يقع قادة بعض الجهات (حكومية وشبه الحكومية) في خطأ أساسي عندما يحاولون معالجة التحديات والتعقيدات الإدارية التي تواجههم باللجوء إلى التنظير المجرد؛ إعادة الهيكلة وابتداع وحدات إدارية جديدة، واستحداث وظائف، واستقطاب كفاءات وحوافز إضافية، وغير ذلك من الحلول التي تجعل الأمر أكثر تعقيدا من ذي قبل، وأعباء مرهقة جدا للجهاز، وقدرات وإمكانات المنظمة، فلا تعد تستجيب للمتطلبات التنظيمية الجديدة في بيئة أعمال هي أصلاً مطردة ومضطربة.
ولو قامت الجهة (أو المسؤول عنها) باحتساب تكلفة المصاريف الإضافية الناتجة عن التعقيدات التي أحدثتها -لا لزوم لها- ستجدها حتماُ مكلفة، وقد تحتاج مستقبلاً الى تصحيح ذلك التعقيد المحدث الذي تضخم وأصبح علاجه مكلف جداً.
المشكلة الحقيقية هي مدى الاستجابة للبيئة المعقدة، والأسلوب المتبع في مجابهة التعقيدات الإدارية، دون الوقوع في مزيد من التعقيدات؛ “إسباجيتي“!!!
إنها ”البساطة الذكية وكيف يدار التعقيد“، التي يجب أن يتبناها القادة (المديرين) لمواجهة التحديات المعقدة، والتعقيدات الإدارية التي تواجههم في أعمالهم!
قواعد البساطة الذكية: كيف تدير التعقيد دون أن تعقد الأمور؟
في كتاب جديد في بابه ومضمونه تحت عنوان: “ست قواعد بسيطة: كيف تدير التعقيد دون أن تعقد الأمور؟” لمؤلفيه “إيف موريرو وبيتر تولمان”؛ فبعد أن يضعا مجموعة القواعد البسيطة – الذكية لإدارة التعقيد في الأعمال، يؤكدان على أن كل ما يهدف إليه هو مد القادة بأداة ضرورية لتحفيز الموظفين وتنشيط هممهم على مجابهة ”التعقيد“، ويذكر المؤلفان أن هذه القواعد تؤدي -من وجهة نظرهما- إلى ثورة في مجال علم الإدارة، وتنتمي إلى الألفية الثالثة والمسار الصحيح للمستقبل.
و”البساطة الذكية” هي مبادئ توجيهية تهدف إلى ضمان أن المنظمة تعمل بشكل أفضل دون تعقيد؛ فكرة وتطبيق عملي، يحول المشكلات المعقدة إلى حلول تعاونية ملموسة، وسهلة الفهم للجميع؛ لقد ركز هذا المفهوم بشكل أساسي على مشكلات التعاون والتكامل في المنظمات وجميع أنواع المجموعات وحتى الإجراءات الفردية.
وهي موجهة بشكل خاص لمناخ وبيئة العمل، والدافع والتضامن والتكامل هي الثقافة الغالبة، التي بدورها عامل يعزز السلوك ويزيد من الإنتاجية والالتزام.
وإليك القواعد الستة لإدارة التعقيد دون أن تعقد الأمور:
- فهم ما يقوم به العاملون أو الموظفون بالفعل، وكما هو.
- تعزيز التعاون والتكامل، من خلال منح العاملين وإدارتهم الصالحيات والقدرة على القيام بذلك.
- تحفيز العاملين وإعدادهم بشكل جيد، وشحنهم بالطاقة اللازمة معنويا وتدريبيا وتوجيهياً، لتلبية متطلبات الأداء.
- إزالة المعوقات الإدارية، واحتكار القرارات المركزية بما يسهل العمل ويطوره من خلال زيادة التبادل والتعاون المثمر بين الوحدات الوظيفية.
- توقع ردود أفعال الموظفين، وتعليمهم الرهان على المستقبل، بما يلبي متطلبات الأداء غير المتوقع في العمل.
- المكافأة المجزية الفورية والعلنية، لكل من يتعاون في الحلول الناجعة والابتكار في العمل، وذلك لترسيخ الوضوح (الشفافية) والتطلعات الطموحة للآخرين، والمزيد من الابتكار والتقدم.
نستخلص من ذلك… أن الأجهزة البسيطة الرشيقة المرنة قادرة على إدارة تعقيداتها -واقع- ومواجهة التحديات التي تواجههم دون الحاجة إلى تبني حلول “تأزميه” تهول العمل المستمر وتضخمه!
هذا، والله تعالى هو الأعلم!