(الجزء الخامس)
تحدثنا سابقا عن أربعة ضوابط من الضوابط الإدارية السبعة القابلة للتعلُّم التي أشار إليها Jim Burkett في كتابه The Learned Disciplines of Management وهم التخطيط والتنظيم وقياس الأداء والتنفيذ، وفي هذا المقال سنفصِّل ضابط آخر هو ضابط المتابعة :
الضابط الخامس : المتابعة
الكثير من المديرين يتوقفون عند مرحلة التنفيذ مفترضين أن «عملهم» ينتهي عند هذا الحد، فهم يفترضون أن النشاطات المكلَّفة للأفراد المعينين سيتم أداؤها وإنجازها كما ينبغي. لكن هذا المفهوم أبعد ما يكون عن الإدارة، فالنشاطات لا يتم إنجازها ولا إكمالها دائماً بالصورة المطلوبة، وبالتالي على الإدارة أن تتابع بفاعلية النشاطات التي عينتها لضمان بلوغ نتائج الأداء المتوقعة.
عندما يتابع المدير فإن ذلك يفضي إلى أربعة منافع أساسية: أولاً يتم الحصول على تغذية مرتجعة عملية، وثانياً تنظيم النشاطات لتحقيق النتائج المتوقعة، وثالثاً ترسيخ التعاون بين الأفراد وتعزيز روح المساءلة، ورابعاً تعزيز مبدإ جعل الأمور في نصابها الصحيح.
توليد تغذية مرتجعة عملية:
يتابع المديرون النشاطات التي تم تعيينها ليتأكدوا من مدى جودة أدائها ولتصحيح المسار عندما لا يكون الأداء بالمستوى المطلوب. التقييم الصحيح للأداء يتطلب من المديرين توليد وجمع تغذية مرتجعة عملية (التغذية المرتجعة العملية يمكن أن تكون كذلك من مصدر ثانوي مثل التقارير والسجلَّات). التغذية المرتجعة العملية هي معلومات الأداء التي تسمح للإدارة بالتقييم الكمي والنوعي للأداء، واتخاذ الإجراء المناسب لجعل الأمور في نصابها الصحيح.
التغذية المرتجعة العملية ليست في مصلحة الإدارة فقط ؛ بل أيضاً في مصلحة الموظفين عندما «يدلون» بتغذية مرتجعة حقيقية ودقيقة وموثوق بها وفي الوقت المناسب. يجب جمع التغذية المرتجعة بصورة فورية عند أداء العمل وليس كما هو شائع عند تقييم أداء الموظف كل ستة أو 12 شهرا باستخدام مراجعات الأداء المهينة للموظف.
تكون التغذية المرتجعة ذات معنى وعادلة عندما يتم الحصول عليها على مدار ساعات العمل؛ والتي عندها يكون من السهل استيعابها وتطبيقها مباشرة على الأنشطة. هذه الجداول الزمنية تمكِّن المدير من التصديق على الأداء الجيِّد وتصحيح الأداء السيئ؛ حيث يتم تصحيح الأداء السيئ مباشرة بمجرد تحديد المشكلات، وبناءً على ذلك يتم تعزيز الأداء؛ لأن المشكلات «تُحاصر» من التفاقم والانتشار.
غرس التعاون وتعزيز روح المساءلة:
تغرس المتابعة وتعزِّز في نفوس الموظفين والإدارة روح التعاون والمساءلة. يتم تشجيع التعاون بين الموظفين عندما يتفاعل المدير والموظف أحدهما مع الآخرعندما تراجع الإدارة باستمرار وتناقش أداء الموظف. الإدارة هي مهنة موجهة للأفراد تتطلَّب من المديرين العمل مع وعبر الأفراد لجعل الأمور في نصابها الصحيح. المتابعة تؤسس منصة قوية تتفاعل بها الإدارة باستمرار مع موظفيها بدعم وتشجيع الأنشطة التي يؤدونها.
عمليات المتابعة:
عملياً يجب إجراء المتابعة على النحو التالي:
- توليد وجمع تغذية مرتجعة عملية. الاستمرار في استخدام قائمة تدقيق الموظف لمعرفة الأداء الفعلي له.
- عندما يؤدي الموظف أداءً مثالياً فإنه يستحق الحصول على ثناء ومدح.
- عندما لا يحقق الموظف الأداء المثالي يجب إجراء حوار بينه وبين مديره. هذا الحوار يولد مزيدا من التغذية المرتجعة العملية.
- المتابعة يجب إجراؤها في كل ساعتين إلى ثلاث ساعات (يمكن توسيع المدى إلى كل أربع أو خمس ساعات إذا كان إنجاز الأنشطة يستغرق فترات أطول).
- جلسات المتابعة يجب أن تكون موجزة ولا تدوم أكثر من بضع دقائق.
- عند توصيل نتائج الأداء من المهم التشجيع على تعاون الموظفين.
- طمأنة الموظفين أن هدف الجلسة ليس هو التلاعب والانتقاد والسيطرة بقسوة على أدائهم؛ ولكن بالأحرى لتحديد بناء المشكلات التي تؤثر على أدائهم.