«الاجتماعات التي لا طائل من ورائها؟»

يرى “مارتن ميرفي” مؤسس ورئيس شركة “QuantumMeetings” في كتابه بعنوان:

“No More Pointless Meetings”

أن الاجتماعات هي “لعنه” أصابت الحياة العملية الحديثة؛ فهي تستهلك الوقت ولا تتصدى لضروريات هذا العصر المتمثل في سرعة الوصول إلى المستفيدين والابتكار.

ويشير إلى أنه “بالرغم أن الكثير يتأففون من هذه الاجتماعات ونمطها، إلا أنهم لم يحاولوا تغير شيء؟!!

وتحدث عن أسلوب في إدارة الاجتماعات، من خلال تحويل الاجتماعات التقليدية [المملة] إلى جلسات عمل مثمرة عبر إعادة صياغة قضايا إدارة سيرة العمل وتصنيفها إلى أربع نشاطات رئيسة هي: القضايا الإدارية، والابتكار، وحل المشكلات، والتخطيط المستمر. وبذلك استطاع القضاء على نموذج الاجتماعات التقليدي القائم على مفهوم “مقاس واحد يناسب الجميع”، ووضع معياراً جديداً لتحقيق نتائج تعاونية [تنسيقية] مثمرة من الاجتماعات.

وأشار المؤلف إلى “أن الاجتماعات ظلت كعملية أساسية للتعاون بناءً على الافتراض القائل بأن الفرد عندما يُعيّن في موقع قيادي سوف يكون على علم مسبق بكيفية رفع رأس المال البشري، لكن الحقيقة لا تدعم هذه الفرضية، فمعظمنا لا يزال يقع في مصيدة الاجتماعات التي تستنزف الوقت، ولا تساعد في إيجاد حلول لتعقيدات القضايا المتسارعة”.

إن الاجتماعات بالنسبة لمعظم المديرين والمشرفين والتنفيذين ظلت الأداة الإدارية الوحيدة التي يستخدمونها لإيجاد تنسيق وتعاون؛ فيجتمع الجميع في مكان الاجتماع، ويدير ويشترك معظم القيادات والرؤساء التنفيذيين عبر الطقوس المُهدِرة للوقت. وإن المدير إذا افتقر إلى روح التعاون وأدار الاجتماع بطريقة “رجل ضد رجل” فسيؤدي ذلك الى نقص كفاءة الأداء التعاوني.

ويرى المؤلف أن إعادة تأطير سير عمل النشاطات الإدارية وتقسيمها إلى أربع فئات – التي سبق ذكرها- يرفع من مستوى فعالية سير العمل وإدارته بصفة عامة، ويرفع مستوى التعاون بصفة خاصة، ويقود تصنيف الجلسات إلى ما يلي :

1. جلسات للقضايا الإدارية.
2. جلسات الابتكار والمبادرات.
3. جلسات حل المشكلات والقضايا.
4. جلسات للتخطيط المستمر.

وهناك مبدأين ترتكز عليهما كل تلك الجلسات، هما :

الأول: فصل محتوى الاجتماع عن إدارة أعمال الاجتماع

الثاني: الرئيس (أو الشخص ذو المرتبة الأعلى في غرفة الاجتماع) يجب ألا يدير الجلسات.

ويُقصد بالمحتوى (الموضوع) ما يجري مناقشته في الاجتماع، أي الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.

أما أعمال الاجتماع فيُقصد بها أي شيء آخر خلاف المحتوى؛ فمثلاً من الذي يُمنح فرصة أطول في التحدث؟ ما هو مستوى الحيوية داخل غرفة الاجتماع؟ هل يَسود في غرفة الاجتماع روح من الانفتاح والعمل الجماعي؟ هل يتم إنجاز البنود؟

ويمكن الحصول على تعاون المجتمعين بفصل ما يجري مناقشته في الاجتماع عن مدير أعمال الاجتماع ( Felicitator ) ، الذي لا يجب أن يشترك في مناقشات المحتوى، فمهمته هي فقط معالجة أعمال الاجتماع بطريقة تحفِّز الجميع على المشاركة بأفضل ما لديهم في بداية جلسات إدارة سير العمل، ويحتاج مدير الاجتماع إلى الاتفاق مع المجتمعين على ثلاثة أشياء:

• إدارة أعمال الاجتماع مسؤولية مدير أعمال الاجتماع.
• المجتمعون مسؤولون عن مناقشة محتوى الاجتماع.
• يلتزم مدير أعمال الاجتماع و المجتمعون بالخروج بنتائج إيجابية من الاجتماع.