إدارة المشروعات مجال واسع ومعقد، وهناك مدارس متنوعة فيما يتعلق بأفضل طريقة لتنفيذ إدارة المشروعات، وحتى في داخل المدرسة الفكرية الواحدة تتنوع طُرق تحقيق الأهداف، إلا أن الحقيقة الواحدة والثابتة في أي من تلك المناهج الفكرية هي أنه بالإمكان دعم عملية إدارة أي مشروع باستخدام برامج كمبيوتر متخصصة، شريطة استخدامها بفعالية.
وهناك عدة مناهج لتنفيذ إدارة المشروعات بفعالية، وأكثرها شيوعاً منهج (Cspec) ومنهج (Prince II)، ولكن عليك أن تتذكر أنه ومهما بلغ كم ونوع التكنولوجيا التي تستخدمها في إدارة وتشغيل المشروع، ومهما كانت درجة تقدم وتطور البرامج والحسابات التي تستخدمها، فسوف لن تتمكن من إنهاء المشروع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية المتاحة ما لم تكن الأسس الإدارية التي تتبعها في إدارة المشروع سليمة في حد ذاتها.
في السطور اللاحقة نصائح وإرشادات التوظيف الفعال لتكنولوجيا المعلومات في إدارة المشروعات:
- التأكد من استخدام البرنامج المناسب لنمط المشروع الذي تُديره وحجمه ومتطلباته الإنشائية.
- التأكد من كون البرنامج يناسب الأساليب التي تدير بها المشروع، أو بشكل معاكس التأكد من أن الأساليب التي تدير بها المشروع قابلة للتحوير والتعديل بالشكل الذي يفي بمتطلبات البرنامج.
- التأكد من أن الكمبيوتر الذي تستخدمه قادر على الوفاء بالمتطلبات التشغيلية للبرنامج، والتأكد كذلك من كفاءة مصدري البرنامج في دعمه وصيانته، وتقديم إصدارات جديدة منه كل فترة زمنية للتماشي مع التطور في قطاع البرمجيات.
- كفاءة البرنامج كأداة رئيسة من أدوات المشروع: برنامج إدارة المشروع هو عبارة أداة رئيسة من أدوات إدارة المشروع، تعادل في أهميتها بيانات المشروع المدخلة والقائد (المدير) الذي يدير المشروع، فعدم ملائمة البرنامج، والعجز عن إدراك ذلك منذ البداية سيؤدي بالمشروع لمواجهة عواقب وخيمة. لذلك وعندما تقرر نوع البرنامج الذي ستستخدمه في إدارة المشروع عليك أن تبدأ بالتساؤل عن المتطلبات التشغيلية التي يحتاجها المشروع، والبرنامج المناسب الذي يوفر تلك المتطلبات، ولا تتردد في طلب المشورة المتخصصة والمحايدة وحتماً فإن بائع البرنامج لن يتمتع بصفة الحياد تلك، فأحذر من اعتبار مزايا برنامجه من المسلمات المقدسة.
المصدر : مجلة المدير | Aug 2003