنظيم الإداري لأية منظمة (حكومية أو خاصة) على أساس الوظائف (نوع الأعمال المطلوب القيام بها) وليس حول الأشخاص (الموظفين).
الوظيفة :هي الوحدة الأساسية التي يتكون منها كل تنظيم، وهي عبارة عن منصب أو عمل معين يتضمن واجبات ومسئوليات محددة. أما الموظف : فهو الشخص الذي يشغل الوظيفة بحقوقها وواجباتها ويمارس الموظف سلطات وظيفية طالما بقي شاغل لها، ويفقدها ويصبح مواطناً عادياً إذا ترك وظيفته.
مبدأ وحدة الرئاسة Unity of Command:
يجب أن يكون للموظف رئيس واحد، يستلم منه الأوامر، والتعليمات والتوجيهات، ويكون مسئولاً عن أعماله أمامه. ويقصد بهذا المبدأ أن لا يكون الموظف مسئولاً أمام أكثر من رئيس، وأن تنحصر سلطة الأمر في كل مستوى من المستويات الإدارية في رئيس واحد، يكون مسئولاً عن توجيه العمل بالنسبة إلى من يعملون تحت رئاسته، وهذا من شأنه أن يساعد في تحديد المسئولية، ويضمن التنسيق، ويوحد الجهود. وإن عدم احترام مبدأ وحدة الرئاسة يؤدي إلى الإخلال بالنظام والفوضى، وإلى إرباك الموظفين، وإلى الاحتكاك بين الرؤساء والمرؤوسين.
مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية :
يقصد بالسلطة Authority الصلاحيات المخولة (للرئيس الإداري أو الموظف) وتتضمن حق إعطاء الأوامر والتوجيهات للمرؤوسين، والطاعة والامتثال منهم. كما تعني حق اتخاذ القرارات ضمن حدود معينة، والتنفيذ من جانب المرؤوسين.
أما المسئولية Responsibility فهي محاسبة الآخرين عن أداء الواجبات وتتضمن المسئولية الالتزام من قبل الموظف بالقيام بواجبات الوظيفة، وتحقيق أهدافها، والمحاسبة عن نتائج عمله.
-يشير هذا المبدأ (مبدأ تكافؤ المسئولية مع السلطة) على وجوب تساوي المسئولية مع السلطة المفوضة للوظيفة، وعلى أن يكون هناك توازن بين السلطة والمسئولية، حتى يستطيع الموظف القيام بعمله بكفاية وفعالية.
-فالمسئولية عن عمل معين يلزم أن تقابلها السلطة الكافية لإنجاز ذلك العمل وتفويض الاختصاص يجب أن يقرن بتفويض السلطة المناسبة لممارسة العمل.
مبدأ نطاق الإشراف Span of Control:
يرتبط نطاق الإشراف بعدد المرؤوسين الذين يمكن للرئيس المباشر، الإشراف عليهم بشكل فعال. والفكرة الرئيسية في هذا المبدأ أن لكل رئيس طاقة محدودة للإشراف على المرؤوسين ، فإذا كان عدد المرؤوسين كبيرا يصعب على الرئيس الإشراف عليهم ، أما إذا كان عدد المرؤوسين صغيرا فإن الرئيس يكون لديه متسعا من الوقت مما يدفعه إلى القيام ببعض أعمال المرؤوسين وإلى التدخل الكبير في أعمالهم ومضايقتهم.
الاعتبارات التي يتعين دراستها عند تحديد نطاق الإشراف :
تعقد وصعوبة العمل: كلما كان العمل صعباً ويحتاج إلى إشراف مباشر أدى ذلك إلى ضيق نطاق الإشراف حيث إن المسئول لا يستطيع الإشراف على عدد أكبر من المرؤوسين.
تنوع واختلاف العمل: كلما كانت الأعمال التي يشرف عليها الشخص متجانسة (متشابهة) أدى ذلك إلى اتساع نطاق الإشراف على عكس لو كانت الأعمال مختلفة فتحتاج إلى درجة أكبر من الإشراف وهنا يضيق نطاق الإشراف.
وضوح الأهداف والسياسات : كلما كانت الأهداف والسياسات واضحة ولا تقبل التفسير الخاطئ من المرؤوسين أدى ذلك إلى اتساع نطاق الإشراف.
مشاركة المرؤوسين في وضع الخطط: المشاركة تعزز التزام المرؤوسين بالخطط ومن ثم يؤدي ذلك إلى اتساع نطاق الإشراف
مبدأ المركزية واللامركزية :
(المركزية): هي الاحتفاظ بالسلطة، والتقليل من تفويضها إلى المرؤوسين بمعنى؛ أن اتخاذ القرارات يتم فقط على المستويات الإدارية العليا.
(اللامركزية): تعني تفويض السلطة إلى مستويات إدارية أدنى، أي أن المستويات الإدارية الأخرى تشارك في اتخاذ القرارات.
مبدأ قصر خط السلطة :
- ينص هذا المبدأ على أن الكفاية والفعالية الإدارية تزيد كلما قلت المستويات الإدارية في المنظمة (بين الإدارة العليا، والوحدات الإدارية التنفيذية في المنظمة).
- ويقضي هذا المبدأ بأن تختصر المراحل التي تمر فيها الأمور قبل إبرامها إلى أقل عدد ممكن. فكلما قلت المستويات الإدارية والمراحل التي تمر فيها، المعاملات (الاتصالات) كلما زادت الكفاءة الإدارية.
مبدأ الكفاءة :
يعتبر التنظيم ذا كفاءة عندما يتمكن من الوصول إلى الأهداف، بأقصر وقتا، وبأقل تكلفة، وتستخدم كلمة الكفاءة لتعني الإنتاجية، وهي استخدام الإمكانات المتوفرة (مال، عمال، مواد، آلات) لإنتاج سلعة، أو تقديم خدمة، بأقل جهد ممكن، وبأقل تكلفة، وبأقصر وقتا والتنظيم الكفء هو الذي يكون فيه تقسيم للسلطة واضح المعالم، وتكاليف أقل في الوصول إلى الهدف.
مبدأ العلاقات الإنسانية :
هناك العديد من المبادئ والإرشادات في مجال العلاقات الإنسانية نختار منها ما يلي:
أ) مبدأ عدم توجيه الانتقاد علناً أمام الآخرين (الزملاء أو المرؤوسين أو غيرهم).
ب) مبدأ عدم انتقاد الموظفين لبعضهم.
ج) مبدأ تنمية الموظفين.
د) مبدأ مشاركة الموظفين في تحديد الهدف وممارسة السلطة.
هـ) مبدأ إشاعة العلاقات الحسنة بين أفراد الجماعة.
و) مبدأ عدم إهمال الخلافات البسيطة بين الرؤساء.
ز) مبدأ المعاملة العادلة والمتساوية لأفراد الجماعة.
ي) مبدأ الإشادة بالعمل الجيد للموظف.
[ملخص من كتاب التنظيم وأساليب العمل]
-+-
الجهة التي تقوم بعملية التنظيم
(الإدارة) تلعب دورا كبيرا في بناء المنظمة وفي إخراج فكرتها إلى حيز الوجود.
(المستشار الإداري): يسهم في تأسيس المنظمات، وفي تصميم هياكلها التنظيمية، وذلك بتقديم الدراسات والمقترحات عنها للمدير الإداري.
(مشاركة الموظفين).