تظهر عقلية الصومعة “Silo Mentality” عندما يفشل الموظفون في المنظمة من التشارك بالمعلومات والمعرفة مع بعضهم البعض. الذي يحدث عادة بسبب أن المنظمة لم تنشئ السياسات العامة والأنظمة الصحيحة وأدوات الاتصال السليمة التي تساعد على العمل معًا بفعالية، أو بسبب المعارك (التنافس السلبي) بين الوحدات النشطة والمؤثرة في المنظمة؛ ومهما كان السبب الرئيس، يمكن معرفة متى تترسخ “عقلية الصومعة” بمجرد الانتباه إلى ثقافة مكان العمل.
وفيما يلي بعض المؤشرات التي تدل على أن لديك حالة من “التصومع”:
- تكرار الجهود: بعد أسابيع أو أشهر من الجهد في العمل على مشروع جديد، يكتشف أحد قادة فريقك أن فريقًا آخر بالمنظمة قدم نفس الجهد الذي قدمه بالضبط.
- المدراء ليسوا على دراية بالجديد: قبل مدة قصيرة من إطلاق المبادرات أو الخدمة الجديدة، يتعرف فريق دعم المستفيدين على تحديث منتج كان من الممكن أن يقدموا الكثير من تعليقات المستخدمين على المنتج.
- صعوبة العثور على ما تحتاجه: بعد البحث عن بعض المعلومات الحيوية التي تحتاجها، تكتشف أنها أخفيت -عناداً أو لا مبالاة- من قبل وحدة أو فريق آخر بالمنظمة.
- صراع القوى: يجد أعضاء الفرق المختلفة صعوبة في التعامل بشكل جيد مع بعضهم.
- الاجتماعات المهدرة: الجميع يجتمعون بشكل دوري، ولا يبدو أن هناك من يختلف بشأن أي شيء – إما لأن الخلاف اصبح أمر يستاء منه الجميع، أو ليس لدى غالبية الحضور أي حافز لتغيير الأمور، أو مجرد تأدية مهمة حضور وتنتهي!!!
- وجود مخطط تنظيمي معقد “اسباغتي”، لا يركز على عمليات الحركة (الإجراءات) كجزء من العملية التنظيمية لهياكل العمل للمستويات الرئيسة والأفقية الكثيرة والمتشعبة، مما يقيد الحركة فيتسبب في التصومع التنظيمي.
الصومعة التنظيمية
تعد الصومعة التنظيمية “Organizational silos” أمرًا حتميًا في بعض النواحي الخاصة بالعمل -سواء على مستوى الجهاز الواحد أو الأجهزة المتعددة-، ووجود لكل فريق مجموعته الخاصة من التخصصات والمشاريع ليست دائمًا أمرًا سيئًا، كما ان الشفافية التامة في جميع المجالات ليست ضرورية خاصة في بعض الأمور عالية الحساسية، لكن الأمور تبدأ في التشكل بشكل سيء عندما تنمو حالة “التصومع” ليصبح تركيز الإدارات والوحدات والفرق فيها على واجباتها دون أي مراعاة لعمل الإدارات والفرق الأخرى في المنظمة.
أخطار العمل في الصوامع
ما من شك أن التصومع يضر بالعمل من جميع الطرق إذا تُركت دون علاج أو رادع؛ إن ضعف التعاون وضعف التواصل بين العاملين هما السببان الرئيسيان للفشل بمكان العمل.
فيما يلي بعض أكبر أخطار العمل في الصوامع:
- الإنتاجية: يمكن أن يلحق التصومع ضررًا كبيرًا بمستويات الإنتاجية عندما لا يكون الموظفون على دراية ببعض المعلومات ذات الصلة – أو عندما يقضون وقتهم في تعقبها أو منع الآخرين من الحصول عليها – فإن مقاييس الإنتاجية الخاصة بهم تتعرض لضربة مؤثرة بسبب التصومع.
- الابتكار: البيانات والحوارات والنقاش يعزز الإبداع، وقد ينتهي الأمر الى كبح الابتكار إذا لم تقم بتشجيع الفرق على مشاركة وجهات النظر والأفكار.
- الموارد: سواء كان هناك عملًا زائدًا عن الحاجة، أو الوقت المستغرق في البحث عن معلومات مهمة، أو طلبات مكررة على نفس الموارد، فيمكن أن يسبب التصومع في الكثير من الهدر والنفقات العامة الغير الضرورية.
- المعنويات: يمكن أن تتحول حالة التصومع إلى مشكلة كبيرة توثر على التماسك في مكان العمل ومشاركة الموظفين، وأن تؤدي إلى إفساد علاقات الزمالة بين الفرق، وإضعاف الثقة في قيادة المنظمة، وتقويض الحافز لدى الموظفين الذين يشعرون بأنهم غير قادرين على تغيير الثقافة في العمل.
- تجربة المستفيد: يمكن أن تؤدي حالة التصومع إلى معلومات متناقضة تقدم للمستفيد، وتكون عائقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتوفير تجربة سلسة ومتسقة لكسب رضى المستفيدين.
أربعة طرق لتفكيك الصوامع
الصوامع أو “التصومع” في مكان العمل أمر سيء، ويجب تفكيكها ومنعها من التكاثر، وهناك بعض الخطوات في هذا الاتجاه:
أولاُ.. فتح خطوط الاتصال والتواصل
لا يمكن الحصول على تعاون فعّال بدون اتصال يتدفق بحرية، ومن الأسهل بكثير نشر المعرفة عندما يكون لدى الجميع إمكانية الوصول إلى تطورات المنظمة وعندما يكون الموظفين المبتدئين يستفيدون من القادة التنفيذيين.
وبينما لا تزال السبورات البيضاء والدردشات المباشرة لها مكانها في الاتصال والتواصل ، إلا أنه يمكن للحلول الرقمية أن تجعل التعاون بين الفريق أكثر سهولة، وهناك طريقة أخرى لتشجيع مشاركة الأفكار وهي عقد اجتماعات منتظمة بين الفرق لمناقشة التقدم وفرص التعاون، وأن يكون بمقدور أي شخص التحدث إلى أي شخص آخر، وعلى أي مستوى، دون خوف من التوبيخ!
علاوة على ذلك يمكن تصميم المكاتب بطريقة تزيد من فرصة اللقاءات بالصدفة والتعاون غير المخطط له بين الموظفين ويتجمعون ويختلطون.
ثانياً.. وضوح المهمة
يُعد توضيح هدفك المشترك أحد أكثر الطرق فعالية لمواءمة أولويات الجميع وتعزيز التعاون بشكل أكبر في مكان العمل. ويجب أن يفهم كل موظف أهداف المنظمة، والأسباب الكامنة وراءها، وخطة تحقيقها، والدور المناسب لكل فريق لجعل هذه الخطة ناجحة.
إن رؤية كيف يساهم أي شخص آخر في المهمة الشاملة يعزز شعورًا أكبر بالوحدة ويجعل الموظفين أكثر استعدادًا لدعم بعضهم البعض.
وتعزز خارطة الطريق الواضحة أيضًا اتخاذ قرارات أفضل وأسرع، عندما لا يكون هناك التباس حول المسؤول عن ماذا، ولا جدال حول من لديه السلطة لإجراء اتصالات محددة.
الأمر يتطلب جهدًا مستدامًا لإبقاء الجميع يتحدث من نفس الورقة، ويمكنك البدء بتحديد بيان مهمتك – ملخص لغرض المنظمة – ولكن يجب أيضًا عرض كل اجتماع وإعلان عن المنظمة وبدء المشروع كفرصة أخرى لإعادة تأكيد مهمتك.
ثالثاً.. تأييد القيادة
من الصعب الترويج لرؤية موحدة في أنحاء المنظمة دون الدعم الكامل من الفرق القريبة من القيادة بصفتهم أكثر الأمثلة تأثيراً في المنظمة، ويجب على كبار الموظفين في الادارة العليا وضع المعايير لبقية الأعمال التي يجب عليهم اتباعها، هذا يعني أن المدراء والتنفيذيين يجب أن يكونوا أول من يتبنى أي نهج جديد لمشاركة الموارد والمعلومات في العمل.
ومن خلال تقيد والتزام قادة المنظمة بتوحيد التوجه، سيبدأ الموظفين في تبني التحول الثقافي والخروج من عقلية هذا “فريقي” = “التصومع”.
رابعاً.. الترابط
هناك طريقة أخرى لكسر الصوامع التنظيمية وهي الترابط بدعوة أعضاء من فرق مختلفة للمشاركة في الأعمال المشتركة بين الفريق (وفي حالة أنشطة بناء الفريق الافتراضية عن بُعد).
تتمثل إحدى هذه الطرق القيام بتجميع فرق “إطلاق مبادرة أو مشروع”، وتجمع هذه الفرق أفضل العقول من الإدارات المختلفة ويعملون على موجز للأعمال الهامة. وهذ الطريقة تمنح للموظفين فرصة لمعرفة كيفية عمل الفرق الأخرى ويسمح لهم بتقدير الدور الحاسم الذي يلعبه أي شخص آخر في الجمع بين الخطة، ويجعل التحفظ على المعلومات أقل احتمالا على المدى الطويل.
هناك طريقة أخرى لكسر الحواجز وهي تدريب الموظفين على مهارات ومهام التعاون التي تقع خارج مجال عملهم المعتاد، سيعطيهم ذلك تقديرًا أفضل لما يفعله زملاؤهم كل يوم وسيجعلهم يفكرون بشكل أكثر استباقية بشأن التعاون وتقديم المعلومات والموارد التي يمكنهم مشاركتها مع الأقسام الأخرى في المستقبل.
نخلص إلى… أن إيجاد بيئة عمل من الوضوح والسهولة والتعاون هي أفضل علاج لعقلية التصومع استخدم النصائح السابقة للمساعدة في تحويل ثقافة شركتك إلى الأفضل؛ وإن إيجاد بيئة من الوضوح والتعاون هو أفضل علاج لعقلية التصومع.
يجب على القادة/القيادات العمل على اقتلاع الصوامع التنظيمية، حيث أن تركها دون معالجة قد يلحق بالمنظمة بعض الضرر الجسيم؛ وكلما تأخرت في اتخاذ إجراءات للحد من هذا الضرر الذي يؤثر سلباً على نشاطك، فقد يصبح من الصعب إزالة هذه الصوامع.
إن تفكيك الصوامع داخل المنظمات ليس بالأمر الهين، ويستغرق وقتا ولا يأتي بثمن بخس، لكن أيضاً تجاهل المشكلة سيكلف الجميع – على المدى الطويل – ثمن باهض؛ حيث تبدأ الإنتاجية ومعنويات الموظفين ومستويات رضا المستفيدين في إظهار الشقوق في المنظمة!