[ مخطط اسباجيتي يبين مدى تعقيد بعض العمليات والكثير من الوقت الضائع في الحركة والتنقل لإنهاء العمل(المهمة)]
كما تُعدّ مخطّطات اسباجيتي كذلك جزءاً من أدوات LEAN، وهي مجموعة من أساليب حلّ المشكلات مصمّمة لزيادة الكفاءة، تفيد على نحو خاص عند إعادة هيكلة عمليّات الأعمال.
كيف نقوم بإعداد مثل هذا المخطط، وماذا نستفيد منه؟
باختصار، تُعدّ خطّة اسباجيتي طريقة سريعة وسهلة لتتبّع المسافات بين الأجزاء والأشخاص أو العمل الذي يصعب تمثيله من دون استخدام تلك الطريقة، فهو يركز على عمليات الحركة (الإجراءات) كجزء من العملية التنظيمية لهياكل العمل للمستويات الرئيسة والأفقية؛ قد تكون الإجراء أو الموظف، أو العميل (المستفيد) أو الأوراق (المعاملات) أو المعلومات (الأنظمة واللوائح) أو التوجيه.
كما يُمَكن الذي يريد تطوير العمليات من التفكير في طرق لتقليل المسافات التي يقطعها المستفيد أو الموظف أو المعاملة، وذلك بإعادة تنظيم موقع العمل على نحو مختلف أو إحداث تغيير في خطوات العملية؛ حيث يتم رسم هذا المخطط بطريقة بسيطة، وذلك لتوضيح الخطوات على مسقط أفقي (خريطة) لموقع العمل (إنهاء العمل -تقديم الخدمة).
وعند التوصيل بين كل عمليتين بخط ينشأ شكلا يعبر عن مسار الانتقالات في موقع العمل؛ هذا الشكل يكون في كثير من الأحيان شديد التعقيد حتى يبدو مثل المكرونة الاسباجيتي أو كخطوط متقاطعة ومتشابكة.
لنستعرض بعض الأمثلة التي تبين لنا كيف نقوم بإعداد مثل هذا المخطط، وماذا نستفيد منه:
المثال الأول: انظر إلى المخطط التالي:
هل تلاحظ المسافات التي يتنقل بينها الطلب؟ هل تلاحظ مدى تعقيد عمليات الانتقال بين الأقسام المختلفة؟
هل تستطيع التفكير في كيفية تقليل وقت ومسافات النقل؟ هل يمكن تبسيط العملية؟
إن هذا المنتج (المخرجات) قد يكون له سلسلة من العمليات تختلف عن غيرها، وهذا هو منشأ ما يعرف “التجميع”؛ عبارة عن تصنيف المخرجات لمجموعات بحيث تتشابه كل مجموعة في الخطوات، وبناء عليه يجري التقسيم إلى وحدات كل منها يقوم بتنفيذ إحدى هذه المجموعات بما ينجز العمل دون الحاجة إلى غيرها.
ما يهمنا هنا أن مخطط مسارات العمل دعانا للتفكير في كيفية تقليل عمليات النقل وتبسيطها، والأمر لا يتوقف على مجرد تقليل المسافات فحسب، فقد نصل لطريقة نستغني بها عن بعض عمليات أصلا؛ مثلا قد نجد طريقة نعيد بها ترتيب الخطوات بحيث لا نعود لنفس النقطة عدة مرات.
المثال الثاني: استخدام مخطط مسارات العمل في مجال الخدمات.
يوضح هذا المخطط عملية استخراج بطاقة مثل بطاقة عضوية، أو رُخصة سيارة أو بطاقة اشتراك أو ما شابه ذلك.
تبدو أماكن العمل مرتبة، ولكن هذا لم يمنع من انتقال العميل (المستفيد) من هنا إلى هناك ثم العودة كما هو واضح من الخطوط المتقاطعة؛ هل يمكن أن تفكر في وسيلة لتحسين العملية؟
هل يمكن نقل بعض الأقسام في أماكن أفضل مثل نقل قسم التغليف بجوار قسم تسليم البطاقة.
هل يمكن دمج بعض العمليات مثل دمج تقديم الطلب مع فحصه؟
هل يمكن فحص الطلب مرة واحدة؟
هل يمكن دمج بعض الخطوات؟
هل يمكن القيام بأي من هذه الخطوات مسبقا؟
هل يمكن القيام بهذه الخطوات وإرسال البطاقة عن طريق البريد؟
هذه الحلول تختلف حسب طبيعة العملية، ولكن المهم هو أن نفكر في حلول لتطوير العملية، وتقليل وقتها، ومن ثَمَّ تقديم خدمة أفضل. وهذا المخطط يمكن أن يستخدم أيضاً لدراسة الخدمات الداخلية داخل المؤسسة أو العمليات الإدارية مثل عملية اعتماد طلب شراء أو تقديم الموظف لطلب للعلاج.
المثال الثالث: خطوات انتقال فني الصيانة أو فريق الصيانة من مركز الصيانة لإصلاح ماكينة في إحدى مواقع العمل؛ وهو مشابه لمخطط تدفق العمليات.
إن المخطط لا يحتاج إلى تعليق فهو معقد بحيث نتصور أن هذا الرجل قد صمم وتصنيع ماكينة جديدة، وليس يقوم بإصلاح عطل فقط. هل هذا أمر مقبول؟ ومن الواضح أن فني الصيانة يقضي وقتا طويلا متنقلا بين مركز الصيانة وموقع العطل والمخزن ومسؤول التشغيل.
ألا يمكن توفير الأدوات بحيث لا يضطر إلى الذهاب لمركز الصيانة عدة مرات؟
هل يمكن قيام شخص آخر بتوفير قطع الغيار؟
هذه هي فائدة هذا المخطط أن نفكر في مثل هذه الأسئلة، ونستطيع تبسيط العملية.
الخلاصة …
يمكن -إجمالاً- أن يساعدك قالب مخطّط اسباجيتي في تصوُّر تدفُّق الأشخاص والمواد والوثائق والمنتجات في العمليّات الخاصّة بك، بالإضافة إلى كيفيّة تفاعل هذه العناصر مع بعضها البعض. كما يعزّز فهمك للعمليات الحاليّة مما يساعدك في تحديد حالات التّكرار والمجالات التي تحتاج إلى التّحسين، ويمكنك أيضاً استخدامه لتحديد سير العمل قبل إجراء تغيير في العمليات برسم مخطّطٍ لتجربة مع تضمين التّسلسل الهرمي الإداري للموظّفين وبروتوكولات الطّوارئ والأخطار ومعلومات حول الممكنات اللّازمة في كل وحدة. وأيضاً بهذه الطّريقة، يمكن أن يفهم الموظّفون على كل مستويات المؤسّسة كيف تتناسب إجراءات عملهم مع سير عمليّات ككل، وأن يحدّدوا المجالات التي تحتاج إلى تبسيط أو التي تبقى دون تعقيد.